Docsuite PA: Protocollo - Come consultare il registro giornaliero di protocollo

Scopo

Questa procedura consente di consultare e scaricare il registro giornaliero di protocollo, il documento che raccoglie in modo ordinato e progressivo le registrazioni effettuate nell'arco di una stessa giornata.
Al termine dell'operazione si dispone del registro della giornata desiderata in formato PDF.

Quando utilizzare questa funzionalità

Utilizzare questa procedura nei seguenti casi:

• Verificare le registrazioni di protocollo effettuate in una determinata giornata
• Recuperare il registro giornaliero da trasmettere al sistema di conservazione
• Rispondere a una richiesta di esibizione del registro
• Controllare la progressione della numerazione di protocollo

Prerequisiti

Prima di procedere verificare di:

• Avere accesso al modulo Protocollo
• Conoscere la giornata di riferimento del registro da consultare

Informazioni sui campi

Ricerca Registri

Vista del menu del modulo Protocollo che elenca i registri giornalieri generati, disponibili in formato PDF.

Registro Giornaliero di Protocollo

Documento che contiene, in modo ordinato e progressivo, l'elenco delle informazioni inserite con le registrazioni di protocollo della giornata.

Informazioni generali

• Modulo: Protocollo
• Funzionalità: Registro giornaliero
• Ruolo richiesto: Utente con accesso al modulo Protocollo
• Tempo medio: 1-2 minuti

La generazione del registro è automatica: non va richiesta né prodotta a mano. Man mano che vengono creati, i registri restano disponibili nella vista di ricerca.

La normativa AGID richiede che nella formazione del registro siano garantite la staticità, l'immodificabilità e l'integrità nel tempo del documento informatico, e che le informazioni siano prontamente disponibili in forma leggibile su schermo o tramite stampa. La sottoscrizione con firma digitale o firma elettronica qualificata è facoltativa; il registro va trasmesso al sistema di conservazione entro la giornata lavorativa successiva a quella di riferimento.

Procedura

Risultato atteso

Al termine della procedura il sistema:

• Mostra l'elenco dei registri giornalieri generati
• Rende disponibile il registro della giornata scelta in formato PDF
• Presenta le registrazioni della giornata in ordine progressivo

Domande frequenti

Devo generare io il registro?

No, la generazione è automatica.

In che formato è disponibile?

In PDF, dalla vista Ricerca Registri del menu del modulo Protocollo.

Il registro va firmato?

La sottoscrizione con firma digitale o firma elettronica qualificata è facoltativa.

Entro quando va mandato in conservazione?

Entro la giornata lavorativa successiva a quella di riferimento.

Che cosa contiene il registro?

L'elenco ordinato e progressivo delle informazioni inserite con le registrazioni di protocollo della giornata.

Si può modificare?

No. La normativa richiede che ne siano garantite la staticità, l'immodificabilità e l'integrità nel tempo.

Risoluzione problemi

Il registro di una giornata non compare

Possibile causa

Il registro di quella data non è ancora stato generato, oppure nella giornata non sono state effettuate registrazioni.

Soluzione

Ricontrollare l'elenco più tardi; se la giornata ha registrazioni e il registro continua a mancare, segnalarlo all'assistenza.

La vista Ricerca Registri non è presente nel menu

Possibile causa

L'utente non dispone dell'accesso a quella vista del modulo Protocollo.

Soluzione

Richiedere l'abilitazione all'amministratore dell'applicativo.

Terminologia correlata

Questa procedura può essere utilizzata anche per:

• Consultare il registro di protocollo di una giornata
• Scaricare il registro giornaliero in PDF
• Recuperare il registro da mandare in conservazione
• Verificare le registrazioni di una data
• Esibire il registro giornaliero di protocollo