Scopo
Questa procedura consente di configurare i template di collaborazione, con cui si descrive una tipologia ricorrente di collaborazione dove le figure coinvolte e i settori sono sempre gli stessi.
Al termine dell'operazione chi inserisce una collaborazione trova destinatari e settori già impostati e deve solo allegare il documento e indicare l'oggetto.
Quando utilizzare questa funzionalità
Utilizzare questa procedura nei seguenti casi:
- Un settore avvia ripetutamente collaborazioni con gli stessi firmatari
- Si vuole garantire che una certa tipologia di atto segua sempre lo stesso giro di firme
- Si vuole ridurre il tempo di compilazione e il rischio di destinatari dimenticati
Prerequisiti
Prima di procedere verificare di:
- Operare come application manager
- Che le figure da impostare come destinatari siano censite nel disegno di funzione dei settori
- Sapere quale settore dovrà poter proporre il template
Informazioni sui campi
Il modulo di Collaborazione realizza lo scambio documentale fra le segreterie e le direzioni per la firma digitale delle proposte di atti, protocolli e altre serie documentali. Il template descrive una tipologia ricorrente di collaborazione.
Stato del template
L'elenco mostra sia i template attivi sia quelli ancora in bozza, distinti da un'icona.
Destinatari visione/firma
Area in cui sono preimpostate le figure che dovranno visionare e firmare. La casella di spunta accanto a ciascun destinatario indica l'obbligo di firma.
Destinatari per Determina dirigente
Area in cui si indicano i settori, cioè l'ufficio che gestirà la collaborazione e la trasformerà in atto una volta completato il giro delle firme.
Settore proponente
Il template è proponibile dagli utenti del settore a cui è riferito.
Pulsanti della vista
La pagina di gestione presenta i pulsanti di navigazione dell'elenco, quelli per esportarlo nei formati Excel e Word e quelli di azione sui singoli template.
Informazioni generali
- Modulo: Tabelle
- Funzionalità: Template di Collaborazione
- Ruolo richiesto: Application manager
- Tempo medio: 3-5 minuti per template
All'inserimento di una collaborazione, scelta la tipologia di documento, si può specificare ulteriormente di che tipo di documento si tratta: la maschera si popola in corrispondenza delle voci già presenti nel template, e all'operatore resta da inserire il documento principale — con gli eventuali allegati o annessi — e da valorizzare l'oggetto.
Procedura
1. Aprire la gestione dei template
Dal menu Tabelle selezionare la voce dedicata ai template di collaborazione.
2. Consultare l'elenco
La vista mostra i template creati, distinguendo quelli attivi da quelli ancora in bozza.
3. Aprire il dettaglio di un template
Entrando nel dettaglio di un template attivo si vedono le figure preimpostate come destinatari di visione e firma e i settori destinatari per la determina dirigenziale.
4. Impostare i destinatari di firma
Indicare le figure nell'area Destinatari visione/firma e attivare la casella di spunta su quelle che hanno obbligo di firma.
5. Indicare il settore che chiude l'iter
Nell'area Destinatari per Determina dirigente indicare l'ufficio che gestirà la collaborazione e la trasformerà in atto al termine del giro delle firme.
6. Rendere attivo il template
Completata la configurazione, portare il template dallo stato di bozza a quello attivo.
7. Usare il template in collaborazione
All'inserimento di una collaborazione, scelta la tipologia di documento, specificare il template: la maschera si popola e resta da inserire il documento e l'oggetto.
Risultato atteso
Al termine della procedura il sistema:
- Registra il template con destinatari di firma e settori impostati
- Lo propone agli utenti del settore a cui è riferito
- Popola automaticamente la maschera di inserimento della collaborazione nelle voci previste
- Lascia all'operatore il documento principale, gli eventuali allegati e l'oggetto
Domande frequenti
A che cosa serve un template di collaborazione?
A specificare una tipologia ricorrente di collaborazione in cui le figure coinvolte e i settori sono sempre gli stessi.
Che cosa resta da compilare all'operatore?
Il documento principale, gli eventuali allegati o annessi e l'oggetto della collaborazione.
Che cosa indica la casella accanto a un destinatario?
Che quel destinatario ha l'obbligo di firma.
Che cosa sono i destinatari per determina dirigente?
I settori, cioè l'ufficio che gestirà la collaborazione e la trasformerà in atto una volta completato il giro delle firme.
Chi può usare un template?
Gli utenti del settore a cui il template è riferito.
Che differenza c'è fra un template attivo e uno in bozza?
L'elenco li distingue con un'icona: solo quelli attivi sono utilizzabili.
Posso esportare l'elenco dei template?
Sì, nei formati Excel e Word.
Risoluzione problemi
Il template non compare all'inserimento di una collaborazione
Possibile causa
È ancora in bozza, oppure l'utente non appartiene al settore a cui il template è proponibile.
Soluzione
Verificare lo stato del template e il settore a cui è riferito.
Manca un firmatario fra i destinatari proposti
Possibile causa
La figura non è impostata nell'area dei destinatari di visione e firma del template.
Soluzione
Aprire il dettaglio del template e aggiungere la figura mancante.
La collaborazione non arriva all'ufficio che deve chiudere l'iter
Possibile causa
Non è stato indicato il settore nell'area dei destinatari per determina dirigente.
Soluzione
Impostare il settore nel template.
Terminologia correlata
Questa procedura può essere utilizzata anche per:
- Preimpostare i firmatari di una collaborazione
- Creare un modello di collaborazione per un settore
- Rendere obbligatoria la firma di un destinatario
- Indicare l'ufficio che trasforma la collaborazione in atto
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