Docsuite PA: Tabelle - Come creare una rubrica di settore

Scopo

Questa procedura consente di creare una rubrica di settore, cioè un insieme di voci di rubrica visibili e gestibili soltanto dagli utenti di un determinato servizio o ufficio.
Al termine dell'operazione la rubrica è riservata al servizio indicato.

Quando utilizzare questa funzionalità

Utilizzare questa procedura nei seguenti casi:

• Un ufficio deve gestire contatti propri, non visibili agli altri servizi
• Si vuole separare i contatti di un servizio dalla rubrica aziendale comune
• Si crea un nuovo servizio che avrà una propria anagrafica di contatti

Prerequisiti

Prima di procedere verificare di:

• Appartenere al gruppo di amministratori del sistema: è la condizione per creare una rubrica di settore
• Che il servizio a cui riferirla sia già censito fra i settori
• Avere deciso il nome da assegnare

Informazioni sui campi

Nuovo Settore

Icona della pagina Rubrica che crea una voce di rubrica di tipo Settore.

Descrizione

Nome della rubrica di settore. Si consiglia di impostarlo come "Settore" seguito dal nome del servizio.

Settore Rubrica

Campo in cui indicare, con l'apposita icona, il servizio a cui la rubrica si riferisce.

Conferma

Registra la rubrica di settore.

Informazioni generali

• Modulo: Tabelle
• Funzionalità: Rubrica di settore
• Ruolo richiesto: Appartenente al gruppo di amministratori del sistema
• Tempo medio: 1-2 minuti

La rubrica di settore è una voce della rubrica aziendale di tipo Settore: tutto il resto della gestione — ricerca, modifica, spostamento, stampa, log — è quello descritto in Come gestire la rubrica aziendale.

Procedura

Risultato atteso

Al termine della procedura il sistema:

• Registra la rubrica di settore con il nome indicato
• La riferisce al servizio impostato
• Ne rende le voci visibili e gestibili ai soli utenti appartenenti a quel servizio

Domande frequenti

A che cosa serve una rubrica di settore?

A configurare voci di rubrica visibili e gestibili soltanto dagli utenti di un determinato servizio o ufficio.

Chi può crearla?

Chi appartiene al gruppo di amministratori del sistema.

Come conviene chiamarla?

Con la forma consigliata: "Settore" seguito dal nome del servizio.

Dove si indica il servizio?

Nel campo Settore Rubrica, con l'apposita icona.

Che tipo di voce di rubrica è?

Una voce di tipo Settore della rubrica aziendale.

Come si gestiscono poi le sue voci?

Come quelle della rubrica aziendale, descritte in Come gestire la rubrica aziendale.

Risoluzione problemi

L'icona Nuovo Settore non è disponibile

Possibile causa

L'utente non appartiene al gruppo di amministratori del sistema.

Soluzione

Richiedere l'inserimento nel gruppo a chi amministra l'applicativo.

Il servizio cercato non compare

Possibile causa

Il settore non è ancora censito.

Soluzione

Censire il settore come descritto in Come gestire i settori, poi riprendere la procedura.

Gli utenti del servizio non vedono la rubrica

Possibile causa

Il settore indicato in Settore Rubrica non è quello a cui gli utenti appartengono.

Soluzione

Verificare il settore impostato sulla voce di rubrica.

Terminologia correlata

Questa procedura può essere utilizzata anche per:

• Creare una rubrica riservata a un ufficio
• Separare i contatti di un servizio
• Aggiungere una voce di rubrica di tipo Settore