Scopo
Questa procedura consente di visualizzare i documenti agganciati a un protocollo — il documento principale, gli allegati e gli annessi — e di stamparli o scaricarli.
Al termine dell'operazione si ha sotto gli occhi la catena documentale del protocollo, con l'anteprima del documento selezionato.
Quando utilizzare questa funzionalità
Utilizzare questa procedura nei seguenti casi:
- Leggere il documento protocollato e i suoi allegati
- Verificare che il documento rechi la segnatura e, se previsto, la firma digitale
- Stampare uno o più documenti del protocollo
- Scaricare le copie conformi o gli originali dei documenti
Prerequisiti
Prima di procedere verificare di:
- Avere il protocollo aperto nel suo Sommario
- Disporre dei diritti per visualizzare i documenti del protocollo
Informazioni sui campi
Documenti
Pulsante a piè di pagina del Sommario di protocollo: porta alla pagina di visualizzazione dei documenti.
Icone di azione
Si trovano nella parte alta della pagina e consentono di:
- eseguire la selezione di tutti i documenti, con l'icona di selezione inclusiva
- aprire e chiudere l'albero dei documenti
- inviare alla stampante i documenti selezionati
- scaricare le copie conformi dei documenti selezionati, in formato PDF con segnatura
- scaricare gli originali dei documenti selezionati, nel formato originale senza segnatura
Albero dei documenti
Sulla sinistra della pagina. È riducibile e selezionabile, e distingue il Documento (il principale), gli Allegati (parte integrante) e gli eventuali Annessi (allegati non parte integrante).
Anteprima
Sulla destra della pagina, mostra il documento selezionato nell'albero. L'anteprima presenta la Copia Conforme del documento, provvista di segnatura in alto; se il documento è firmato, la firma digitale è visibile in fondo.
Copia conforme e originale
La copia conforme è il PDF con la segnatura; l'originale è il file nel formato in cui è stato acquisito, senza segnatura.
Informazioni generali
- Modulo: Protocollo
- Funzionalità: Visualizzazione Documenti
- Ruolo richiesto: Utente abilitato alla visualizzazione dei documenti del protocollo
- Tempo medio: 1-2 minuti
È da questa pagina che passano anche l'invio dei documenti per e-mail e il loro scaricamento: il Sommario raccoglie i dati della registrazione, la visualizzazione documenti i file.
Procedura
1. Aprire i documenti del protocollo
Dal Sommario di protocollo, a piè di pagina, selezionare il pulsante Documenti.
2. Individuare il documento nell'albero
Sulla sinistra della pagina, scorrere l'albero e selezionare il documento principale, un allegato o un annesso.
3. Consultare l'anteprima
Sulla destra compare l'anteprima del documento selezionato, con la segnatura in alto e, se il documento è firmato, la firma digitale in fondo.
4. Selezionare i documenti su cui agire
Per operare su tutti i documenti usare l'icona di selezione inclusiva; l'icona di apertura e chiusura consente di ridurre l'albero e guadagnare spazio per l'anteprima.
5. Stampare o scaricare
Con le icone di azione inviare i documenti selezionati alla stampante, oppure scaricarne le copie conformi in PDF con segnatura o gli originali nel formato di partenza.
Risultato atteso
Al termine della procedura il sistema:
- Mostra la catena documentale del protocollo distinta in documento, allegati e annessi
- Presenta in anteprima la copia conforme del documento selezionato, con la segnatura
- Invia alla stampante o rende scaricabili i documenti selezionati, in copia conforme o in originale
Domande frequenti
Come arrivo alla visualizzazione dei documenti?
Con il pulsante Documenti a piè di pagina del Sommario di protocollo.
Che differenza c'è fra allegati e annessi?
Gli allegati sono parte integrante del documento principale, gli annessi sono allegati che non ne sono parte integrante.
Che cosa mostra l'anteprima?
La copia conforme del documento, provvista di segnatura in alto.
Dove vedo la firma digitale?
Alla fine del documento, quando il documento è firmato.
Che differenza c'è fra copia conforme e originale?
La copia conforme è in PDF e reca la segnatura; l'originale è il file nel formato di partenza, senza segnatura.
Posso scaricare più documenti insieme?
Sì: con l'icona di selezione inclusiva si selezionano tutti i documenti, poi si sceglie il comando di scaricamento.
Come faccio più spazio all'anteprima?
Chiudendo l'albero dei documenti con l'apposita icona.
Risoluzione problemi
L'anteprima non mostra alcun documento
Possibile causa
Nessun documento è selezionato nell'albero.
Soluzione
Selezionare una voce dell'albero sulla sinistra.
Il documento non riporta la firma digitale
Possibile causa
Il documento non è firmato: la firma compare in fondo al documento solo quando è stata apposta.
Soluzione
Verificare con chi ha protocollato se la firma era prevista.
Il pulsante Documenti non è disponibile nel Sommario
Possibile causa
L'utente non dispone dei diritti per visualizzare i documenti di quel protocollo.
Soluzione
Richiedere i diritti all'amministratore dell'applicativo.
Terminologia correlata
Questa procedura può essere utilizzata anche per:
- Leggere il documento di un protocollo
- Vedere allegati e annessi di un protocollo
- Stampare i documenti protocollati
- Scaricare la copia conforme di un documento
- Scaricare l'originale di un documento protocollato
- Verificare la segnatura e la firma digitale
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