Docsuite PA: Protocollo - Come collegare fra loro più protocolli

Scopo

Questa procedura consente di collegare fra loro più protocolli, per tenere traccia dei documenti che appartengono allo stesso flusso e semplificarne la ricerca.
Al termine dell'operazione il collegamento è visibile nel Sommario del protocollo e consultabile come struttura ad albero.

Quando utilizzare questa funzionalità

Utilizzare questa procedura nei seguenti casi:

• Legare una risposta al protocollo che l'ha originata
• Raggruppare i documenti di una stessa pratica o di uno stesso argomento
• Ritrovare rapidamente tutti i protocolli di un flusso partendo da uno qualsiasi di essi
• Segnalare a un collega, per e-mail, i collegamenti di un protocollo

Prerequisiti

Prima di procedere verificare di:

• Avere il protocollo di partenza aperto nel suo Sommario
• Conoscere il numero del protocollo da collegare, oppure un dato con cui ritrovarlo
• Disporre dei diritti necessari sul protocollo da collegare: senza, il collegamento non si può creare
• Che il protocollo da collegare sia precedente a quello di partenza

Informazioni sui campi

Struttura ad albero dei collegamenti

Rappresenta i protocolli collegati e ne rende intuitiva la consultazione. Un protocollo può appartenere a più gerarchie di collegamenti, in un'ottica di gestione dinamica delle relazioni fra documenti dello stesso argomento. La consultazione del collegamento e dei relativi raggruppamenti può partire da un numero qualsiasi di quelli che lo compongono, e dall'albero, con un clic, si visualizzano tutti i dati del protocollo selezionato.

Visualizza

Mostra il Sommario del protocollo selezionato nell'albero.

Aggiungi

Aggiunge un collegamento a un altro protocollo. Il numero si può digitare direttamente oppure individuare con il pulsante Cerca, che interroga la banca dati.

Cancella

Cancella il collegamento al protocollo selezionato nella struttura ad albero. L'operazione non richiede alcun messaggio di conferma.

Invia

Crea e invia un'e-mail informativa ai destinatari scelti dalle rubriche dell'applicativo o inseriti a mano. Nel corpo del messaggio viene inserito un collegamento diretto alla pagina dei collegamenti del protocollo scelto.

Stampa

Stampa l'elenco dei collegamenti del protocollo.

Informazioni generali

• Modulo: Protocollo
• Funzionalità: Collegamenti
• Ruolo richiesto: Utente con i diritti necessari su entrambi i protocolli da collegare
• Tempo medio: 2-3 minuti

Il collegamento ha un verso: si parte dal protocollo più recente e si aggiunge quello precedente. Il sistema rifiuta il collegamento a un protocollo successivo.

Procedura

Risultato atteso

Al termine della procedura il sistema:

• Registra il collegamento fra i due protocolli
• Lo rappresenta nella struttura ad albero e ne tiene traccia nel Sommario del protocollo
• Consente di raggiungere il Sommario di ciascun protocollo collegato
• Rende stampabile l'elenco dei collegamenti

Domande frequenti

A che cosa servono i collegamenti?

A semplificare la ricerca dei documenti che appartengono allo stesso flusso e a tenerne traccia nel Sommario del protocollo.

Posso collegare un protocollo più recente?

No: il protocollo da collegare deve essere precedente a quello di partenza. In caso contrario il sistema avvisa con un messaggio a video.

Un protocollo può stare in più collegamenti?

Sì: ogni protocollo può appartenere a più gerarchie di collegamenti.

Da quale protocollo devo partire per vedere un raggruppamento?

Da uno qualsiasi di quelli che lo compongono.

La cancellazione chiede conferma?

No: l'operazione di cancellazione non richiede alcun messaggio di conferma.

Come trovo il protocollo da collegare se non ne ricordo il numero?

Con il pulsante Cerca della finestra di aggiunta, che interroga la banca dati.

Posso avvisare un collega dei collegamenti?

Sì, con il pulsante Invia: l'e-mail contiene un collegamento diretto alla pagina dei collegamenti del protocollo.

Risoluzione problemi

Il sistema non crea il collegamento e mostra un messaggio

Possibile causa

Il protocollo indicato è successivo a quello di partenza, oppure non si dispone dei diritti necessari su di esso.

Soluzione

Partire dal protocollo più recente e collegare quello precedente; se il problema è di diritti, richiederli all'amministratore dell'applicativo.

Ho cancellato un collegamento per errore

Possibile causa

La cancellazione è immediata e non chiede conferma.

Soluzione

Ricrearlo con il pulsante Aggiungi, indicando di nuovo il numero del protocollo.

Non trovo il protocollo nella ricerca

Possibile causa

Il protocollo è in un contenitore su cui l'utente non ha diritti.

Soluzione

Richiedere i diritti sul contenitore all'amministratore dell'applicativo.

Terminologia correlata

Questa procedura può essere utilizzata anche per:

• Collegare un protocollo a un altro
• Legare una risposta al protocollo di origine
• Raggruppare i protocolli di una pratica
• Cancellare un collegamento fra protocolli
• Stampare l'elenco dei collegamenti di un protocollo
• Inviare per e-mail i riferimenti di un flusso documentale