Docsuite PA: Protocollo - Come elaborare le statistiche per classificatore

Scopo

Questa procedura consente di elaborare le statistiche sui protocolli per voce del classificatore, con diversi livelli di granularità.
Al termine dell'operazione si ottiene il conteggio dei protocolli per categoria e sottocategoria, esportabile in Excel o stampabile.

Quando utilizzare questa funzionalità

Utilizzare questa procedura nei seguenti casi:

• Conoscere quanti protocolli sono stati registrati su ciascuna voce di titolario in un periodo
• Confrontare i volumi fra protocolli in entrata e in uscita
• Misurare l'attività di un singolo contenitore o di un singolo utente
• Preparare un prospetto da consegnare o da archiviare

Prerequisiti

Prima di procedere verificare di:

• Essere abilitati alla voce di menu delle statistiche del modulo Protocollo
• Conoscere il periodo da analizzare
• Sapere su quale contenitore o utente si vuole restringere l'analisi, se serve

Informazioni sui campi

Data da / Data a

Delimitano il periodo dell'elaborazione. Accettano i formati ggmmaaaa e gg/mm/aaaa; in alternativa la data si seleziona dal calendario con l'icona a fianco del campo.

Tipo

Tipologia del protocollo. Accetta la selezione di una singola voce della lista (entrata, uscita, …).

Contenitore

Accetta la selezione di una singola voce della lista.

Utente

Consente di indicare il nome di un singolo utente.

Escludi Categorie/Sottocategorie non utilizzate

Esclude dall'elenco dei risultati le categorie e sottocategorie che non riportano alcun risultato statistico, cioè quelle il cui conteggio è pari a zero.

Ricerca

Esegue l'elaborazione e mostra il risultato secondo le condizioni di selezione impostate.

Esportazione e stampa

Pulsanti che consentono di esportare in Excel o di stampare l'elenco risultante dalla ricerca.

Informazioni generali

• Modulo: Protocollo
• Funzionalità: Statistiche Classificatore
• Ruolo richiesto: Utente abilitato alle statistiche del modulo Protocollo
• Tempo medio: 2-3 minuti

È un'elaborazione di sola lettura: i filtri non modificano nulla, e l'esito si può ricalcolare quante volte si vuole cambiando le condizioni di selezione.

Procedura

Risultato atteso

Al termine della procedura il sistema:

• Elabora le statistiche sui protocolli relativi ai classificatori secondo le condizioni impostate
• Mostra il risultato con il livello di granularità richiesto
• Consente di esportare l'elenco in Excel o di stamparlo

Domande frequenti

Su che cosa sono calcolate queste statistiche?

Sui protocolli relativi ai classificatori, con diversi livelli di granularità.

In che formato vanno scritte le date?

Nei formati ggmmaaaa e gg/mm/aaaa; in alternativa si selezionano dal calendario.

Posso limitare l'analisi a un solo ufficio?

Si può restringere per contenitore e per singolo utente, oltre che per periodo e per tipologia.

Come tolgo dall'elenco le voci a zero?

Attivando Escludi Categorie/Sottocategorie non utilizzate.

Posso portare il risultato in un foglio di calcolo?

Sì, con il pulsante di esportazione in Excel.

L'elaborazione modifica qualcosa sui protocolli?

No, è una consultazione: produce un elenco di risultati.

Risoluzione problemi

L'elaborazione non restituisce alcun risultato

Possibile causa

Le condizioni di selezione impostate non comprendono protocolli: il periodo è troppo stretto, oppure la combinazione di tipologia, contenitore e utente non ha riscontri.

Soluzione

Allargare il periodo e togliere i filtri più restrittivi, poi ripetere la ricerca.

L'elenco riporta molte voci con conteggio zero

Possibile causa

L'opzione di esclusione delle categorie non utilizzate non è attiva.

Soluzione

Attivare Escludi Categorie/Sottocategorie non utilizzate e rieseguire la ricerca.

Terminologia correlata

Questa procedura può essere utilizzata anche per:

• Contare i protocolli per voce di titolario
• Elaborare statistiche sui classificatori
• Misurare i volumi di protocollazione di un periodo
• Esportare in Excel un prospetto dei protocolli
• Analizzare i protocolli per contenitore o per utente