Docsuite PA: Protocollo - Come consultare il Sommario di un protocollo

Scopo

Questa procedura consente di consultare il Sommario di protocollo, la pagina che raccoglie i dati di riepilogo di una singola registrazione e i pulsanti che attivano le funzionalità disponibili su di essa.
Al termine dell'operazione si hanno sotto gli occhi tutti i dati del protocollo e si sa da quale pulsante avviare ciascuna operazione.

Quando utilizzare questa funzionalità

Utilizzare questa procedura nei seguenti casi:

• Verificare i dati di un protocollo trovato con la ricerca
• Raggiungere i documenti, i collegamenti o il log di una registrazione
• Avviare un'operazione sul protocollo: autorizzare un settore, fascicolare, duplicare, modificare, anhttps://ged.dgroove.it/hc/article_attachments/360000558049/mceclip0.pngare
• Capire quali funzionalità sono disponibili su un protocollo

Prerequisiti

Prima di procedere verificare di:

• Avere eseguito una ricerca che restituisca il protocollo cercato
• Disporre dei diritti di accesso al contenitore in cui il protocollo è registrato

Informazioni sui campi

Il Sommario raccoglie i dati di riepilogo del protocollo e, a piè di pagina, i pulsanti delle funzionalità.

Documenti

Permette di visualizzare il documento principale, gli allegati e gli annessi.

Autorizza

Permette di aggiungere o modificare i settori con autorizzazione al protocollo.

Mail

Permette di inviare un messaggio di posta con riferimenti al protocollo.

Collegamenti

Permette di collegare fra loro più numeri di protocollo, per tenere traccia dei riferimenti e semplificare la ricerca fra documenti dello stesso flusso. Il sistema presenta i collegamenti con un'interfaccia ad albero: un numero di protocollo può avere uno o più numeri precedenti e successivi, e ogni protocollo può appartenere a più gerarchie, senza limiti all'accorpamento dei documenti. La consultazione può partire da un numero qualsiasi di quelli che compongono il collegamento, e selezionando una voce dell'albero si accede direttamente al protocollo corrispondente.

Duplica

Permette di riportare nella procedura di inserimento i dati di una registrazione già inserita. L'utente sceglie quali dati riportare nella nuova registrazione.

Fascicolo

Permette di inserire il protocollo visualizzato in un fascicolo, a condizione che protocollo e fascicolo abbiano lo stesso indice di classificazione. Nel menu a tendina il sistema propone tutti i fascicoli con quell'indice. Disponendo dei diritti necessari l'utente può creare un nuovo fascicolo (la procedura propone lo stesso indice di classificazione del protocollo), inserire il protocollo nel fascicolo selezionato oppure rimuoverlo dal fascicolo in cui è già inserito.

Modifica

Permette di modificare alcuni dati del protocollo visualizzato: allegati, sottoclassificazione, contenitori, assegnatario o proponente, categoria, note, pubblicazione su internet.

Anhttps://ged.dgroove.it/hc/article_attachments/360000558049/mceclip0.pngamento

Permette di anhttps://ged.dgroove.it/hc/article_attachments/360000558049/mceclip0.pngare il documento protocollato come previsto dalla normativa. Ottenuta la visualizzazione integrale dei dati si procede con Conferma Anhttps://ged.dgroove.it/hc/article_attachments/360000558049/mceclip0.pngamento, indicando anche il provvedimento di autorizzazione.

Log

Permette di visualizzare la lista delle operazioni effettuate sul protocollo. Ogni operazione eseguita — inserimento, modifica, consultazione, visualizzazione dei documenti elettronici e così via — viene registrata in un file di log, consultabile da tutti gli utenti autorizzati tramite le relative interfacce di ricerca.

Informazioni generali

• Modulo: Protocollo
• Funzionalità: Visualizzazione Sommario
• Ruolo richiesto: Utente abilitato al contenitore in cui il protocollo è registrato
• Tempo medio: 1-2 minuti

Il Sommario è il punto di passaggio di quasi tutte le operazioni su un protocollo già registrato: i dati si leggono qui e da qui si raggiungono le funzionalità, ciascuna con la propria procedura.

Procedura

Procedure correlate

Ciascuna funzionalità raggiungibile dal Sommario ha una guida dedicata:

• Come visualizzare i documenti di un protocollo
• Come autorizzare un settore a un protocollo
• Come inviare per e-mail i documenti di un protocollo
• Come collegare fra loro più protocolli
• Come anhttps://ged.dgroove.it/hc/article_attachments/360000558049/mceclip0.pngare un protocollo
• Come consultare il log delle operazioni su un protocollo

Risultato atteso

Al termine della procedura il sistema:

• Mostra i dati di riepilogo del protocollo selezionato
• Rende disponibili i pulsanti delle funzionalità applicabili alla registrazione
• Avvia la funzionalità scelta sul protocollo visualizzato

Domande frequenti

Come si arriva al Sommario?

Selezionando il numero di protocollo nella lista dei risultati di ricerca.

Che cosa contiene il Sommario?

I dati di riepilogo del singolo protocollo e i pulsanti che attivano le funzionalità messe a disposizione dal sistema.

Quali dati posso modificare da qui?

Con il pulsante Modifica: allegati, sottoclassificazione, contenitori, assegnatario o proponente, categoria, note e pubblicazione su internet.

Perché non trovo il fascicolo in cui voglio inserire il protocollo?

Il menu a tendina propone soltanto i fascicoli che hanno lo stesso indice di classificazione del protocollo.

Un protocollo può appartenere a più gerarchie di collegamenti?

Sì: la gestione è dinamica e non pone limiti all'accorpamento dei documenti.

Da quale protocollo devo partire per vedere un collegamento?

Da uno qualsiasi di quelli che lo compongono.

L'anhttps://ged.dgroove.it/hc/article_attachments/360000558049/mceclip0.pngamento cancella il protocollo?

No: anhttps://ged.dgroove.it/hc/article_attachments/360000558049/mceclip0.pnga il documento protocollato come previsto dalla normativa, indicando il provvedimento di autorizzazione.

Chi può consultare il log?

Tutti gli utenti autorizzati.

Risoluzione problemi

Il menu a tendina dei fascicoli è vuoto

Possibile causa

Non esistono fascicoli con lo stesso indice di classificazione del protocollo.

Soluzione

Disponendo dei diritti necessari, creare un nuovo fascicolo: la procedura propone lo stesso indice di classificazione del protocollo.

Un pulsante non è disponibile nel Sommario

Possibile causa

L'utente non dispone dei diritti necessari a quella funzionalità sul contenitore in cui il protocollo è registrato.

Soluzione

Richiedere i diritti all'amministratore dell'applicativo.

Il protocollo cercato non compare fra i risultati

Possibile causa

I criteri di ricerca sono troppo restrittivi, oppure il protocollo è in un contenitore su cui non si hanno diritti.

Soluzione

Allargare i criteri di ricerca; se il protocollo continua a non comparire, verificare i diritti sul contenitore.

Terminologia correlata

Questa procedura può essere utilizzata anche per:

• Aprire la scheda di un protocollo
• Vedere i dati di riepilogo di una registrazione
• Raggiungere documenti, collegamenti e log di un protocollo
• Fascicolare un protocollo dal Sommario
• Duplicare una registrazione di protocollo
• Avviare l'anhttps://ged.dgroove.it/hc/article_attachments/360000558049/mceclip0.pngamento di un protocollo