Docsuite PA: Protocollo - Come elaborare le statistiche sui protocolli

Scopo

Questa procedura consente di elaborare le statistiche sui protocolli, scegliendo periodo, tipologia, contenitore, utente e voce di classificazione.
Al termine dell'operazione si ottiene il risultato dell'elaborazione, esportabile in Excel o stampabile.

Quando utilizzare questa funzionalità

Utilizzare questa procedura nei seguenti casi:

• Misurare quanti protocolli sono stati registrati in un periodo
• Confrontare i volumi fra ingresso, uscita e tra uffici
• Analizzare l'attività di un contenitore o di un singolo utente
• Conoscere i volumi di una voce di classificazione, con o senza le sue sottocategorie

Per le statistiche articolate per voce del classificatore con diversi livelli di granularità esiste una guida dedicata: Come elaborare le statistiche per classificatore.

Prerequisiti

Prima di procedere verificare di:

• Disporre del profilo di amministratore applicativo: la funzionalità è messa a disposizione dell'amministratore
• Conoscere il periodo da analizzare
• Sapere su quale contenitore, utente o voce di classificazione restringere l'analisi, se serve

Informazioni sui campi

Le condizioni di selezione si impostano per data, tipo di protocollo, contenitore, utente e classificatore.

Data da / Data a

Delimitano il periodo. Accettano i formati ggmmaaaa e gg/mm/aaaa; in alternativa la data si seleziona dal calendario con l'icona a fianco del campo.

Tipo

Accetta la selezione di una singola voce della lista: Ingresso, Uscita, Tra Uffici.

Contenitore

Accetta la selezione di una singola voce della lista.

Utente

Consente di indicare il nome di un singolo utente.

Classificatore

Consente di indicare una voce di classificazione con l'apposita icona. Il sistema propone tutte le voci del classificatore in una struttura ad albero; la voce desiderata si individua cercando per descrizione o per codice.

Estendi ricerca alle Sottocategorie

Estende la ricerca anche a tutte le sottocategorie della classificazione indicata.

Ricerca

Esegue l'elaborazione e mostra i risultati secondo le condizioni di selezione impostate.

Esporta in Excel

Esporta il risultato in un foglio di calcolo Excel.

Stampa

Stampa il risultato dell'elaborazione.

Informazioni generali

• Modulo: Protocollo
• Funzionalità: Statistiche
• Ruolo richiesto: Amministratore applicativo
• Tempo medio: 2-3 minuti

I filtri stanno nella parte alta della maschera, i pulsanti che agiscono sul risultato della ricerca nella parte bassa. L'elaborazione è di sola lettura e si può ripetere quante volte si vuole cambiando le condizioni.

Procedura

Risultato atteso

Al termine della procedura il sistema:

• Elabora le statistiche secondo le condizioni di selezione impostate
• Comprende le sottocategorie della classificazione, se l'estensione è attiva
• Consente di esportare il risultato in Excel o di stamparlo

Domande frequenti

Chi può usare le statistiche?

La funzionalità è messa a disposizione dell'amministratore applicativo.

Su quali criteri posso impostare la selezione?

Su data, tipo di protocollo, contenitore, utente e classificatore.

Come trovo la voce di classificazione?

Dalla struttura ad albero proposta dal sistema, cercandola per descrizione o per codice.

L'elaborazione comprende le sottocategorie?

Solo se si attiva Estendi ricerca alle Sottocategorie.

In che formato vanno scritte le date?

Nei formati ggmmaaaa e gg/mm/aaaa, oppure selezionandole dal calendario.

Posso portare il risultato in un foglio di calcolo?

Sì, con Esporta in Excel.

Che differenza c'è con le statistiche per classificatore?

Quella è un'elaborazione articolata per voce del classificatore con diversi livelli di granularità, descritta nella sua guida.

Risoluzione problemi

L'elaborazione non restituisce risultati

Possibile causa

Le condizioni di selezione non hanno riscontri: periodo troppo stretto, oppure combinazione di tipo, contenitore, utente e classificazione troppo restrittiva.

Soluzione

Allargare il periodo e togliere i filtri non indispensabili, poi ripetere la ricerca.

Mancano i protocolli di una sottocategoria

Possibile causa

L'estensione alle sottocategorie non è attiva: l'elaborazione considera la sola voce indicata.

Soluzione

Attivare Estendi ricerca alle Sottocategorie e rieseguire la ricerca.

Terminologia correlata

Questa procedura può essere utilizzata anche per:

• Contare i protocolli di un periodo
• Misurare i volumi per contenitore o per utente
• Elaborare statistiche per voce di classificazione
• Esportare in Excel un prospetto statistico
• Stampare il risultato di una statistica sui protocolli