Nel flusso della protocollazione in Ingresso, ed in particolare nelle aziende o negli enti che hanno una gestione centralizzata della ricezione e distribuzione della documentazione proveniente dall'esterno, può succedere che determinati documenti vengano assegnati, per errore o per un'errata interpretazione, ad un ufficio che non è il reale destinatario.
In questo caso può essere utile attivare la funzionalità applicativa denominata Rigetto di protocollo, che consente al destinatario di rigettare l'assegnazione di un documento perché non di sua pertinenza, e rimandarlo così indietro a chi gestisce il flusso in ingresso affinché possa procedere ad una nuova e corretta assegnazione.
Il rigetto si attiva su determinati contenitori definiti dall'application manager come punti di distribuzione di primo livello e si applica solo alla tipologia dei protocolli In Ingresso.
A differenza di altre tipologie, la caratteristica principale dei protocolli rigettati è la segnatura dinamica: questa cambia fino a quando il documento non venga riassegnato in maniera definitiva ed esca dai contenitori definiti come punto di distribuzione, per entrare in quelli normali e prendere la segnatura di protocollo definitiva.
Il pulsante del rigetto è disponibile per l'utente finale nella pagina del Sommario di un protocollo in ingresso che sia stato inserito in un contenitore definito come punto di distribuzione dall'amministratore di sistema.
All'azione del clic sul pulsante "Rigetta" verrà aperta una finestra in cui viene richiesta la motivazione per cui si intende respingere l'assegnazione di quel protocollo
Dopo aver confermato la motivazione del rigetto, il sistema reindirizza l'utente ad una pagina di conferma dell'avvenuta operazione.
Il protocollo rigettato verrà quindi riportato dal sistema nel contenitore principale della distribuzione, affinché chi si occupa di protocollazione in ingresso possa riassegnarlo al contenitore di un altro ufficio.
La pagina con l'elenco dei protocolli rigettati in attesa di essere riassegnati è raggiungibile dalla voce di menu "Rigettati" sotto l'etichetta "Protocollo" o dalla barra delle notifiche in alto sull'header della pagina
Gestione e configurazione
Per configurare il rigetto di protocollo, l'application manager utilizza uno strumento denominato Organigramma
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