Docsuite PA: Protocollo - Come rigettare l’assegnazione di un protocollo

Scopo

Questa procedura consente di rigettare l'assegnazione di un protocollo in ingresso che non è di propria pertinenza, rimandandolo a chi gestisce il flusso in entrata perché proceda a una nuova assegnazione.
Al termine dell'operazione il protocollo torna nel contenitore principale della distribuzione, in attesa di essere riassegnato.

Quando utilizzare questa funzionalità

Utilizzare questa procedura nei seguenti casi:

• Un documento è stato assegnato al proprio ufficio per errore
• L'assegnazione nasce da un'errata interpretazione del contenuto
• Si vuole restituire il documento a chi gestisce la ricezione centralizzata perché lo indirizzi all'ufficio giusto

Prerequisiti

Prima di procedere verificare di:

• Che il protocollo sia in ingresso: il rigetto si applica solo a questa tipologia
• Che sia stato inserito in un contenitore definito dall'amministratore di sistema come punto di distribuzione
• Avere presente la motivazione da indicare: è richiesta al momento del rigetto

Informazioni sui campi

Rigetta

Pulsante disponibile nella pagina del Sommario di un protocollo in ingresso inserito in un contenitore definito come punto di distribuzione.

Motivazione

Testo richiesto nella finestra che si apre dopo il rigetto: spiega perché si respinge l'assegnazione di quel protocollo.

Punto di distribuzione

Contenitore definito dall'application manager come punto di distribuzione di primo livello. Il rigetto si attiva soltanto su questi contenitori.

Segnatura dinamica

Caratteristica principale dei protocolli rigettati: la segnatura cambia fino a quando il documento non viene riassegnato in modo definitivo ed esce dai contenitori di distribuzione per entrare in quelli normali, dove prende la segnatura di protocollo definitiva.

Rigettati

Voce di menu sotto l'etichetta Protocollo che elenca i protocolli rigettati in attesa di essere riassegnati. La stessa pagina è raggiungibile dalla barra delle notifiche in alto nell'intestazione.

Organigramma

Strumento con cui l'application manager configura il rigetto di protocollo.

Informazioni generali

• Modulo: Protocollo
• Funzionalità: Rigetto
• Ruolo richiesto: Utente destinatario dell'assegnazione, su un contenitore definito come punto di distribuzione
• Tempo medio: 1-2 minuti

Il rigetto nasce per le aziende e gli enti che gestiscono in modo centralizzato la ricezione e la distribuzione della documentazione proveniente dall'esterno: è lo strumento con cui il destinatario segnala che il documento non gli compete.

Procedura

Risultato atteso

Al termine della procedura il sistema:

• Registra il rigetto con la motivazione indicata e mostra la pagina di conferma
• Riporta il protocollo nel contenitore principale della distribuzione
• Lo elenca fra i protocolli rigettati in attesa di riassegnazione, segnalandolo nella barra delle notifiche
• Mantiene la segnatura dinamica finché il documento non viene riassegnato in modo definitivo

Domande frequenti

A che cosa serve il rigetto?

A consentire al destinatario di respingere l'assegnazione di un documento che non è di sua pertinenza, rimandandolo a chi gestisce il flusso in ingresso per una nuova e corretta assegnazione.

Su quali protocolli si può usare?

Solo sui protocolli in ingresso, e solo su contenitori definiti come punti di distribuzione di primo livello.

Perché non vedo il pulsante Rigetta?

Perché il protocollo non è in ingresso, oppure il contenitore in cui si trova non è definito come punto di distribuzione dall'amministratore di sistema.

Devo indicare un motivo?

Sì: dopo il clic sul pulsante il sistema chiede la motivazione per cui si respinge l'assegnazione.

Che fine fa il protocollo rigettato?

Torna nel contenitore principale della distribuzione, perché chi si occupa di protocollazione in ingresso possa riassegnarlo al contenitore di un altro ufficio.

Perché la segnatura del protocollo cambia?

I protocolli rigettati hanno segnatura dinamica: cambia fino alla riassegnazione definitiva, quando il documento esce dai contenitori di distribuzione e prende la segnatura definitiva.

Dove trovo i protocolli rigettati?

Nella voce di menu Rigettati sotto l'etichetta Protocollo, oppure dalla barra delle notifiche in alto nella pagina.

Chi configura il rigetto?

L'application manager, con lo strumento denominato Organigramma.

Risoluzione problemi

Il pulsante Rigetta non compare

Possibile causa

Il protocollo non è in ingresso, oppure non si trova in un contenitore definito come punto di distribuzione.

Soluzione

Verificare la tipologia del protocollo e il contenitore; la configurazione dei punti di distribuzione spetta all'application manager.

Il numero di protocollo non è più quello di prima

Possibile causa

I protocolli rigettati hanno segnatura dinamica, che cambia fino alla riassegnazione definitiva.

Soluzione

Attendere la riassegnazione: quando il documento entra in un contenitore normale prende la segnatura definitiva.

Non trovo il protocollo che ho rigettato

Possibile causa

È stato riportato nel contenitore principale della distribuzione.

Soluzione

Consultare la voce di menu Rigettati o la barra delle notifiche.

Terminologia correlata

Questa procedura può essere utilizzata anche per:

• Respingere un protocollo assegnato per errore
• Restituire un documento non di competenza
• Rimandare un protocollo alla distribuzione
• Consultare i protocolli rigettati in attesa di riassegnazione