Docsuite PA: Protocollo - Come annullare un protocollo

Scopo

Questa procedura consente di annullare un protocollo già registrato, rendendolo non più consultabile come registrazione valida.
Al termine dell'operazione il protocollo risulta nello stato Annullato e l'operazione resta tracciata nei log del sistema.

Quando utilizzare questa funzionalità

Utilizzare questa procedura nei seguenti casi:

• Un protocollo è stato registrato per errore
• È stato adottato un provvedimento che dispone l'annullamento della registrazione
• Occorre togliere validità a una registrazione mantenendone però traccia

Prerequisiti

Prima di procedere verificare di:

• Essere abilitati all'annullamento dei protocolli
• Disporre degli estremi del provvedimento che dispone l'annullamento: sono l'unico dato richiesto dalla maschera
• Avere individuato il protocollo da annullare

Come previsto dalla normativa, il sistema consente di annullare un solo protocollo per volta.

Informazioni sui campi

Dati del protocollo

Nella parte superiore della finestra il sistema riporta i dati più significativi del protocollo che si sta annullando. Servono a confermare di essere sulla registrazione giusta.

Estremi del Provvedimento di annullamento del Protocollo

Riferimento dell'atto che dispone l'annullamento. È l'unica informazione da inserire per completare l'operazione.

Protocolli Annullati

Opzione della maschera di ricerca che include nei risultati i protocolli annullati, che altrimenti non vengono proposti.

Informazioni generali

• Modulo: Protocollo
• Funzionalità: Annullamento
• Ruolo richiesto: Utente abilitato all'annullamento dei protocolli
• Tempo medio: 2-3 minuti

L'annullamento è una cancellazione logica: il protocollo resta registrato nel sistema e resta consultabile, ma il suo stato diventa Annullato. Non viene cancellato nulla fisicamente.

Procedura

Risultato atteso

Al termine della procedura il sistema:

• Valorizza lo stato del protocollo come Annullato
• Mantiene il protocollo registrato e consultabile
• Registra l'operazione di annullamento nei log
• Esclude il protocollo dai risultati di ricerca ordinari, salvo attivare l'apposita opzione

Domande frequenti

Il protocollo viene cancellato?

No. L'annullamento è una cancellazione logica: la registrazione resta nel sistema con lo stato Annullato.

Posso annullare più protocolli in una volta?

No. Come previsto dalla normativa il sistema annulla un solo protocollo per volta.

Che cosa devo scrivere negli estremi del provvedimento?

Il riferimento dell'atto che dispone l'annullamento della registrazione.

Resta traccia di chi ha annullato?

Sì, l'operazione viene registrata nei log gestiti dal sistema.

Come ritrovo un protocollo annullato?

Attivando l'opzione Protocolli Annullati nella maschera di ricerca.

Si può annullare l'annullamento?

La funzione di annullamento non prevede un ripristino: va usata quando la decisione è definitiva.

Risoluzione problemi

Il pulsante di conferma non è disponibile

Possibile causa

Non sono stati indicati gli estremi del provvedimento, che sono l'informazione richiesta per procedere.

Soluzione

Compilare il campo e confermare di nuovo.

Il protocollo annullato non compare nelle ricerche

Possibile causa

La ricerca ordinaria non propone i protocolli annullati.

Soluzione

Selezionare l'opzione Protocolli Annullati nella maschera di ricerca.

La funzione di annullamento non è disponibile

Possibile causa

L'utente non è abilitato all'annullamento dei protocolli.

Soluzione

Richiedere l'abilitazione all'amministratore dell'applicativo.

Terminologia correlata

Questa procedura può essere utilizzata anche per:

• Annullare una registrazione di protocollo
• Togliere validità a un protocollo errato
• Registrare il provvedimento di annullamento
• Cercare i protocolli annullati
• Verificare lo stato Annullato di un protocollo