Docsuite Next: Management Portal - Come creare e gestire le Liste di contatti

Scopo

Questa procedura consente di creare una lista di contatti nelle Anagrafiche del Management Portal di Docsuite Next e di gestirne la composizione, aggiungendo o rimuovendo i contatti.
Al termine dell'operazione la lista sarà disponibile come destinatario collettivo per l'invio tramite PEC di Protocolli, Repertori e Atti, senza dover selezionare ogni volta i singoli contatti.

Quando utilizzare questa funzionalità

Utilizzare questa procedura nei seguenti casi:

• Predisporre un elenco di destinatari ricorrenti per l'invio di Protocolli tramite PEC.
• Preparare la lista dei destinatari a cui inviare abitualmente Repertori o Atti.
• Evitare di selezionare uno per uno gli stessi contatti ad ogni spedizione.
• Aggiornare la composizione di una lista già esistente quando cambiano i destinatari.
• Rimuovere da una lista i contatti non più pertinenti, ad esempio dopo una riorganizzazione dell'ente.

Prerequisiti

Prima di procedere verificare di:

• Disporre dei permessi di accesso alla sezione Anagrafiche del Management Portal.
• Conoscere la denominazione da assegnare alla lista.
• Verificare che i contatti da inserire siano già presenti nell'anagrafica dei contatti.

Informazioni sui campi

Descrizione

Contiene la denominazione della lista. È il testo con cui la lista viene identificata nell'elenco delle liste di contatti: conviene utilizzare un nome parlante, riferito all'ufficio, all'ente o al procedimento a cui la lista si riferisce.

Contatti

Sono gli elementi dell'anagrafica associati alla lista: diventeranno i destinatari proposti quando la lista viene utilizzata per una spedizione PEC. Il pannello di selezione consente di scegliere più contatti prima di confermare l'inserimento.

Informazioni generali

• Modulo: Management Portal
• Funzionalità: Anagrafiche - Liste di contatti
• Ruolo richiesto: Amministratore
• Tempo medio: 2-4 minuti

Procedura

Risultato atteso

Al termine della procedura il sistema:

• registra la nuova lista nell'anagrafica Liste di contatti;
• rende la lista disponibile nell'elenco delle liste;
• associa alla lista i contatti selezionati;
• aggiorna la composizione della lista dopo ogni aggiunta o rimozione;
• rende la lista selezionabile come destinatario per l'invio tramite PEC di Protocolli, Repertori e Atti;
• registra l'operazione nel sistema.

Domande frequenti

A cosa servono le liste di contatti?

Le liste di contatti vengono utilizzate come destinatario collettivo per l'invio tramite PEC di Protocolli, Repertori e Atti: selezionando la lista si evita di indicare uno per uno i singoli destinatari.

Dove si creano le liste di contatti?

Nel Management Portal, alla voce di menu "Anagrafiche" > "Liste di contatti".

Posso aggiungere più contatti in una sola operazione?

Sì. Il pannello di selezione consente di scegliere più contatti prima di confermare l'inserimento.

Perché la lista appena creata non compare nell'elenco?

L'elenco potrebbe non essere ancora stato ricaricato: utilizzare il pulsante "Aggiorna".

Posso aggiungere contatti ad una lista già esistente?

Sì. È sufficiente selezionare la lista nell'elenco e utilizzare il pulsante "Aggiungi contatti".

Come rimuovo un contatto da una lista?

Aprendo il menu del contatto all'interno della lista, scegliendo la voce "Rimuovi" e confermando l'operazione.

Rimuovendo un contatto dalla lista viene eliminato dall'anagrafica?

No. Viene rimossa soltanto l'associazione con quella lista: il contatto resta disponibile nell'anagrafica dei contatti.

Il campo Descrizione è obbligatorio?

Sì. È il dato con cui la lista viene identificata nell'elenco delle liste di contatti.

Quali autorizzazioni servono per gestire le liste?

È necessario disporre dei privilegi di accesso alla sezione Anagrafiche del Management Portal.

Risoluzione problemi

La lista appena creata non compare nell'elenco

Possibile causa

L'elenco delle liste non è stato ricaricato dopo la conferma.

Soluzione

Cliccare sul pulsante "Aggiorna" e ripetere la ricerca della lista.

Il contatto desiderato non compare tra quelli selezionabili

Possibile causa

Il contatto non è ancora presente nell'anagrafica dei contatti.

Soluzione

Inserire il contatto nell'anagrafica e ripetere l'operazione di aggiunta alla lista.

Non riesco a confermare la creazione della lista

Possibile causa

Il campo Descrizione non è stato compilato.

Soluzione

Inserire la denominazione della lista e confermare nuovamente.

Non riesco ad accedere alla voce "Liste di contatti"

Possibile causa

L'utente corrente non dispone dei permessi sulla sezione Anagrafiche.

Soluzione

Verificare di possedere le autorizzazioni amministrative necessarie sul Management Portal.

Terminologia correlata

Questa procedura può essere utilizzata anche per:

• Creare una lista di contatti
• Creare un elenco di destinatari PEC
• Aggiungere contatti ad una lista
• Rimuovere un contatto da una lista
• Gestire le liste di distribuzione
• Modificare la composizione di una lista
• Preparare i destinatari per l'invio di un protocollo via PEC
• Creare un gruppo di destinatari riutilizzabile
• Inviare un repertorio o un atto a più destinatari