Scopo
Questa procedura consente di associare un utente esistente ad uno o più gruppi applicativi all'interno del Management Portal di Docsuite Next.
Una volta assegnato ad un gruppo, l'utente erediterà le autorizzazioni e le configurazioni previste per quel gruppo, potendo accedere alle funzionalità dell'applicativo in base ai permessi ricevuti.
Quando utilizzare questa funzionalità
Utilizzare questa procedura nei seguenti casi:
- Abilitazione di un utente all'utilizzo di specifiche funzionalità di Docsuite Next.
- Assegnazione di un nuovo dipendente ai gruppi operativi dell'organizzazione.
- Aggiornamento dei permessi di un utente già presente nel sistema.
- Associazione di un utente ad un nuovo ufficio, ruolo o struttura organizzativa.
- Configurazione iniziale di un account appena creato.
Prerequisiti
Prima di procedere verificare di:
- Disporre di privilegi amministrativi sul Management Portal.
- Conoscere l'utente da configurare.
- Conoscere il gruppo o i gruppi ai quali l'utente deve essere associato.
- Verificare che l'utente sia già presente nel database applicativo.
- Verificare che il gruppo di destinazione sia già stato creato e configurato.
Informazioni sui campi
Utente
Identifica l'account che si desidera associare ad uno o più gruppi applicativi.
Gruppo
Identifica un insieme di autorizzazioni e configurazioni applicative assegnabili agli utenti.
Un utente può appartenere contemporaneamente a più gruppi.
Ricerca avanzata
Permette di filtrare l'elenco degli utenti disponibili utilizzando criteri aggiuntivi per facilitare l'individuazione dell'account desiderato.
Informazioni generali
- Modulo: Management Portal
- Funzionalità: Gestione utenti e gruppi
- Ruolo richiesto: Amministratore
- Tempo medio: 2-5 minuti
Procedura
1. Cliccare sulla voce di menu "Sicurezza applicativa"
2. Cliccare sulla voce di menu "Utenti"
3. Digitare il nome o parte del nome utente nella casella di ricerca
Utilizzare la funzionalità di ricerca del pannello "Gestione utenti" per trovare velocemente un utente presente nel database. In alternativa si può cercare facendo scorrere la lista.
4. Individuare l'utente nell'elenco dei risultati della ricerca
Il sistema aggiornerà in tempo reale i risultati della ricerca, in base al testo inserito nella casella
5. Cliccare sull'icona per aprire il pannello di "Ricerca avanzata"
6. Inserire altri filtri di ricerca per limitare ulteriormente i risultati
7. Cliccare sul pulsante "Applica"
8. Cliccare sull'account dell'utente
Selezionando l'utente dalla lista, si attiva la vista dell'area "Sommario"
9. Leggere le informazioni presenti nel "Sommario"
Nell'area "Sommario" sono riportate le informazioni relative all'utente selezionato
10. Selezionare la scheda "Gruppi"
Nell'area "Gruppi" viene visualizzata la lista dei gruppi a cui appartiene l'utente selezionato
11. Cliccare su "Aggiungi gruppi"
Utilizzare questa funzionalità per aggiungere l'utente ad uno o più gruppi
12. Cliccare sulla freccia per aprire il menu a tendina
Utilizzare il menu a discesa del pannello "Aggiungi gruppi" per cercare i gruppi in cui inserire l'utente. Si può anche digitare del testo nella casella, sfruttando le funzionalità di ricerca veloce che comporrà la lista dei risultati in base al testo inserito.
13. Cliccare sul nome del gruppo
Scegliere un gruppo dalla lista e cliccare sul nome per selezionarlo
14. Il sistema inserisce il nome del gruppo scelto
Il gruppo selezionato compare adesso sotto al menu a tendina ed è possibile continuare a scegliere altri gruppi e confermare tutto alla fine.
15. Cliccare sul pulsante "Conferma"
16. Verificare il corretto avviamento dell'attività di modifica richiesta
Il sistema segnala, in fondo alla pagina, l'avvio delle attività di modifica richieste, con il messaggio: "L'attività di aggiunta di utenti ai gruppi è stata avviata correttamente"
17. Il sistema registra e mostra le modifiche effettuate
Nel "Sommario" dell'utente compare il gruppo inserito negli step precedenti
Risultato atteso
Al termine della procedura il sistema:
- registra l'associazione tra l'utente e il gruppo selezionato;
- aggiorna le configurazioni dell'utente;
- rende immediatamente visibile il gruppo nella scheda Gruppi dell'utente;
- abilita l'utente alle funzionalità consentite dal gruppo assegnato;
- registra l'operazione nel sistema.
Domande frequenti
Posso assegnare un utente a più gruppi?
Sì. Un utente può appartenere contemporaneamente a più gruppi applicativi.
Quando diventano effettive le autorizzazioni del gruppo?
Le autorizzazioni diventano disponibili una volta completata correttamente l'operazione di assegnazione.
Posso rimuovere un utente da un gruppo?
Sì, purché si disponga delle autorizzazioni necessarie per modificare le appartenenze ai gruppi.
Come verifico che l'utente sia stato associato correttamente?
Verificando che il gruppo compaia nella scheda Gruppi del sommario dell'utente.
Posso assegnare gruppi ad un utente appena creato?
Sì. L'assegnazione ai gruppi rappresenta normalmente l'attività successiva alla creazione dell'utente.
Cosa succede se assegno un gruppo errato?
L'utente potrebbe ricevere autorizzazioni non corrette. In tal caso è necessario modificare l'appartenenza ai gruppi.
È necessario assegnare almeno un gruppo?
Sì. Senza l'assegnazione ad almeno un gruppo l'utente potrebbe non disporre delle autorizzazioni necessarie per utilizzare l'applicativo.
Posso cercare un gruppo digitandone il nome?
Sì. Il pannello di selezione dei gruppi supporta la ricerca rapida tramite digitazione del nome o di parte del nome del gruppo.
Risoluzione problemi
L'utente non compare nei risultati della ricerca
Possibile causa
L'utente non esiste nel sistema oppure i filtri applicati sono troppo restrittivi.
Soluzione
Verificare i criteri di ricerca utilizzati ed eventualmente rimuovere o modificare i filtri applicati.
Il gruppo desiderato non compare nella lista
Possibile causa
Il gruppo non è stato ancora creato oppure non è disponibile nel tenant selezionato.
Soluzione
Verificare la configurazione del gruppo e contattare l'amministratore applicativo se necessario.
Non riesco a completare l'associazione
Possibile causa
L'utente corrente non dispone dei privilegi necessari.
Soluzione
Verificare di possedere autorizzazioni amministrative sufficienti per la gestione degli utenti e dei gruppi.
L'utente non visualizza le funzionalità previste dal gruppo
Possibile causa
L'associazione non è stata completata correttamente oppure il gruppo non contiene le autorizzazioni attese.
Soluzione
Verificare la presenza del gruppo nel sommario dell'utente e controllare la configurazione autorizzativa del gruppo stesso.
Terminologia correlata
Questa procedura può essere utilizzata anche per:
- Assegnare un utente ad un gruppo
- Abilitare un utente
- Configurare i permessi di un utente
- Inserire un utente in un gruppo applicativo
- Associare un account ad un gruppo
- Configurare i diritti di accesso di un utente
- Gestire le appartenenze ai gruppi
- Aggiornare le autorizzazioni di un utente
- Abilitare un operatore
- Configurare un profilo applicativo
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