Docsuite Next: Management Portal - Come assegnare a un gruppo i diritti sui protocolli di un contenitore

Scopo

Questa procedura consente di assegnare a un gruppo di utenti i diritti operativi sui protocolli di un contenitore, stabilendo chi può registrare, modificare, consultare e annullare i documenti protocollati in quel contenitore.
Al termine dell'operazione gli utenti del gruppo dispongono esattamente delle facoltà attribuite e nessun'altra.

Quando utilizzare questa funzionalità

Utilizzare questa procedura nei seguenti casi:

• Abilitare un ufficio alla registrazione dei protocolli in un contenitore
• Concedere a un gruppo la sola consultazione dei documenti protocollati, senza facoltà di intervento
• Riservare a un gruppo ristretto la facoltà di annullare un protocollo
• Rivedere i diritti di un gruppo a seguito di una riorganizzazione o di un cambio di mansione
• Verificare quali facoltà sono effettivamente attribuite a un gruppo su un contenitore

Prerequisiti

Prima di procedere verificare di:

• Disporre di un profilo amministrativo abilitato all'area Sicurezza applicativa del Management Portal
• Avere già creato il contenitore su cui intervenire
• Avere già creato il gruppo di utenti a cui assegnare i diritti
• Avere definito quali facoltà devono essere attribuite al gruppo, in coerenza con le responsabilità dell'ufficio che rappresenta

Informazioni sui campi

Inserimento

Consente la registrazione di protocolli in Ingresso e in Uscita nel contenitore.

Modifica

Consente di editare le note, aggiungere annessi e assegnare autorizzazioni sui protocolli del contenitore.

Visualizzazione

Consente di consultare i documenti protocollati nel contenitore.

Sommario

Consente di accedere ai metadati della registrazione, ossia alla scheda riepilogativa del protocollo.

Annullamento

Consente di eseguire la procedura che imposta un protocollo in stato di annullato.

Informazioni generali

• Modulo: Management Portal
• Sezione: Sicurezza applicativa > Contenitori > Sommario del contenitore, gruppi associati
• Profilo richiesto: utente con diritti amministrativi sulla Sicurezza applicativa
• Ambito di applicazione: i diritti valgono per il gruppo selezionato e per il solo contenitore su cui vengono impostati
• Diritti disponibili: Inserimento, Modifica, Visualizzazione, Sommario, Annullamento
• Modalità di attribuzione: i diritti sono indipendenti fra loro e si attivano singolarmente

Procedura

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Risultato atteso

Al termine della procedura il sistema:

• Attribuisce al gruppo selezionato i diritti impostati sul contenitore
• Rende le facoltà operative per tutti gli utenti appartenenti al gruppo
• Espone nel Sommario del contenitore i diritti attivi per ciascun gruppo associato
• Impedisce agli utenti del gruppo le operazioni corrispondenti ai diritti non attribuiti

Domande frequenti

I diritti si assegnano all'utente o al gruppo?

Al gruppo. Gli utenti ereditano le facoltà dal gruppo di appartenenza: per modificare ciò che un singolo utente può fare occorre agire sul gruppo, oppure spostare l'utente in un gruppo diverso.

Che differenza c'è fra "Visualizzazione" e "Sommario"?

Visualizzazione consente di consultare i documenti protocollati, ossia il contenuto. Sommario consente di accedere ai metadati della registrazione. Sono diritti indipendenti: un gruppo può avere accesso alla scheda del protocollo senza poterne aprire i documenti.

Il diritto di "Modifica" consente di cambiare il contenuto di un protocollo?

No. Consente di editare le note, aggiungere annessi e assegnare autorizzazioni. Il documento protocollato e i dati di registrazione non sono modificabili.

Perché "Annullamento" è un diritto separato?

Perché l'annullamento di un protocollo è un'operazione con rilevanza archivistica. Tenerla distinta consente di riservarla a un numero ristretto di utenti anche all'interno di uffici che registrano quotidianamente.

I diritti valgono su tutti i contenitori?

No. I diritti impostati valgono per il solo contenitore su cui sono stati assegnati. Per attribuire al gruppo le stesse facoltà su un altro contenitore occorre ripetere la procedura su quel contenitore.

Dove si verificano i diritti attivi di un gruppo?

Nel Sommario del contenitore, in corrispondenza del gruppo associato, oppure nel Sommario del gruppo navigando nelle apposite schede.

Risoluzione problemi

Il gruppo non compare fra quelli associati al contenitore

Possibile causa

Il gruppo non è stato associato al contenitore.

Soluzione

Associare il gruppo al contenitore e ripetere l'assegnazione dei diritti.

Un utente del gruppo non riesce a registrare protocolli

Possibile causa

Al gruppo non è stato attribuito il diritto di Inserimento sul contenitore, oppure l'utente non appartiene al gruppo su cui i diritti sono stati impostati.

Soluzione

Verificare i diritti attivi per il gruppo sul contenitore e controllare l'effettiva appartenenza dell'utente a quel gruppo.

Un utente vede la scheda del protocollo ma non riesce ad aprire il documento

Possibile causa

Al gruppo è stato attribuito il diritto di Sommario ma non quello di Visualizzazione.

Soluzione

Attivare anche il diritto di Visualizzazione sul contenitore, se coerente con le responsabilità dell'ufficio.

Il comando "Modifica autorizzazioni" non è disponibile

Possibile causa

L'utente non dispone di un profilo abilitato all'area Sicurezza applicativa del Management Portal.

Soluzione

Richiedere all'amministratore di sistema l'abilitazione al profilo amministrativo necessario.

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Terminologia correlata

Questa procedura può essere utilizzata anche per:

• Abilitare un ufficio alla protocollazione
• Assegnare le autorizzazioni di protocollo a un gruppo
• Limitare la consultazione dei protocolli di un contenitore
• Riservare l'annullamento dei protocolli a utenti specifici
• Configurare i permessi di un gruppo su un contenitore