Docsuite Next: Management Portal - Come creare un nuovo Security Group ed aggiungere/eliminare utenti

Scopo

Questa procedura consente di creare un nuovo Security Group nel Management Portal di Docsuite Next e di gestirne la composizione, aggiungendo o rimuovendo utenti.
Al termine dell'operazione il gruppo sarà disponibile per essere associato alle risorse documentali dell'applicativo e gli utenti che ne fanno parte erediteranno le autorizzazioni previste per quel gruppo.

Quando utilizzare questa funzionalità

Utilizzare questa procedura nei seguenti casi:

• Creare un gruppo di sicurezza per un ufficio o una struttura organizzativa.
• Predisporre un gruppo da associare successivamente ai contenitori e alle altre risorse documentali.
• Aggiungere uno o più utenti ad un gruppo già esistente.
• Rimuovere dal gruppo un utente che ha cambiato ruolo o ha lasciato l'ente.
• Configurare i permessi di un gruppo di lavoro appena costituito.

Prerequisiti

Prima di procedere verificare di:

• Disporre di privilegi amministrativi sul Management Portal.
• Conoscere la denominazione da assegnare al gruppo.
• Verificare che gli utenti da inserire siano già presenti nel database applicativo.
• Conoscere l'UPN degli utenti da associare al gruppo.

Informazioni sui campi

Nome del gruppo

Contiene la denominazione con cui il Security Group viene identificato nel pannello "Gestione gruppi". Conviene utilizzare un nome parlante, riferito all'ufficio o alla funzione a cui il gruppo corrisponde.

Utenti

Sono gli account associati al gruppo. Nel pannello "Aggiungi utenti" gli utenti vengono individuati e selezionati tramite l'UPN (User Principal Name), normalmente espresso nel formato e-mail.

Informazioni generali

• Modulo: Management Portal
• Funzionalità: Sicurezza applicativa - Gruppi
• Ruolo richiesto: Amministratore
• Tempo medio: 3-5 minuti

Procedura

Risultato atteso

Al termine della procedura il sistema:

• registra il nuovo gruppo di sicurezza nel database applicativo;
• avvia l'attività di creazione del gruppo segnalandola in fondo alla pagina;
• rende il gruppo disponibile nella lista del pannello Gestione gruppi;
• associa al gruppo gli utenti selezionati e li mostra nel Sommario;
• aggiorna la composizione del gruppo dopo ogni aggiunta o rimozione;
• consente la successiva associazione del gruppo alle risorse documentali dell'applicativo.

Domande frequenti

Che cos'è un Security Group?

È un insieme di utenti al quale vengono associate le autorizzazioni sulle risorse documentali dell'applicativo. Gli utenti che appartengono al gruppo ereditano i permessi configurati per quel gruppo.

Posso aggiungere più utenti in una sola operazione?

Sì. Nel pannello "Aggiungi utenti" è possibile selezionare più utenti in sequenza e confermarli tutti insieme.

Come verifico che il gruppo sia stato creato?

Controllando il messaggio di conferma in fondo alla pagina e cercando il gruppo nel pannello "Gestione gruppi".

L'utente che devo aggiungere non compare nella lista: cosa faccio?

L'utente deve essere già presente nel database applicativo. Occorre prima crearlo tramite la procedura di inserimento di un nuovo utente, quindi ripetere l'associazione al gruppo.

Come rimuovo un utente da un gruppo?

Aprendo il menu dei tre puntini sulla riga dell'utente nel Sommario del gruppo, scegliendo la voce "Rimuovi" e confermando l'operazione.

Rimuovendo un utente dal gruppo viene eliminato dall'applicativo?

No. Viene rimossa soltanto l'appartenenza a quel gruppo: l'utente resta presente nel database applicativo e perde unicamente le autorizzazioni che derivavano dal gruppo.

Un utente può appartenere a più gruppi?

Sì. Un utente può appartenere contemporaneamente a più gruppi applicativi e ne cumula le autorizzazioni.

Quando diventano effettive le autorizzazioni del gruppo?

Le autorizzazioni diventano disponibili una volta completata correttamente l'operazione di associazione.

Dove si assegnano i diritti del gruppo su contenitori, settori e classificatore?

I diritti di un gruppo su contenitori, settori e classificatore possono essere assegnati anche dal Sommario del gruppo, navigando nelle apposite schede. In alternativa si configurano partendo dalla singola risorsa, ad esempio dal contenitore su cui si vogliono concedere i permessi.

Risoluzione problemi

Il gruppo appena creato non compare nella lista

Possibile causa

L'attività di creazione non è ancora stata completata dal sistema oppure i criteri di ricerca sono troppo restrittivi.

Soluzione

Verificare il messaggio di avvio dell'attività in fondo alla pagina e ripetere la ricerca nel pannello "Gestione gruppi".

L'utente desiderato non compare tra quelli selezionabili

Possibile causa

L'utente non è ancora presente nel database applicativo.

Soluzione

Creare l'utente e ripetere l'operazione di aggiunta al gruppo.

L'utente rimosso compare ancora nel Sommario del gruppo

Possibile causa

L'attività di rimozione non è ancora stata completata dal sistema oppure la vista non è stata aggiornata.

Soluzione

Verificare il messaggio di avvio dell'attività in fondo alla pagina e ricaricare il Sommario del gruppo.

Non riesco ad accedere alla voce "Sicurezza applicativa"

Possibile causa

L'utente corrente non dispone dei privilegi amministrativi sul Management Portal.

Soluzione

Verificare di possedere le autorizzazioni necessarie per la gestione di utenti e gruppi.

Terminologia correlata

Questa procedura può essere utilizzata anche per:

• Creare un gruppo di sicurezza
• Creare un Security Group
• Aggiungere utenti ad un gruppo
• Rimuovere un utente da un gruppo
• Eliminare un utente da un Security Group
• Gestire i gruppi applicativi
• Configurare un gruppo di lavoro
• Abilitare un ufficio all'utilizzo dell'applicativo
• Gestire le appartenenze ai gruppi di sicurezza