Scopo
Questa procedura consente di creare un nuovo settore nel Management Portal, associandovi gli indirizzi email di notifica, le caselle PEC utilizzabili dai suoi utenti e i gruppi abilitati a operare su di esso.
Al termine dell'operazione il settore è disponibile nel sistema e può essere selezionato nelle registrazioni documentali e nelle assegnazioni.
Quando utilizzare questa funzionalità
Utilizzare questa procedura nei seguenti casi:
- Censire in DocSuite Next una nuova struttura organizzativa, un ufficio o un servizio
- Riorganizzare l'articolazione interna dell'ente o dell'azienda a seguito di una riorganizzazione
- Predisporre il settore destinatario delle notifiche email relative ai documenti di competenza
- Rendere disponibili a un gruppo di utenti una o più caselle PEC
Prerequisiti
Prima di procedere verificare di:
- Disporre di un profilo amministrativo abilitato all'area Sicurezza applicativa del Management Portal
- Avere già configurato in DocSuite Next le caselle PEC da rendere disponibili al settore
- Avere già creato i gruppi di utenti da associare al settore, se si intende collegarli in fase di creazione
- Avere definito la denominazione del settore e l'eventuale codice servizio da attribuirgli
Informazioni sui campi
Nome
Campo obbligatorio. Denominazione del settore, utilizzata in tutti i punti dell'applicativo in cui il settore viene proposto o selezionato.
Campo facoltativo. Gli indirizzi email inseriti sono quelli utilizzati dal sistema come destinatari delle notifiche email indirizzate al settore.
Codice servizio
Campo facoltativo. Se compilato può risultare utile nelle ricerche. Un esempio di utilizzo è l'inserimento del codice aziendale della struttura o dell'ufficio rappresentato dal settore.
Caselle PEC
Campo facoltativo a selezione multipla. Determina quali caselle PEC sono rese disponibili agli utenti del settore. Dopo la scelta della prima casella è possibile aggiungerne altre dal medesimo menu a tendina.
Gruppi
Elenco dei gruppi di utenti associati al settore. L'associazione può essere effettuata in fase di creazione oppure in un momento successivo, dal Sommario del settore.
Autorizzazioni
Diritti attribuiti a ciascun gruppo associato al settore, distinti per tipologia di unità documentale. Si impostano dal pannello Mostra autorizzazioni del gruppo selezionato.
Informazioni generali
- Modulo: Management Portal
- Sezione: Sicurezza applicativa > Settori
- Profilo richiesto: utente con diritti amministrativi sulla Sicurezza applicativa
- Modalità di esecuzione: l'operazione viene avviata in modo asincrono e il sistema ne segnala l'avvio con un messaggio a fondo pagina
- Campi obbligatori: Nome
- Associazione dei gruppi: facoltativa in fase di creazione, sempre modificabile in seguito
Procedura
1. Cliccare sulla voce di menu "Sicurezza applicativa"
2. Cliccare sulla voce di menu "Settori"
Il sistema apre l'elenco dei settori già censiti.
3. Cliccare sul pulsante "Aggiungi"
Il sistema apre il pannello Aggiungi settori.
4. Compilare il campo "Nome"
Inserire la denominazione del settore. Il campo è obbligatorio.
5. Compilare il campo "Email"
Dato facoltativo. Gli indirizzi email inseriti saranno utilizzati dal sistema come destinatari delle notifiche email indirizzate al settore.
6. Compilare il campo "Codice servizio"
Dato facoltativo. Se compilato può risultare utile nelle ricerche. Un esempio di utilizzo è l'inserimento del codice aziendale della struttura o dell'ufficio rappresentato dal settore.
7. Aprire il menu a tendina di selezione delle caselle PEC
Dato facoltativo. Selezionare le eventuali caselle PEC che devono essere rese disponibili agli utenti del settore.
8. Controllare che il sistema abbia inserito la casella PEC
Una volta scelta una casella PEC è possibile aggiungere altri indirizzi dal medesimo menu a tendina.
9. Cliccare sul pulsante "Aggiungi gruppi"
Questa funzionalità permette di associare i gruppi di utenti al settore in fase di creazione. Se non si desidera farlo ora, sarà comunque possibile aggiungere i gruppi in seguito dal Sommario del settore.
10. Individuare il gruppo tramite la casella di ricerca
Utilizzare la funzionalità di ricerca del pannello Gruppi per trovare velocemente un gruppo presente nel database. In alternativa è possibile scorrere la lista.
11. Cliccare su "Mostra autorizzazioni"
Il sistema espone i diritti attribuibili al gruppo selezionato.
12. Selezionare i diritti da assegnare al gruppo
Scegliere quali diritti assegnare al gruppo per le varie tipologie di unità documentale.
13. Cliccare sul pulsante "Conferma" del pannello Gruppi
Il gruppo, con le autorizzazioni impostate, viene associato al settore in creazione.
14. Cliccare sul pulsante "Conferma" del pannello Aggiungi settori
Il sistema avvia la creazione del settore.
15. Verificare l'avvio dell'attività di creazione
Il sistema segnala, in fondo alla pagina, l'avvio delle attività richieste con il messaggio L'attività di creazione del settore è stata avviata correttamente.
16. Verificare il settore dal suo Sommario
Dal Sommario del settore appena creato è possibile verificare che le informazioni inserite siano corrette e gestire le autorizzazioni per i gruppi di utenti collegati.
Risultato atteso
Al termine della procedura il sistema:
- Avvia l'attività di creazione del settore e ne segnala l'avvio con un messaggio a fondo pagina
- Rende il settore disponibile nell'elenco Sicurezza applicativa > Settori
- Associa al settore gli indirizzi email, le caselle PEC e i gruppi indicati, con le relative autorizzazioni
- Espone il Sommario del settore, dal quale è possibile verificare i dati e gestire le autorizzazioni dei gruppi
- Rende il settore selezionabile nelle registrazioni e nelle assegnazioni documentali
Domande frequenti
Quali campi sono obbligatori?
Solo il campo Nome. Email, Codice servizio, caselle PEC e gruppi sono dati facoltativi e possono essere integrati in un momento successivo.
A cosa serve il campo "Email" del settore?
Gli indirizzi inseriti sono utilizzati dal sistema come destinatari delle notifiche email indirizzate al settore. Non sostituiscono gli indirizzi dei singoli utenti.
È obbligatorio associare i gruppi in fase di creazione?
No. L'associazione dei gruppi può essere effettuata successivamente dal Sommario del settore, dove si gestiscono anche le relative autorizzazioni.
È possibile associare più caselle PEC allo stesso settore?
Sì. Dopo aver scelto la prima casella è possibile aggiungerne altre dal medesimo menu a tendina.
Il settore è disponibile subito dopo la conferma?
La creazione viene eseguita come attività asincrona: il sistema ne conferma l'avvio e il settore risulta disponibile al completamento dell'elaborazione.
Risoluzione problemi
La voce di menu "Settori" non è visibile
Possibile causa
L'utente non dispone di un profilo abilitato all'area Sicurezza applicativa del Management Portal.
Soluzione
Richiedere all'amministratore di sistema l'abilitazione al profilo amministrativo necessario.
Il pannello "Aggiungi settori" non consente la conferma
Possibile causa
Il campo Nome non è stato compilato.
Soluzione
Compilare il campo Nome e ripetere la conferma.
Il menu a tendina non propone alcuna casella PEC
Possibile causa
Non sono state configurate caselle PEC nell'installazione, oppure le caselle esistenti non sono rese disponibili al Management Portal.
Soluzione
Verificare con l'amministratore la configurazione delle caselle PEC e procedere alla creazione del settore senza indicarle, aggiungendole in un momento successivo.
Il settore non compare nell'elenco dopo la conferma
Possibile causa
L'attività asincrona di creazione non è ancora stata completata.
Soluzione
Attendere il completamento dell'elaborazione e aggiornare l'elenco dei settori. Se il settore continua a non comparire, verificare la presenza di segnalazioni di errore e contattare il supporto.
Terminologia correlata
Questa procedura può essere utilizzata anche per:
- Censire un ufficio o una struttura organizzativa in DocSuite Next
- Creare una unità organizzativa
- Associare una casella PEC a un ufficio
- Abilitare un gruppo di utenti su un settore
- Configurare i destinatari delle notifiche email di un settore
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