Docsuite Next: Management Portal - Come assegnare a un gruppo i diritti sui protocolli di un contenitore

Scopo

Questa procedura consente di assegnare a un gruppo di utenti i diritti operativi sui protocolli di un contenitore, stabilendo chi può registrare, modificare, consultare, annullare e spostare di contenitore i documenti protocollati.
Al termine dell'operazione gli utenti del gruppo dispongono esattamente delle facoltà attribuite e nessun'altra.

Quando utilizzare questa funzionalità

Utilizzare questa procedura nei seguenti casi:

• Abilitare un ufficio alla registrazione dei protocolli in un contenitore
• Concedere a un gruppo la sola consultazione dei documenti protocollati, senza facoltà di intervento
• Riservare a un gruppo ristretto la facoltà di annullare un protocollo o di spostarlo di contenitore
• Rivedere i diritti di un gruppo a seguito di una riorganizzazione o di un cambio di mansione
• Verificare quali facoltà sono effettivamente attribuite a un gruppo su un contenitore

Prerequisiti

Prima di procedere verificare di:

• Disporre di un profilo amministrativo abilitato all'area Sicurezza applicativa del Management Portal
• Avere già creato il contenitore su cui intervenire
• Avere già creato il gruppo di utenti a cui assegnare i diritti
• Avere definito quali facoltà devono essere attribuite al gruppo, in coerenza con le responsabilità dell'ufficio che rappresenta

Informazioni sui campi

Inserimento

Abilita il gruppo specificato a creare nuovi protocolli nel contenitore, in Ingresso e in Uscita.

Modifica

Consente di modificare i campi modificabili di una registrazione di protocollo — Note, Assegnatario, Categoria di servizio — e di eliminare un settore autorizzato.

Sommario

Consente di visualizzare i metadati della registrazione di protocollo.

Visualizzazione

Permette di vedere l'intera catena documentale.

Annullamento

Consente di annullare un protocollo. Il protocollo viene impostato in uno stato di annullato ma non viene fisicamente cancellato.

Amministrazione

Dà la possibilità di cambiare il contenitore del protocollo. Si vedranno solo i contenitori su cui si ha diritto di modifica.

Informazioni generali

• Modulo: Management Portal
• Funzionalità: Sicurezza applicativa - Autorizzazioni sui contenitori
• Ruolo richiesto: Amministratore
• Tempo medio: 1-2 minuti

Procedura

Risultato atteso

Al termine della procedura il sistema:

• Attribuisce al gruppo selezionato i diritti impostati sul contenitore
• Rende le facoltà operative per tutti gli utenti appartenenti al gruppo
• Espone nel Sommario del contenitore i diritti attivi per ciascun gruppo associato
• Impedisce agli utenti del gruppo le operazioni corrispondenti ai diritti non attribuiti

Domande frequenti

I diritti si assegnano all'utente o al gruppo?

Al gruppo. Gli utenti ereditano le facoltà dal gruppo di appartenenza: per modificare ciò che un singolo utente può fare occorre agire sul gruppo, oppure spostare l'utente in un gruppo diverso.

Quali diritti è possibile attribuire su un contenitore?

Sei: Inserimento, Modifica, Sommario, Visualizzazione, Annullamento e Amministrazione. Ogni diritto si attiva singolarmente per ciascun gruppo e i diritti sono indipendenti fra loro.

Che cosa consente esattamente il diritto di "Modifica"?

Di intervenire sui campi modificabili di una registrazione già effettuata — Note, Assegnatario e Categoria di servizio — e di eliminare un settore autorizzato. I dati di registrazione del protocollo non rientrano fra i campi modificabili.

Che differenza c'è fra "Visualizzazione" e "Sommario"?

Visualizzazione permette di vedere l'intera catena documentale. Sommario consente di accedere ai metadati della registrazione. Sono diritti indipendenti: un gruppo può avere accesso alla scheda del protocollo senza poterne aprire i documenti.

A cosa serve il diritto di "Amministrazione"?

Consente di cambiare il contenitore di un protocollo già creato. È un diritto di introduzione recente. Chi lo possiede vede, come destinazione, soltanto i contenitori su cui dispone a sua volta del diritto di modifica.

Perché "Annullamento" è un diritto separato?

Perché l'annullamento di un protocollo è un'operazione con rilevanza archivistica. Tenerla distinta consente di riservarla a un numero ristretto di utenti anche all'interno di uffici che registrano quotidianamente. L'annullamento non cancella fisicamente il protocollo: lo imposta in stato di annullato.

I diritti valgono su tutti i contenitori?

No. I diritti impostati valgono per il solo contenitore su cui sono stati assegnati. Per attribuire al gruppo le stesse facoltà su un altro contenitore occorre ripetere la procedura su quel contenitore.

Dove si verificano i diritti attivi di un gruppo?

Nel Sommario del contenitore, in corrispondenza del gruppo associato, oppure nel Sommario del gruppo navigando nelle apposite schede.

Risoluzione problemi

Il gruppo non compare fra quelli associati al contenitore

Possibile causa

Il gruppo non è stato associato al contenitore.

Soluzione

Associare il gruppo al contenitore e ripetere l'assegnazione dei diritti.

Un utente del gruppo non riesce a registrare protocolli

Possibile causa

Al gruppo non è stato attribuito il diritto di Inserimento sul contenitore, oppure l'utente non appartiene al gruppo su cui i diritti sono stati impostati.

Soluzione

Verificare i diritti attivi per il gruppo sul contenitore e controllare l'effettiva appartenenza dell'utente a quel gruppo.

Un utente vede la scheda del protocollo ma non riesce ad aprire il documento

Possibile causa

Al gruppo è stato attribuito il diritto di Sommario ma non quello di Visualizzazione.

Soluzione

Attivare anche il diritto di Visualizzazione sul contenitore, se coerente con le responsabilità dell'ufficio.

Nel cambio contenitore non compaiono tutti i contenitori

Possibile causa

Il diritto di Amministrazione mostra come destinazione i soli contenitori su cui l'utente dispone del diritto di modifica.

Soluzione

Attribuire al gruppo il diritto di modifica anche sul contenitore di destinazione.

Il comando "Modifica autorizzazioni" non è disponibile

Possibile causa

L'utente non dispone di un profilo abilitato all'area Sicurezza applicativa del Management Portal.

Soluzione

Richiedere all'amministratore di sistema l'abilitazione al profilo amministrativo necessario.

Terminologia correlata

Questa procedura può essere utilizzata anche per:

• Abilitare un ufficio alla protocollazione
• Assegnare le autorizzazioni di protocollo a un gruppo
• Limitare la consultazione dei protocolli di un contenitore
• Riservare l'annullamento dei protocolli a utenti specifici
• Consentire lo spostamento di un protocollo in un altro contenitore
• Configurare i permessi di un gruppo su un contenitore