Docsuite PA: Tools Esterni - Come elaborare un lotto di documenti scansionati con Fast Input – GED - DocSuite PA - Dgroove Srl

Scopo

Questa procedura consente di elaborare un lotto di documenti scansionati con il tool esterno Fast Input di DocSuite PA: dare il nome ai file, creare un file XML con i metadati e separare i lotti di PDF scansionati in file distinti.

Al termine dell'operazione i file elaborati sono nella cartella di destinazione, con il nome valorizzato e, se richiesto, il file XML abbinato.

Quando utilizzare questa funzionalità

Utilizzare questa procedura nei seguenti casi:

Valorizzare il nome file di documenti scansionati a partire da un codice a barre
Creare un file XML con i metadati di ciascun documento scansionato
Separare un lotto di PDF scansionati in documenti distinti
Preparare le fatture passive cartacee per l'importazione con il tool esterno Fast Protocol Import

Prerequisiti

Prima di procedere verificare di:

Avere applicato su ogni prima pagina del documento un'etichetta con un codice a barre che contiene il valore da riconoscere (per esempio un numero fattura con anno, un seriale o un codice prodotto)
Avere i documenti scansionati in formato PDF o TIFF nella cartella sorgente
Disporre del file di configurazione XML del cliente, config_NOMECLIENTE.xml

Informazioni sui campi

Parametri di configurazione

Tipo file di input: il tipo di file da elaborare, PDF o TIFF
Cartella di input: la directory sorgente dei file
Tipo di codice: il tipo di codice a barre da riconoscere. La voce generica che include tutti i tipi è sconsigliata: il riconoscimento è più lento e può produrre effetti indesiderati, perché il tool può riconoscere i codici a barre già presenti sulla fattura originale invece di quello applicato in seguito
Tipo file di uscita: il tipo di output da ottenere, PDF o TIFF

File di configurazione XML

Altri parametri sono indicati nel file config_NOMECLIENTE.xml:

ProfilesPath: percorso dei profili (nell'esempio, Profiles)
StoragePath: percorso di destinazione dei file elaborati (nell'esempio, processed)
PrefixOutfile: eventuale prefisso del nome file
GenerateMetafile: indica se generare il file XML abbinato al file immagine (1 = sì)

Informazioni generali

Modulo: Tools Esterni
Funzionalità: Fast Input
Ruolo richiesto: Utente abilitato all'uso del tool
Tempo medio: 10-15 minuti per la configurazione

Fast Input è molto utile, per esempio, nell'elaborazione di fatture passive cartacee, insieme al tool esterno di importazione. Per l'importazione delle fatture si veda Docsuite PA: Tools Esterni - Come protocollare massivamente fatture con Fast Protocol Import.

Procedura

1. Applicare il codice a barre sui documenti

Apporre su ogni prima pagina del documento l'etichetta con il codice a barre che contiene il valore da riconoscere.

2. Indicare il tipo e la cartella dei file

Nella finestra dei parametri di configurazione indicare il tipo di file da elaborare, PDF o TIFF, e la cartella sorgente.

Parametri di configurazione di Fast Input, scheda Principale

3. Scegliere il tipo di codice a barre

Indicare il tipo di codice a barre da utilizzare, evitando la voce generica che include tutti i tipi.

Parametri di configurazione di Fast Input, scheda Codice a barre

4. Scegliere il tipo di file di uscita

Indicare il tipo di output da ottenere, PDF o TIFF.

Parametri di configurazione di Fast Input, scheda Archiviazione

5. Completare il file di configurazione XML

Nel file config_NOMECLIENTE.xml indicare il percorso di destinazione dei file elaborati, l'eventuale prefisso del file e se generare il file XML abbinato al file immagine.

<ProfilesPath>Profiles</ProfilesPath>
<StoragePath>processed</StoragePath>
<PrefixOutfile></PrefixOutfile>
<GenerateMetafile>1</GenerateMetafile>

Risultato atteso

Al termine della procedura il sistema:

elabora il lotto di documenti scansionati e valorizza il nome file dal codice a barre
separa i lotti di PDF scansionati in documenti distinti
deposita i file elaborati nel percorso di destinazione indicato
genera il file XML con i metadati, se GenerateMetafile è impostato a 1

Domande frequenti

A che cosa serve Fast Input?

Elabora un lotto di documenti scansionati: valorizza il nome file, crea un file XML con i metadati e separa i lotti di PDF scansionati in file distinti.

Che cosa serve sui documenti per poterli elaborare?

Un'etichetta con un codice a barre sulla prima pagina di ogni documento, con il valore da riconoscere.

Che valore può contenere il codice a barre?

Per esempio un numero fattura con anno, un seriale o un codice prodotto.

Quali tipi di file posso elaborare?

PDF o TIFF, sia in ingresso sia in uscita.

Perché non conviene lasciare il tipo di codice generico?

Il riconoscimento è più lento e il tool potrebbe riconoscere i codici a barre già presenti sulla fattura originale invece di quello applicato in seguito.

Dove si indica la destinazione dei file elaborati?

Nel file di configurazione XML, con il parametro StoragePath.

Come si decide se generare il file XML?

Con il parametro GenerateMetafile del file di configurazione: con valore 1 viene generato il file XML abbinato al file immagine.

Risoluzione problemi

Il tool riconosce un codice a barre sbagliato

Possibile causa

È selezionata la voce generica che include tutti i tipi di codice, e il tool riconosce un codice a barre già presente sulla fattura originale.

Soluzione

Indicare nei parametri il tipo di codice a barre dell'etichetta applicata.

Non viene generato il file XML con i metadati