Scopo
Questa procedura consente di importare automaticamente dati e documenti in un archivio di DocSuite PA con il tool esterno Fast Protocol Import, a partire da file PDF con nome parlante oppure da un file Excel in formato xlsx.
Al termine dell'operazione i documenti sono inseriti nell'archivio con i metadati indicati.
Quando utilizzare questa funzionalità
Utilizzare questa procedura nei seguenti casi:
- Caricare in un archivio molti documenti PDF il cui nome contiene i metadati
- Caricare in un archivio documenti descritti da un file Excel che ne riporta i metadati e il percorso
- Configurare un nuovo profilo di importazione, per esempio per uno storico di delibere o per i cedolini
Prerequisiti
Prima di procedere verificare di:
- Avere in DocSuite l'archivio di destinazione
- Conoscere i metadati dell'archivio e il loro ordine
- Disporre dei file PDF con nome parlante, oppure del file Excel compilato
- Poter modificare il file di configurazione params.json
Informazioni sui campi
Origine dei dati
Le fonti dei dati possono essere file PDF con nome parlante oppure un file Excel in formato xlsx.
PDF con nome parlante
Il tool va configurato indicando l'ordine dei metadati all'interno del nome del file. I metadati sono separati tra loro da un carattere jolly, per esempio -, ; o |.
File Excel
La prima riga del foglio riporta i metadati disponibili nell'archivio. L'ultima colonna è un metadato chiamato documento, nel quale si indica il file da importare con il percorso completo (per esempio C:\IMPORT\IMMAGINI\CVBIANCHI.PDF). È consigliabile definire nel file Excel tutti i campi presenti nell'archivio.
File di configurazione params.json
La configurazione dei parametri si vede dall'interfaccia utente, ma per modificarla o implementarla è consigliabile intervenire direttamente sul file params.json. Ogni profilo di importazione contiene, fra gli altri, questi parametri:
- NomeArchivio: l'archivio di destinazione
- DirectoryImport: la cartella da cui si importano i file
- MetadataFromFile: true se i metadati si ricavano dal nome del file
- MetadataFromExcel: true se i metadati si ricavano dal file Excel
- MetadataFromFileSplitChar: il carattere che separa i metadati nel nome del file
- MetadataFromFilePosition: lo schema del nome del file, per esempio {0}_{1}_{2}_{3}_{4}_{5}.pdf
- Metadatas: l'elenco ordinato dei metadati
- NullableMetadatas: i metadati presenti nell'archivio che possono mancare nella sorgente da importare
Nel file compaiono anche NomeRiversamento, Oggetto e DirectoryDrop.
Esempio di profilo da nomi file
{
"NomeRiversamento": "BUSTE PAGA",
"NomeArchivio": "BUSTE PAGA",
"Oggetto": "BUSTE PAGA FPI",
"DirectoryImport": "e:\\Imports",
"DirectoryDrop": "",
"MetadataFromFile": true,
"MetadataFromExcel": false,
"MetadataFromFileSplitChar": "_",
"MetadataFromFilePosition": "{0}_{1}_{2}_{3}_{4}_{5}.pdf",
"Metadatas": {
"0": "Codice Azienda",
"1": "Anno",
"2": "Mensilità",
"3": "Codice Dipendente",
"4": "Codice fiscale",
"5": "Nome Cognome"
},
"NullableMetadatas": {
"0": "Consegnato"
}
}
Un profilo da Excel ha MetadataFromFile a false e MetadataFromExcel a true; in Metadatas si elencano i metadati, per esempio quelli di un archivio di atti storici.
Informazioni generali
- Modulo: Tools Esterni
- Funzionalità: Fast Protocol Import - Archivi
- Ruolo richiesto: Utente abilitato all'uso del tool
- Tempo medio: 15-30 minuti per la configurazione di un profilo
Per importare fatture nel Protocollo si veda Docsuite PA: Tools Esterni - Come protocollare massivamente fatture con Fast Protocol Import.
Procedura
1. Preparare l'archivio e la sorgente dati
Verificare che l'archivio esista in DocSuite e preparare i file PDF con nome parlante oppure il file Excel.
2. Configurare l'importazione da PDF con nome parlante
In params.json indicare l'archivio e la cartella, impostare MetadataFromFile a true, il carattere separatore e lo schema del nome del file, poi elencare i metadati in Metadatas nell'ordine in cui compaiono nel nome.
3. Configurare l'importazione da Excel
Per il file Excel, impostare MetadataFromExcel a true. Nel foglio, la prima riga riporta i metadati e l'ultima colonna, documento, il percorso completo del file da importare.
4. Indicare i metadati che possono mancare
Se un metadato presente nell'archivio non compare nella sorgente da importare, indicarlo nella sezione NullableMetadatas.
5. Avviare l'importazione
Con la configurazione salvata, eseguire l'importazione dal tool.
Risultato atteso
Al termine della procedura il sistema:
- inserisce nell'archivio i documenti della sorgente indicata
- valorizza i metadati dal nome del file o dal file Excel
- non importa un documento se manca un metadato che non è indicato in NullableMetadatas
Domande frequenti
Da quali sorgenti posso importare?
Da file PDF con nome parlante oppure da un file Excel in formato xlsx.
Che cos'è un nome parlante?
Un nome file che contiene i metadati del documento, separati da un carattere jolly come -, ; o |.
Che cosa va nell'ultima colonna del file Excel?
Il metadato documento, con il percorso completo del file da importare.
Devo indicare tutti i metadati dell'archivio?
È consigliabile. Se uno manca e non è indicato in NullableMetadatas, il software non importa.
Come indico un metadato che non voglio inserire nel file?
Nella sezione NullableMetadatas del file di configurazione.
Dove si modificano i parametri?
I parametri sono visibili dall'interfaccia utente, ma è consigliabile modificarli direttamente nel file params.json.
Che cosa serve prima di importare?
La presenza in DocSuite dell'archivio di destinazione.
Risoluzione problemi
Il software non importa i documenti
Possibile causa
Nella sorgente manca uno dei metadati dell'archivio e il metadato non è indicato in NullableMetadatas.
Soluzione
Aggiungere il metadato alla sorgente, oppure indicarlo in NullableMetadatas nel file params.json.
Terminologia correlata
Questa procedura può essere utilizzata anche per:
- Importare documenti in un archivio da Excel
- Riversare documenti PDF in un archivio
- Configurare params.json
- Importare uno storico di documenti
- Usare Fast Protocol Import per gli archivi
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