Docsuite PA: Tools Esterni - Come protocollare e inviare massivamente documenti con Fast Protocol Sender

Scopo

Questa procedura consente di protocollare massivamente una serie di documenti e di inviarli via Posteweb o casella PEC, con il tool esterno Fast Protocol Sender di DocSuite PA, tramite un Progetto di protocollazione massiva.

Al termine dell'operazione i documenti sono generati, protocollati e, se richiesto, inviati.

Quando utilizzare questa funzionalità

Utilizzare questa procedura nei seguenti casi:

• Protocollare in una sola operazione molti documenti generati da un modello Word e da un foglio Excel di dati
• Inviare i documenti protocollati ai destinatari via PEC o Posteweb
• Riprendere un Progetto interrotto o salvato

Prerequisiti

Prima di procedere verificare di:

• Avere Fast Protocol Sender installato sulla macchina dell'utente: lavora con la funzionalità di Stampa Unione di Office
• Disporre di un modello Word del documento da protocollare
• Disporre del file Excel con i dati dinamici: da sinistra, prima le colonne per la protocollazione e l'invio, poi quelle per la Stampa Unione
• Per l'invio, avere un account PEC o un account PosteWeb

Informazioni sui campi

Pulsanti della finestra principale

• Area A: creazione e recupero del file parametrico in formato XML, che definisce le specifiche del Progetto
• Area B: specifiche del Progetto (Parametri) e anteprima dei documenti creati con la Stampa Unione
• Area C: creazione dei documenti (Genera) ed eventuale firma, se richiesta
• Area D: protocollazione, invio e ripresa del Progetto, se interrotto

Finestra Parametri, prima scheda

• Nome del Progetto: identifica il Progetto
• File testo del messaggio: file in formato txt con il testo della e-mail
• Documento principale: modello Word per la Stampa Unione
• File Dati Excel: Excel parametrico per la Stampa Unione, che contiene anche le colonne per la protocollazione
• Cartella di generazione: cartella di appoggio per la generazione dei documenti

Finestra Parametri, seconda scheda

Permette di specificare, se presenti, ulteriori allegati oltre al documento principale.

Finestra Parametri, terza scheda

• Oggetto: usato sia per l'eventuale invio PEC o Posteweb sia per il Protocollo
• Mittente: il codice di ricerca del mittente; si abilita se è selezionato Aggiungi unico mittente per tutti i protocolli
• Contenitore: il contenitore del Protocollo
• Classificazione: la classificazione del Protocollo

Oltre ai campi testuali, si possono selezionare le voci:

• Aggiungi unico mittente per tutti i protocolli: i protocolli creati avranno come mittente quello indicato nel campo Mittente
• Aggiungi destinatario manuale da file dati excel: aggiunge ai destinatari del protocollo un contatto manuale, con i valori delle colonne COGNOME, NOME, INDIRIZZO RESIDENZA, COMUNE RESIDENZA e CAP del foglio Excel
• Esegui protocollazione: indica se eseguire o no la protocollazione

Finestra Parametri, quarta scheda

Si valorizza la casella mittente, che può essere un account PEC oppure un account PosteWeb.

Informazioni generali

• Modulo: Tools Esterni
• Funzionalità: Fast Protocol Sender
• Ruolo richiesto: Utente abilitato all'uso del tool
• Tempo medio: 15-30 minuti per Progetto

I protocolli creati dal tool si consultano dal Sistema: vedere la guida Docsuite PA: Tools Esterni - Come consultare i progetti elaborati con Fast Protocol Sender.

Procedura

Risultato atteso

Al termine della procedura il sistema:

• salva i parametri del Progetto in un file XML, riutilizzabile
• genera i documenti con la Stampa Unione e li mostra con l'anteprima
• protocolla i documenti, se è selezionato Esegui protocollazione
• invia i documenti via PEC o Posteweb, se si è scelto Protocolla e Invia

Domande frequenti

Che cos'è Fast Protocol Sender?

Un tool esterno al Sistema, ma integrato con esso, che protocolla massivamente documenti e li invia via Posteweb o casella PEC.

Dove si installa?

Sulla macchina dell'utente che lo utilizza.

Che cosa serve per funzionare?

Un modello Word del documento e un file Excel con i dati dinamici, perché si interfaccia con la Stampa Unione di Office.

Come devono essere ordinate le colonne dell'Excel?

Da sinistra, prima le colonne per la protocollazione e l'invio, poi quelle per la Stampa Unione.

Posso riprendere un Progetto interrotto?

Sì: i parametri sono salvati in un file XML che si può riprendere in qualsiasi momento, e l'area D comprende i pulsanti di ripresa.

Come uso un unico mittente per tutti i protocolli?

Selezionando Aggiungi unico mittente per tutti i protocolli e indicando il codice di ricerca nel campo Mittente.

Come aggiungo il destinatario dal foglio Excel?

Selezionando Aggiungi destinatario manuale da file dati excel: il foglio deve avere le colonne COGNOME, NOME, INDIRIZZO RESIDENZA, COMUNE RESIDENZA e CAP.

Posso generare i documenti senza protocollarli?

Sì, deselezionando Esegui protocollazione nella terza scheda dei Parametri.

Risoluzione problemi

Il mittente non si può indicare

Possibile causa

Il campo Mittente si abilita solo se è selezionato Aggiungi unico mittente per tutti i protocolli.

Soluzione

Selezionare la voce e indicare il codice di ricerca del mittente.

Il Progetto si è interrotto

Possibile causa

L'elaborazione si è interrotta e ha protocollato solo parte dei documenti.

Soluzione

Riprendere il Progetto con i pulsanti dell'area D.

Terminologia correlata

Questa procedura può essere utilizzata anche per:

• Protocollare massivamente documenti
• Inviare documenti in massa via PEC o Posteweb
• Fare una stampa unione con protocollazione
• Creare un Progetto di protocollazione massiva
• Usare FPS