Scopo
Questa procedura consente di protocollare massivamente fatture, attive e passive, con il tool esterno Fast Protocol Import di DocSuite PA, a partire dalle fatture nel doppio formato PDF e XML.
Al termine dell'operazione le fatture sono protocollate nel Sistema, ciascuna con il proprio documento.
Quando utilizzare questa funzionalità
Utilizzare questa procedura nei seguenti casi:
- Protocollare in una sola operazione un insieme di fatture attive o passive
- Portare nel Sistema le fatture prodotte dal gestionale dell'azienda, per la conservazione digitale della contabilità
- Importare fatture PA, che vengono inviate in automatico al Sistema di Interscambio
Prerequisiti
Prima di procedere verificare di:
- Avere Fast Protocol Import installato sulla macchina dell'utente
- Avere le fatture nel doppio formato PDF e XML: il file PDF è prodotto dal gestionale, il file XML contiene i metadati necessari alla protocollazione
- Avere formattato il file XML come previsto
Informazioni sui campi
File XML
Contiene i metadati necessari alla protocollazione della fattura, cioè del file PDF prodotto dal gestionale dell'azienda. Deve essere formattato secondo lo schema mostrato nella procedura.
Cartella Import
La cartella dalla quale Fast Protocol Import preleva le fatture da importare: vi vanno copiati i file PDF e XML.
Tipologia di documenti
Nell'interfaccia di Fast Protocol Import si seleziona la tipologia dei documenti da importare.
Protocolla
La funzione che avvia la protocollazione delle fatture presenti nella cartella.
Informazioni generali
- Modulo: Tools Esterni
- Funzionalità: Fast Protocol Import - Protocollo
- Ruolo richiesto: Utente abilitato all'uso del tool
- Tempo medio: 5-10 minuti per lotto
Fast Protocol Import è usato soprattutto da aziende private per la conservazione digitale della contabilità. Per consultare le fatture PA importate vedere la guida Docsuite PA: Tools Esterni - Come consultare le fatture PA importate con Fast Protocol Import.
Procedura
1. Formattare il file XML
Preparare per ogni fattura il file XML con i metadati, formattato come nell'esempio.
2. Copiare i file nella cartella Import
Copiare il file PDF e il file XML di ciascuna fattura nella cartella Import: Fast Protocol Import preleva da lì le fatture da importare.
3. Avviare Fast Protocol Import
Con i file nella cartella, avviare Fast Protocol Import.
4. Protocollare le fatture
Dall'interfaccia selezionare la tipologia di documenti da importare e premere Protocolla.
5. Controllare il protocollo creato
Aprire nel Sistema il protocollo di una delle fatture appena caricate.
6. Controllare il documento protocollato
Aprire il documento della fattura protocollata.
Risultato atteso
Al termine della procedura il sistema:
- protocolla ciascuna fattura della cartella Import
- associa al protocollo il documento della fattura
- per le fatture PA, invia in automatico la fattura al Sistema di Interscambio tramite PEC
Domande frequenti
Che cos'è Fast Protocol Import?
Un tool esterno al Sistema, ma integrato con esso, che protocolla massivamente una serie di documenti, in particolare fatture attive e passive.
Chi lo usa soprattutto?
Le aziende private, per la conservazione digitale della contabilità.
Dove si installa?
Sulla macchina dell'utente che lo utilizza.
In che formato servono le fatture?
In doppio formato: PDF, prodotto dal gestionale, e XML con i metadati per la protocollazione.
Dove vanno copiati i file?
Nella cartella Import, dalla quale il tool preleva le fatture.
Che cosa succede alle fatture PA?
Dopo l'importazione il tool le invia in automatico, tramite PEC, al Sistema di Interscambio.
Come consulto le fatture PA importate?
Dalle viste specifiche del modulo Protocollo, descritte nella guida sulle fatture PA.
Risoluzione problemi
Il tool non trova le fatture da importare
Possibile causa
I file PDF e XML non sono nella cartella Import.
Soluzione
Copiare i file PDF e XML nella cartella Import e riavviare Fast Protocol Import.
Terminologia correlata
Questa procedura può essere utilizzata anche per:
- Importare fatture attive e passive
- Protocollare fatture da PDF e XML
- Usare FPI per le fatture
- Portare le fatture del gestionale nel Sistema
- Conservazione digitale delle fatture
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