Impostazione archivistica

Il primo scopo della gestione documentale è quello di dare una impostazione archivistica complessiva e chiara che sia poi facilmente documentabile in modo completo e coerente nel manuale della gestione documentale dell’ente.

La seguente figura rappresenta in modo sintetico l’intera impostazione archivistica della DocSuite:

In verde sono evidenziate le unità documentarie che comprendono e realizzano il concetto di documento informatico specializzandolo nelle diverse tipologie. Le unità documentarie sono caratterizzate dalla classificazione. Le unità documentarie sono raccolte in serie e generano registri automatici (esempio la serie delle delibere e il registro di pubblicazione).

Le singole unità documentarie permettono di gestire oltre al documento principale, la raccolta degli allegati parte integrante e degli annessi / annotazioni.

Fascicoli e Pratiche permettono di gestire documenti non registrati nelle rispettive miscelanee / inserti.

Il classificatore, o titolario è posto in relazione con il massimario di scarto che definisce i tempi di conservazione delle diverse classi documentali. A livello di classificatore è anche definito il piano di fascicolazione, distinguendo tra fascicoli periodici e fascicoli di procedimento. I fascicoli relativi a persona fisica o giuridica, sono nella DocSuite trattati come viste dinamiche legate ai contatti delle diverse unità documentarie.

I fascicoli raccolgono quindi le unità documentarie afferenti alla voce di classificazione e sono dotati di miscelanea/inserti per la raccolta di annotazioni e annessi.

I fascicoli possono essere tra di loro logicamente collegati e le singole unità documentarie possono essere collegate per referenza in fascicoli di voci di classificatore distinte.

I fascicoli e le singole unità documentarie sono le componenti della cartellinatura di dossier. Il dossier è quindi un contenitore più ampio dei fascicoli che permettono quindi di essere il luogo archivistico dei workflow che coinvolgono più procedimenti amministrativi (fascicoli) in gestione a diversi settori aziendali.