Dopo le fasi di installazione e avvio dell'uso della soluzione, utilizzando l'ambiente di formazione, verrà svolta un’attività formativa volta a fornire l’appropriato livello informativo in relazione ai:
- nuovi elementi di processo e di gestione documentale (ove modificati) in linea e in piena conformità con quanto normativamente previsto in materia di protocollo informatico, documento amministrativo informatico, firme elettroniche e conservazione elettronica;
- appropriato livello di conoscenza sull’utilizzo, la gestione e l’amministrazione di tutti i moduli del sistema e del software a supporto.
L’erogazione delle attività formative sarà costituita dalle seguenti attività:
- strutturazione di percorsi formativi differenziati per gli utenti in base alle funzionalità che dovranno utilizzare e predisposizione di materiale mirato a supporto degli incontri formativi (illustrazione dei processi e dei flussi di gestione documentale gestiti con il supporto dei diversi moduli della piattaforma software, esercitazioni pratiche da effettuare con l’utilizzo della piattaforma software, illustrazione delle caratteristiche e delle funzionalità tecniche del software differenziate sulla base dei diversi moduli della piattaforma);
- condivisione dei contenuti di ciascun corso e delle modalità di erogazione con i Referenti dell’Azienda;
- gestione degli incontri con gli utenti e i tecnici del Committente sulla base del piano formativo e delle agende di dettaglio, di seguito riportate.
Le giornate formative saranno suddivise tra target utente (referenti e personale amministrativo responsabili dei processi e della gestione dei flussi documentali) e target tecnico (amministratori di Sistema e referenti dei Sistemi Informativi); per quest’ultimo dovranno essere previste almeno 2 giornate.
Con riferimento al target utente, verranno erogate sessioni formative specifiche in relazioni ai diversi moduli della piattaforma software (modulo formativo gestione dell’iter dei provvedimenti, modulo formativo gestione del protocollo informatico, modulo formativo gestione documentale).
Ciascun modulo formativo sarà caratterizzato da:
- Sezione teorica-illustrativa
- Sezione pratica
Con riferimento al target tecnico, verranno erogate sessioni formative aventi ad oggetto le caratteristiche dei moduli applicativi, le modalità di parametrizzazione e configurazione degli elementi personalizzabili, le funzioni per la creazione e gestione degli utenti e delle relative abilitazioni, l'accesso ai log di sistema, ecc.
Di seguito si riporta la strutturazione ipotizzata delle attività di formazione:
- TARGET UTENTE
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Moduli |
Descrizione del modulo |
Destinatari |
Durata |
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Modulo introduttivo |
Overview della nuova piattaforma e della nuova gestione dei processi e dei documenti con particolare enfasi sui cambiamenti procedurali e sugli impatti operativi.
Include gli aspetti di firma digitale e di uso del contrassegno informatico sulle copie analogiche di documenti informatici.
Include gli aspetti di gestione delle tematiche privacy a norma del GDPR nella gestione documentale |
Dirigenti e Responsabili di Settore
Utenti di protocollo
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2 gg (16 ore) Eventualmente frazionabile in 4 sessioni da 4 ore |
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Modulo A – Iter dei provvedimenti |
Illustrazione di dettaglio del flusso delibere e determinazioni con collegamento alla trasparenza e anticorruzione |
Segreterie delle SS e SSD e relativi Dirigenti
Affari Generali
Bilancio ed Economato / Tecnico
Responsabile della trasparenza |
2 gg (16 ore) Eventualmente frazionabile in 4 sessioni da 4 ore.
Eventuale sessione verticale sugli operatori coinvolti nella gestione della trasparenza
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Modulo B – Protocollo informatico |
Protocollo informatico, distribuzione, autorizzazione, accettazione. Uso della PEC/PEI Uso di PosteWeb Uso email
Fascicolazione e dossier
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Utenti del protocollo generale
Utenti di protocollo |
2 gg (16 ore) Eventualmente frazionabile in 4 sessioni da 4 ore.
Eventuali sessioni diversificate per operatori dell’ufficio di protocollo.
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Modulo C – Gestione documentale |
Gestione archivi
Fascicolazione
Dossier
Workflow |
Utenti della gestione documentale |
1 gg (8 ore)
Eventualmente frazionabile in 2 sessioni da 4 ore.
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Sessioni follow up in ambiente di formazione |
Sessioni da definirsi con il Committente relativamente a brevi sessioni pratiche con gli utenti operanti in ambiente di formazione al fine di chiarire i diversi dubbi sull’utilizzo pratico della soluzione |
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4 gg (32 ore)
16 sessioni di 2 ore con gruppetti di massimo 5 utenti con pc operante in ambiente di formazione. |
- TARGET TECNICO
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Descrizione |
Destinatari |
Durata |
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Illustrazione tecnica del funzionamento della piattaforma software Include i temi di formazione relativi alla configurazione, alla gestione dei gruppi di sicurezza, e al troubleshooting di primo livello applicativo. |
Referenti dei Sistemi Informativi |
2 gg (16 ore) |
Di seguito, si riporta il dettaglio dell’agenda ipotizzata per ciascun modulo e ciascuna tipologia di destinatario della formazione:
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MODULO INTRODUTTIVO |
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- La scrivania utente - Ricerca e visualizzazione documenti, copie conformi e originali, contrassegno digitale - Email e notifiche - Destinazioni, autorizzazioni, distribuzione e accettazione dei documenti - Archivi - Firme digitali |
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UTENTI - MODULO A– Iter dei provvedimenti |
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- Gestione tavoli condivisi per la redazione delle proposte di atto - Collaborazione e firme digitali - Proposta dell’atto, raccolta informazioni per la trasparenza e anticorruzione - Adozione e controllo conformità - Gestione enti di controllo (collegio sindacale, regione, …) - Pubblicazione ed esecutività - Registri con firma digitale - Stampe e lettere - Trasparenza e anticorruzione |
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UTENTI - MODULO B– Protocollo informatico |
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- Inserimento di protocollo - Classificazione / titolario e massimario di scarto - PEC/PEI - PosteWeb - Email e notifiche - Autorizzazione, distribuzione e accettazione - Fascicoli - Registro giornaliero di protocollo - Archivi e Protocollo |
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UTENTI - MODULO C– Gestione documentale |
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- Struttura archivistica della DocSuite - Archivi - Protocollo e atti come unità documentarie - Fascicoli - Dossier - Workflow, Organigramma e funzionigramma - Conservazione digitale |
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PERSONALE SISTEMI INFORMATIVI - Formazione tecnica specifica |
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- Architettura fisica - Gestione account e gruppi utenti - Servizi automatici, monitoraggio della soluzione - Problematiche ricorrenti, soluzioni - Raccolta segnalazioni e rapporti con l’assistenza |
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