Metodologia progettuale adozione e avvio

Articolazione e modalità di esecuzione della trasformazione dei servizi

La fase di avvio si articola in diverse attività che mirano a perseguire tre diversi scopi:

• La creazione di un ambiente di formazione in cui gli utenti possono sperimentare la nuova soluzione
• Una fase di analisi degli attuali flussi relativi ai procedimenti amministrativi da digitalizzare e definizione della configurazione del prodotto
• Una fase di configurazione della soluzione in ambiente di formazione per l’organigramma aziendale, il funzionigramma aziendale, i gruppi di sicurezza degli utenti, il titolario (classificatore) aziendale, il piano di fascicolazione e massimario di scarto, i flussi di versamento in conservazione digitale sia anticipata che di deposito.
• Una azione formativa ai diversi gruppi di utenti accompagnata con una fase di sperimentazione in ambiente di formazione della soluzione.

 Per nostra esperienza progettuale nella migrazione di altri enti da diverse soluzioni di gestione documentale è molto utile lasciare per un certo periodo di tempo l’ambiente di formazione a disposizione degli utenti in modo che gli stessi, anche in auto-apprendimento, possano sperimentare le funzionalità in caso di dubbi.

In modo parallelo si procede alla predisposizione dell’ambiente di produzione, comprensivo delle configurazioni iniziali, e alla fase di collaudo.

• In data certa, si provvede alla chiusura del registro di protocollo sul precedente sistema, all’avvio della protocollazione sul nuovo sistema e corrispondente versamento in conservazione digitale del registro giornaliero di protocollo in conservazione digitale
• Comunicazione all’IPA dell’avvenuto cambio del registro di protocollo (eventuale codice IPA diverso per i due registri).
• Il sistema precedente resta attivo in modalità di sola consultazione.

Nella fase immediatamente successiva si procede al versamento negli archivi di deposito della nuova soluzione dei documenti, fascicoli e

registri della precedente soluzione. Al completamento di tale riversamento si procede alla dismissione della precedente soluzione.

Rilevazione iniziale degli attuali processi amministrativi e dei flussi documentali nelle diverse strutture dell’Azienda

Al fine di contestualizzare meglio l’adozione della soluzione applicativa al contesto specifico del Committente, verrà svolto un'analisi iniziale dei processi amministrativi e dei flussi documentali, volta principalmente alla:

• rilevazione delle esigenze specifiche dei referenti e del personale amministrativo del Committente;
• identificazione delle aree di miglioramento anche in relazione alle migliori pratiche di gestione documentale di un’azienda ospedaliera e agli sviluppi normativi in corso (modifiche al CAD, recepimento del Regolamento EiDAS, etc.);
• raccolta delle indicazioni sulla gestione della trasparenza e anticorruzione, anche in relazione ai nuovi sviluppi normativi di ANAC e FOIA;
• identificazione di possibili ulteriori opportunità di digitalizzazione oltre a quelle previste nel capitolato e conseguente valutazione di fattibilità ai fini dell’implementazione.

La fase in oggetto sarà svolta tramite:

• Interviste ai referenti e al personale amministrativo dell’Ente, a seguito di predisposizione e condivisione di un apposito piano di interviste.
• Analisi degli attuali manuali, procedure e regolamenti dell’Ente, con particolare focus sul Manuale di Gestione Documentale e sul Manuale di Conservazione (documenti obbligatoriamente previsti dal DPCM 3 dicembre 2013).

Lo scopo di questa attività progettuale è propedeutica alla raccolta del catalogo dei procedimenti amministrativi, alla classificazione e raccolta dei diversi trattamenti dei documenti e flussi documentali nonché dei relativi aspetti archivistici che conducono alla redazione dei seguenti documenti:

• Manuale di gestione documentale, comprensivo del catalogo dei procedimenti amministrativi, degli aspetti di titolario di classificazione e massimario di scarto.
• Manuale della conservazione digitale nel rispetto del manuale della conservazione del conservatore accreditato, comprensivo delle indicazioni del piano di conservazione e di gestione dell’archivio corrente e di deposito.

Al termine di queste attività sarà effettuato un confronto con la direzione aziendale al fine di condividere le opportunità ed obblighi in fatto di nomine interne, ed eventualmente esterne, del responsabile della gestione documentale e del responsabile della conservazione digitale

Installazione ambiente e configurazione della nuova piattaforma software

La fase di installazione dell’ambiente e predisposizione dei server viene avviata non appena vi è conferma del contratto. Nell’ambiente sono installati due ambienti distinti ma inizialmente uguali, uno denominato “di formazione” e uno “di produzione”.

L’uso di un ambiente di formazione permette nelle fasi iniziali di verificare le diverse impostazioni, fino al collaudo completo dei flussi documentali ed in una seconda fase di rendere disponibile tale ambiente di formazione agli utenti in modo che man mano che sono formati abbiano un ambiente di prova su cui sperimentare prima di passare all’utilizzo dell’ambiente di produzione.

Una volta completata la sincronizzazione delle credenziali utente con l’Active Directory locale, si passa alla creazione dei primi gruppi applicativi di amministrazione e all’avvio dell’operatività amministrativa e utente nella DocSuite.

Definizione delle specifiche funzionali e tecniche di dettaglio della nuova piattaforma software

Sulla base di quanto emerso in fase di avvio nella definizione delle specifiche funzionali di dettaglio per l’implementazione della nuova piattaforma software differenziate per ciascuna dei moduli applicativi offerti con particolar riferimento a:

• Settori e contenitori documentali
• Organigramma e funzioni-gramma
• profili utenti e relative funzioni/abilitazioni da attribuire;
• modalità di acquisizione e firma digitale dei documenti;
• definizione degli archivi e dei metadati dei documenti;
• classificazione/massimario di scarto/fascicolazione dei documenti;
• associazioni logiche tra documenti;
• disegno dei workflow digitali;
• flusso di distribuzione e assegnazione di protocollo
• flusso atti, ruolo degli affari generali, dematerializzazione
• trasparenza e anticorruzione nel flusso atti

Collaudo

La fase di collaudo viene eseguita nell’ambiente “di formazione” in modo da poter eseguire tutti i passaggi dei flussi applicativi senza alterare i registri ufficiali. E’ facoltà del cliente individuare eventuali indirizzi di email e di PEC da utilizzare in tale ambiente durante il collaudo. 

Dato che sono previsti diversi flussi documentali, oltre a quelli tradizionali di protocollo e atti, i collaudi potranno essere eseguiti in forma incrementale e verticale su ciascuna tipologia di flusso.

Avvio a regime della soluzione

L’avvio a regime della soluzione avviene in una data prefissata, avviando l’intera operatività di protocollo. La protocollazione sul sistema attuale viene fermata ed il relativo registro di protocollo chiuso.

Contestualmente sono avviate le operatività PEC ed email.

Successivamente, o contestualmente, si avviano le procedure relative agli atti avendo eventualmente cura di effettuare da parte del cliente le comunicazioni agli organi di controllo, relative a variazioni delle url dell’albo pretorio online o quello di comunicazione verso ANAC.

Della chiusura dei registri del sistema attualmente in uso, qualora versati in conservazione come previsto dalla normativa, deve essere data comunicazione al conservatore accreditato corrente che provvederà a sua volta alla chiusura delle conservazioni e dei registri di conservazione.

Nelle fasi successive di avviano progressivamente le funzionalità di fascicolazione e di gestione documentale e si avvia il progetto di recupero del pregresso.