Gestione del versamento in conservazione digitale (conservatore accreditato esterno)

BiblosDS, che è il servizio di DocSuite che si occupa di archiviazione documentale è predisposto per il versamento in conservazione verso i servizi di un conservatore accreditato (obbligo di accreditamento solo per la PA).

E' bene richiamare il concetto di conservazione digitale anticipata e di conservazione digitale dei procedimenti amministrativi.

Per versamento in conservazione digitale anticipata si intendono i flussi di versamento che riguardano singole serie documentali, quali i protocolli, atti, registri giornalieri di protocollo, pec e registrazioni degli archivi. E' un versamento in conservazione che permette da un lato di preservare i documenti informatici e di portare in conservazione quelle serie documentali, come ad esempio i documenti fiscali e i registri di protocollo assoggettati ad un normativa specifica.

Il versamento dei fascicoli di procedimenti e attività amministrative completa il versamento in conservazione e il passaggio dei documenti dall'archivio corrente a quello di deposito. Si ricorda che le procedure di scarto si applicano o ai documenti fascicolati o a serie documentali intere.

Il versamento in conservazione avviene sempre versando unità archivistiche che possono essere composte da una o più unità documentali a loro volta composte di componenti, corrispondenti ai singoli file.

A tutti i tre i livelli di unità archivistica, unità documentaria e di componente sono associabili dei metadati che completano quindi la struttura di documento informatico. A livello di componente troviamo sempre due metadati:

• filename, che indica il nome del file originario
• hash, che indica l'impronta della componente informatica
• segnatura, che riporta la segnatura della singola componente

I metadati a livello di unità documentaria sono solitamente definiti e concordati con il singolo conservatore in riferimento alla diverse tipologie documentali.

Da un punto di vista architetturale della DocSuite e BiblosDS le componenti coinvolte nel versamento in conservazione sono le seguenti:

Come si vede in figura, per ogni macro tipologia documentaria esiste un modulo JeepService dedicato che si occupa di leggere dalla DocSuite le singole unità documentarie e di versarle in conservazione in conformità con i servizi di conservazione (Web Services / WebApi) offerti dal conservatore accreditato. Ogni singolo estrattore può essere configurato per adeguarsi alle diverse esigenze di versamento delle diverse tipologie documentali (ad esempio l'estrattore del registro giornaliero di protocollo può essere configurato per versare in conservazione il registro della giornata precedente).

Eseguito il versamento di solito, come previsto dalla normativa, i servizi offerti dal conservatore accreditato permettono di ricevere il rapporto di versamento che è usato dalla DocSuite per completare le informazioni di avvenuto versamento direttamente nel sommario della singola unità archivistica versata.

Attualmente la DocSuite ha già le configurazioni idonee per il versamento in conservazione con i seguenti conservatori accreditati:

• PaRER, Polo Archivistico della Regione Emilia Romagna
• LAND SpA

Per gli altri conservatori viene offerto supporto per adattare le interfacce degli estrattori ai servizi offerti dal conservatore.