Accesso Civico agli Atti, Accesso Generalizzato

Le tematiche di accesso civico agli atti sono riprese della normativa del FOIA, e sono curate nella loro attuazione dalla Funzione Pubblica in accordo con ANAC, che ha portato alla emanazione delle linee guida relative, http://www.funzionepubblica.gov.it/articolo/dipartimento/01-06-2017/news-pubblicazione-circolare 

Di recente la pubblicazione della circolare n. 1/2019 - Attuazione delle norme sull’accesso civico generalizzato (FOIA) http://www.funzionepubblica.gov.it/articolo/dipartimento/05-07-2019/circolare-n-1-del-2019-attuazione-delle-norme-sull%E2%80%99accesso-civico

I file XML previsti sono prodotti dalla DocSuite per mezzo di pubblicazione periodica dei registri dei repertori dei fascicoli di Accesso.

La realizzazione del modulo di Accesso Civico agli Atti e di Accesso Generalizzato disponibile nella DocSuite segue tali linee guida e permette la gestione del relativo procedimento amministrativo nei fascicoli di procedimento digitali.

L'autenticazione e accesso al modulo avviene per mezzo delle componenti SPID come illustrato nell'articolo relativo (https://ged.dgroove.it/hc/it/articles/360000012619). Questo modulo è quindi anche un esempio di "servizio" aziendale esposto via SPID.

Il flusso ha inizio, dopo l'autentica dell'utente, con l'accesso alla applicazione web di gestione delle istanze.

L'utente prosegue con la compilazione dei dati relativi alla richiesta di accesso, secondo quanto previsto dalle linee guida della Funzione Pubblica ed eventualmente personalizzabili da parte delle singole aziende.

Una volta inserita la richiesta, lato DocSuite c'è l'avvio di un workflow specifico che prevede la creazione del protocollo in ingresso con la richiesta, l'apertura del fascicolo di procedimento relativo alla raccolta della documentazione di risposta alla istanza, e l'assegnazione dello stesso alla funzione aziendale corrispondente.

La funzione aziendale opera con i normali flussi documentali e procedimentali della DocSuite, raccogliendo nel fascicolo i documenti relativi alla predisposizione e alla risposta stessa all'istanza.
Il cittadino che acceda nuovamente al servizio vedrà le informazioni relative al protocollo relativo alla sua presentazione di istanza e lo stato del fascicolo procedimentale relativo.

Quando la funzione aziendale competente chiude il fascicolo, notifica via email o altro mezzo il cittadino, che collegandosi al servizio trova il link disponibile per la visualizzazione dei documenti contenuti nel fascicolo che raccoglie i documenti oggetto di accesso.

I fascicoli così generati, come tutti gli altri fascicoli di procedimento chiusi, sono versati in conservazione digitale.

Il repertorio dei fascicoli relativi alle richieste di accesso ricevute costituisce anche il relativo registro previsto dalla normativa che in modo facoltativo può essere generato digitalmente, mensilmente e versato esso stesso in un archivio sottoposto a conservazione digitale.