Differenze tra indicizzazione e classificazione: perché serve un titolario funzionale e non la full-text indexing dei documenti

Classificazione ed indicizzazione sono due metodologie per la ricerca di documenti elettronici all’interno di un archivio complesso.

Le principali differenze tra questi due metodi riguardano la posizione delle informazioni utilizzate dagli algoritmi del motore di ricerca per restituire risultati coerenti con le richieste degli utenti e la strutturazione dell’archivio.

Mentre l’indicizzazione sfrutta il confronto tra le parole chiave e i cosiddetti indici (ovvero degli oggetti simbolici, composti da cifre, parole o frasi, recuperati dal contenuto dei documenti stessi) e non richiede nessun archivio, la classificazione permette la ricerca utilizzando criteri funzionali utilizzando i metadati del documento ed una struttura logica dell’archivio.

Naturalmente per poter classificare un documento è richiesto un forte lavoro preliminare, legato alla stesura dell’elenco dei metadati necessari e alla strutturazione dell’archivio, ma questo sforzo iniziale viene ampiamente ripagato tramite la possibilità di fascicolare i documenti informatici e di poterli quindi recuperare all’interno di un contesto funzionale.

Per capire meglio la differenza tra queste due modalità di ricerca e capire il valore aggiunto della classificazione mettiamoci nei panni di un cittadino che deve richiedere un documento ad una ASL. Il signor Mario Rossi è registrato all’interno dell’archivio amministrativo dell’ASL della sua città in svariati modi: come privato cittadino che ha fruito dei servizi ospedalieri e come titolare di un bar che necessità delle ispezioni periodiche da parte della stessa ASL. È suo diritto ricevere copia dei verbali, e va a richiederlo presso l’ufficio competente.

Impiegando una ricerca per indicizzazione il sistema effettua un’analisi completa di tutte le parole contenute nei documenti (detta full-text indexing o ricerca a testo intero in italiano). L’algoritmo confronterà gli indici recuperati e le parole chiave inserite restituendo una serie di risultati validi. I vari risultati ottenuti vengono poi filtrati in base alla loro rilevanza grazie ad alcune delle tecnologie complesse che forniscono un peso diverso ai vari contenuti.

Cercando “Mario Rossi” verrebbero fuori tutti i documenti associati a queste parole chiave, senza alcun tipo di contestualizzazione. Questo tipo di ricerca, sebbene di grande utilità in contesti come il web, potrebbe non essere la scelta migliore per un sistema documentale complesso come quello sottostante le Pubbliche Amministrazioni, in quanto lascia un margine di discrezionalità all’autore della ricerca e crea seri problemi di privacy. Ad esempio potrebbe consegnare nelle mani di un impiegato di sportello le informazioni contenute nel referto di un esame del sig. Rossi.

Viceversa la ricerca tramite classificazione permette di ottenere risultati molto precisi grazie alla organizzazione funzionale del classificatore (titolario aziendale) e alle informazioni incluse nei metadati. È l’equivalente informatico di consultare un archivio cartaceo e recuperare il documento utile prendendolo all’interno del fascicolo corretto. In questo caso l’impiegato entra nel pannello legato agli interventi di Sanità Pubblica, vede i verbali delle ispezioni, e recupera tramite i corretti metadati quello legato all’intervento presso il bar del sig. Rossi.

Inoltre, documenti amministrativi vanno raggruppati in fascicoli di procedimento e attività, consentendo ai funzionari di sfruttare il vincolo archivistico che lega ogni singolo documento con la pratica (dossier) relativa.

Ad esempio l’impiegato recuperando il verbale può accedere alla domanda di ispezione, controllare ci sono pendenze e visualizzare tutta la documentazione associata. Il tutto senza dover accedere al contenuto dei documenti stessi, che restano quindi protetti e visibili solamente dagli utenti che ne hanno diritto.

A fronte dello sforzo necessario per implementare titolario e archivio funzionale, classificando i documenti e compilando correttamente i metadati per ciascuno di essi, si ottengono quindi degli indubbi vantaggi quali delle modalità di ricerca completamente indipendenti dal contenuto, oppure di effettuare con estrema facilità un’estensione dell’orizzonte di osservazione.

Applicando questi concetti alla gestione dei documenti informatici utilizzati dalla Pubblica Amministrazione, ne consegue che un’archiviazione funzionale alle esigenze di cittadini e aziende diventi possibile solo tramite l’uso della classificazione. AGID ha pubblicato sul proprio sito alcuni esempi di titoli standard per le diverse tipologie di PA, da cui si può partire o per la stesura del proprio o per una verifica della struttura del titolario correntemente in uso.  

Ecco che allora a fronte dello sforzo iniziale necessario per creare un titolario funzionale e allineato alle necessità di ogni singola PA si ottiene una gestione dei documenti veloce e certa che consente di snellire il tempo e le risorse dedicate all’esercizio di una specifica attività o di uno specifico provvedimento.

Il Sistema permette di gestire il proprio archivio con l’adozione del titolario di ciascuna PA, permettendo così una ricerca precisa ed efficiente dei documenti senza bisogno di ricorrere alla aleatorietà della ricerca per contenuto.