Il manuale della gestione documentale

Gli articoli 4 e 5 delle regole tecniche del 3 dicembre 2013 riprendono le precedenti disposizioni e definiscono i compiti del responsabile della gestione documentale e dell'obbligo di tenuta del manuale della gestione documentale.

Uno degli scopi del manuale della gestione documentale è definire le regole di gestione generale del sistema di gestione documentale.

Tali regole devono definire i processi che portano alla formazione, gestione, la loro realizzazione, la conservazione dei documenti: eliminazione della ridondanza dei documenti e dei procedimenti; razionalizzazione e semplificazione dei documenti e dei procedimenti; abituare ed indirizzare gli utenti ad usare solo i documenti/istanze formati dalla Amministrazione e nelle modalità stabilite dall’Amministrazione.

Tali regole non sono solo orientate ai documenti nella loro formazione e conservazione, ma devono comprendere la semplificazione, per la formazione dei dipendenti sul sistema di gestione documentale, le attuazione della privacy; l'uso delle diverse tipologie di firme elettroniche da apporre sui documenti; le regole sulla sicurezza del patrimonio informativo pubblico; le regole sulla accessibilità dei dati e dei sistemi.