Fascicoli - Avvia Workflow

Premessa - cos'è un Workflow

Letteralmente workflow significa "flusso di lavoro".
Con questo termine intendiamo quindi la gestione dei processi lavorativi, attraverso la creazione di modelli, e il management informatico dell’insieme dei task da svolgere per raggiungere specifici obiettivi di business.
Non solo: il workflow include e coinvolge anche tutti gli attori che sono parte di un particolare processo lavorativo/operativo.

In termini più specifici, il termine workflow potrebbe essere tradotto in italiano con la dicitura “gestione elettronica dei processi lavorativi”.
Tali processi sono le interazioni tra i diversi attori coinvolti, sotto forma di scambio di informazioni.

Nella pratica, il workflow può descrivere:

• Il circuito di validazione
• I compiti da svolgere e gli attori in essi coinvolti
• Le tempistiche e le deadline da rispettare
• Le modalità di validazione dei processi

Il motore di Workflow è lo strumento che permette di creare dei modelli e di automatizzare i processi lavorativi dell'azienda. Questo tipo di strumento permette anche di formalizzare le regole lavorative aziendali per automatizzare il processo decisionale, cioè il ramo del Workflow da scegliere in funzione del contesto dato.

All'interno del Sistema, è possibile creare diversi workflow a cui associare uffici, ruoli, autorizzazioni, azioni e moduli coinvolti per la gestione di flussi di lavoro complessi.
L’avvio dei workflow può avvenire da applicativi esterni o dall'interno del Sistema: ad oggi tale possibilità esiste all'interno del modulo dei Fascicoli e dei Dossier.

Il sistema di assegnazione delle singole attività dei workflow ai diversi utenti è dinamico e richiede una manutenzione minima: questo perché i workflow fanno sempre riferimento a settori e funzioni dell’azienda ed in particolare ai ruoli previsti in Organigramma e Funzionigramma.

Come si avvia un Workflow

La funzionalità di "Avvia Workflow" è presente nella schermata del sommario di un fascicolo. La funzionalità è fruibile solo se il fascicolo non è chiuso e l’utente ha diritti di gestione.

Cliccando il pulsante "Avvia Workflow" si apre una finestra popup in cui sono selezionabili il workflow da avviare, il settore proponente ed il settore destinatario. Il settore proponente è selezionabile fra i settori a cui l’utente appartiene. Il settore destinatario è selezionabile fra i settori abilitati ai fascicoli.

Cliccando il pulsante "Conferma" si invia il comando di avvio del workflow selezionato.
Il workflow creato è visibile nella vista "Scrivania di Workflow".

Cliccando sul Nome Attività si viene reindirizzati alla pagina di sommario del fascicolo.
Nella pagina saranno visibili i pulsanti standard "Documenti", "Inserisci", "Rimuovi", "Modifica" e tutti i pulsanti relativi alle funzionalità specifiche a cui l’utente è abilitato, eccezion fatta del pulsante "Avvia Worklow".

Appena l’utente entra nel sommario di fascicolo dalla vista "Scrivania di Workflow", qualora l’attività di workflow non è stata ancora presa in carico da nessuno, gli verrà automaticamente assegnata.

Cliccando il pulsante "Stato Attività" si apre una finestra popup in cui l’utente può selezionare varie azioni da fare sull'attività di workflow corrente:

• Se l’utente non è colui che ha preso in carico l’attività, allora la schermata avrà come unica azione selezionabile quella della presa in carico; cliccando il tasto conferma, l’utente prenderà in carico l’attività.
• Se l’utente è colui che ha preso in carico l’attività, allora la schermata gli proporrà le seguenti azioni: "Da lavorare", "In carico" (già selezionata), "Completata" e "Rifiutata".
• Se l’utente seleziona "Da lavorare" e poi clicca il pulsante "Conferma", abbandona la presa in carico dell’attività.
• Se seleziona "Rifiutata" e clicca il pulsante "Conferma", restituisce l’attività al settore proponente con esito negativo, mentre se seleziona "Completata" e clicca il pulsante "Conferma", l’attività ritorna al settore mittente con esito positivo.