Fascicoli - Apertura e chiusura

Premessa

Secondo la normativa vigente per le Pubbliche Amministrazioni, ogni unità documentale dovrebbe essere classificata all'interno di un fascicolo. Il Fascicolo rappresenta quindi un vero e proprio PROCEDIMENTO AMMINISTRATIVO, in quanto racchiude tutti i documenti che portano alla redazione di un documento ufficiale, o di una attività interna all’azienda (ad es. a fronte di un protocollo ricevuto in ingresso).
All'interno del Sistema viene data la possibilità di aprire tre tipi di fascicoli:

• Fascicoli di Procedimento
• Fascicoli di Procedimento Periodici
• Fascicoli di Attività
  
  

Fascicoli di Procedimento
Questi fascicoli sono soggetti alla Conservazione e hanno un Piano di Fascicolazione associato.

I fascicoli di procedimento fanno riferimento ad una voce di classificazione; eventuali sottofascicoli sono possibili, ma devono corrispondere ai rami di sottoclassificazione del titolario.

Fascicoli di Procedimento Periodici
Sono dei fascicoli di procedimento (di cui mantengono tutte le caratteristiche) che si aprono e si chiudono in automatico e per i quali il Responsabile viene definito nel Classificatore. 

Fascicoli di Attività
sono i fascicoli a gestione "libera"; questi fascicoli:

• non sono soggetti alla Conservazione
• possono essere aperti da chiunque
• non hanno obbligo di avere un responsabile
• gestiscono la sicurezza con la sola assegnazione delle Autorizzazioni
• i documenti inseriti non sono fascicolati, ma referenziati (si veda l'articolo "Come Fascicolare un Protocollo")
• permettono di inserire solo unità documentali a cui l'utente è autorizzato

Apertura di un fascicolo

Il sistema permette di aprire un nuovo fascicolo attraverso l’operazione di Inserimento che è finalizzata alla sola parte dichiarativa di apertura del fascicolo stesso. L’identificativo del fascicolo è dato dall'anno di apertura, dall'indice di classificazione e dal progressivo (assegnati automaticamente dal sistema).

I dati di inserimento verranno poi utilizzati per effettuare le ricerche all'interno dell’archivio dei fascicoli.

Tipologia Fascicolo
Dal menù a tendina è possibile scegliere tra "Fascicolo di procedimento" e "Fascicolo di attività".

Classificazione (titolario adottato dall'Amministrazione)
Il titolario può essere organizzato ad N livelli (es. Titolo, Classe, Sottoclasse) ed identifica la natura del documento e non il servizio di competenza.
La lista propone tutte le voci del classificatore mediante una struttura ad albero. E’ possibile selezionare la voce desiderata mediante ricerca per descrizione o per codice.

Contenitore
Da questo menù a tendina è possibile selezionare il contenitore dove il fascicolo sarà memorizzato. La selezione di un contenitore è obbligatoria.

Responsabile di procedimento
Il sistema propone di default come responsabile del procedimento l'utente che ha creato il fascicolo, è comunque possibile modificarlo eliminando l'utente proposto cliccando sull'icona  e selezionandone uno diverso dai contatti della rubrica cliccando sull'icona .
Questo dato è richiesto solo per i fascicoli di procedimento.

Settore Responsabile
In questa sezione è possibile selezionare il settore responsabile del fascicolo che ha quindi diritti di gestione su di esso.

Settori con Autorizzazioni
In questa sezione è invece possibile selezionare i settori che hanno permessi di visibilità (non gestione) sul fascicolo.
Il pulsante Rendi i documenti disponibili ai settori autorizzati, se selezionato, permette la visualizzazione del contenuto di tutti i documenti del fascicolo ai settori autorizzati, in caso contrario tutti i settori autorizzati potranno visualizzare la lista dei documenti presenti nel fascicolo ma potranno visualizzare il contenuto dei soli documenti del settore di appartenenza.

Dati del fascicolo - Oggetto
L’oggetto del fascicolo può essere inserito a mano oppure selezionato, mediante ricerca, da una lista (icona ) di oggetti caricata precedentemente dall'utente.
L'oggetto è un campo obbligatorio.

Dati del fascicolo - Note
E’ possibile inserire delle note relative al fascicolo. Questo campo è opzionale.

Dati del fascicolo - Conservazione Anni
E’ possibile inserire il numero di anni per il quale il fascicolo deve essere conservato. Questo dato è visibile solo per i fascicoli di procedimento.

Metadati
Da questo menù a tendina è possibile associare al fascicolo una serie di dati personalizzati che è possibile definire dal menù Tabelle\Metadati.

Pulsante Conferma inserimento
Dando conferma di inserimento, il sistema rilascia l’identificativo del fascicolo ed apre la finestra di Visualizzazione del fascicolo stesso.

Chiusura del fascicolo

I fascicoli di attività possono essere chiusi da chiunque.
I fascicoli di procedimento possono essere chiusi solo dal Responsabile di procedimento.

La chiusura di un fascicolo si esegue premendo il pulsante [Chiudi]. Il sistema chiede conferma.

Una volta chiuso, comparirà la data chiusura nel sommario.

Una volta chiuso, l'icona fascicolo in elenco ricerca cambia colore.