Docsuite Next: Protocollo - Come gestire i collegamenti di un protocollo

Scopo

Questa procedura consente di collegare un protocollo ad altri protocolli e ai fascicoli, così da ricostruire la relazione fra documenti che appartengono alla stessa pratica.
Al termine dell'operazione i collegamenti sono esposti nella scheda Collegamenti del Sommario e consentono di passare da un documento all'altro.

Quando utilizzare questa funzionalità

Utilizzare questa procedura nei seguenti casi:

• Legare una risposta in uscita al protocollo in ingresso che l'ha originata
• Collegare fra loro i protocolli di una stessa pratica o di uno stesso procedimento
• Associare un protocollo a uno o più fascicoli
• Rendere evidente a chi consulta il protocollo quali altri documenti vanno letti insieme
• Ricostruire a posteriori la catena documentale di un procedimento

Prerequisiti

Prima di procedere verificare di:

• Disporre di un profilo abilitato al modulo Protocollo
• Disporre dei diritti necessari a intervenire sul protocollo di partenza
• Avere aperto il Sommario del protocollo da collegare
• Conoscere i protocolli o i fascicoli da associare, o disporre di un criterio per ritrovarli in ricerca

Informazioni sui campi

Scheda Collegamenti

Scheda del Sommario che espone i documenti associati al protocollo. Ogni voce è cliccabile e apre il documento collegato.

Aggiungi collegamenti

Comando che apre la finestra di ricerca da cui selezionare i documenti da associare.

Tipologia di documenti

Filtro della finestra di ricerca che determina che cosa si sta collegando: protocolli oppure fascicoli. Va impostato prima della selezione.

Conferma

Comando che chiude la selezione e avvia l'attività di aggiornamento del protocollo.

Centro Notifiche

Pannello in cui il sistema registra l'esito delle attività asincrone, fra cui l'aggiornamento dei collegamenti.

Informazioni generali

• Modulo: Protocollo
• Funzionalità: Protocollo - Sommario, scheda Collegamenti
• Ruolo richiesto: Utente abilitato a intervenire sul protocollo
• Tempo medio: 2-3 minuti

Procedura

Risultato atteso

Al termine della procedura il sistema:

• Associa al protocollo i documenti selezionati
• Espone i collegamenti nella scheda Collegamenti del Sommario
• Rende ciascun collegamento cliccabile, con apertura diretta del documento associato
• Registra nel Centro Notifiche l'esito dell'attività di aggiornamento

Domande frequenti

Si possono collegare più documenti in una sola operazione?

Sì. Nella finestra di ricerca si possono spuntare più documenti e confermarli insieme.

Si possono collegare protocolli e fascicoli nella stessa operazione?

No. La tipologia di documenti va impostata prima della selezione, quindi occorre ripetere il comando una volta per i protocolli e una volta per i fascicoli.

Perché la scheda non si aggiorna subito?

Perché l'aggiornamento dei collegamenti è un'attività asincrona: il sistema la prende in carico e ne registra l'esito nel Centro Notifiche.

Il collegamento è visibile anche dall'altro documento?

Il collegamento rappresenta una relazione fra i due documenti. Verificarne l'esposizione nel Sommario del documento di destinazione.

Collegare un protocollo a un fascicolo equivale a fascicolarlo?

Sono operazioni distinte. Il collegamento istituisce una relazione consultabile dalla scheda Collegamenti; l'inserimento del protocollo nel fascicolo si esegue dal modulo Fascicoli.

Come si apre un documento collegato?

Cliccando sulla voce corrispondente nella scheda Collegamenti.

Che cosa succede se si collega due volte lo stesso documento?

La relazione resta una sola: il collegamento già presente non viene duplicato.

Serve un diritto particolare per creare un collegamento?

Occorre essere abilitati a intervenire sul protocollo di partenza e disporre dei diritti di consultazione sui documenti da collegare: la finestra di ricerca propone i soli documenti visibili all'utente.

Risoluzione problemi

Il comando "Aggiungi collegamenti" non è disponibile

Possibile causa

L'utente non dispone dei diritti necessari a intervenire sul protocollo, oppure il protocollo è in stato di annullato.

Soluzione

Verificare i diritti del gruppo di appartenenza sul contenitore e lo stato del protocollo.

Il documento da collegare non compare nella finestra di ricerca

Possibile causa

La tipologia di documenti impostata non è quella del documento cercato, oppure l'utente non dispone dei diritti di consultazione sul contenitore in cui il documento è registrato.

Soluzione

Impostare la tipologia corretta e, se il documento continua a non comparire, richiedere all'amministratore la verifica dei diritti.

Il collegamento non compare nella scheda dopo la conferma

Possibile causa

L'attività di aggiornamento è ancora in corso oppure si è conclusa con errore.

Soluzione

Consultare il Centro Notifiche per verificare l'esito e, in caso di errore, ripetere l'operazione.

Si è collegato un documento errato

Possibile causa

Selezione non corretta nella finestra di ricerca.

Soluzione

Rimuovere il collegamento dalla scheda Collegamenti e ripetere la procedura selezionando il documento corretto.

Terminologia correlata

Questa procedura può essere utilizzata anche per:

• Collegare due protocolli
• Associare un protocollo a un fascicolo
• Legare una risposta al protocollo in ingresso
• Ricostruire la catena documentale di una pratica
• Gestire le relazioni fra documenti protocollati