Docsuite Next: Protocollo - Come inviare un protocollo per e-mail

Scopo

Questa procedura consente di inviare per posta elettronica un protocollo registrato, allegando o meno i documenti e scegliendo il formato con cui trasmetterli.
Al termine dell'operazione l'invio è tracciato nella scheda Collegamenti del protocollo.

Quando utilizzare questa funzionalità

Utilizzare questa procedura nei seguenti casi:

• Trasmettere a un corrispondente il documento protocollato
• Inviare la sola notifica di avvenuta protocollazione, senza allegare documenti
• Trasmettere il documento con la stringa di protocollo impressa, in formato PDF
• Condividere con un collega il riferimento a un protocollo, con il collegamento per aprirlo nell'applicativo
• Conservare traccia degli invii effettuati su una registrazione

Prerequisiti

Prima di procedere verificare di:

• Disporre di un profilo abilitato al modulo Protocollo
• Disporre del diritto di Visualizzazione sul contenitore, per poter allegare i documenti
• Avere aperto il Sommario del protocollo da inviare
• Conoscere gli indirizzi di posta elettronica dei destinatari

Informazioni sui campi

Lista documenti

Elenco dei documenti del protocollo. I documenti spuntati sono allegati al messaggio; se non si seleziona nulla viene inviata la sola notifica di protocollo.

Configurazione

Menu del pannello Configurazioni documento selezionato con cui si sceglie il formato di invio: Originale, Convertito PDF — con la stringa di protocollo — oppure entrambi.

Oggetto

Compilato dal sistema con l'oggetto del protocollo. È modificabile.

Mittente

Compilato dal sistema con l'utente che effettua l'invio. Non è modificabile.

Destinatari

Indirizzi a cui inviare il messaggio. Si aggiungono con Aggiungere nuovo contatto e si rimuovono con la "x" accanto al contatto.

Testo del messaggio

Compilato dal sistema con i dati del protocollo e un collegamento per aprirlo nell'applicativo. È modificabile prima dell'invio.

Allegati

Area che espone i file allegati al messaggio. Consente di aggiungerne altri con Allega file e di rimuoverli dal menu del singolo documento.

Informazioni generali

• Modulo: Protocollo
• Funzionalità: Protocollo - Sommario, comando Invia Email
• Ruolo richiesto: Utente abilitato alla consultazione del protocollo
• Tempo medio: 3-5 minuti

Procedura

Risultato atteso

Al termine della procedura il sistema:

• Invia il messaggio ai destinatari indicati
• Allega i documenti selezionati nel formato scelto
• Include nel testo i dati del protocollo e il collegamento per aprirlo nell'applicativo
• Registra l'esito dell'invio nel Centro Notifiche
• Espone il riferimento all'e-mail sotto l'etichetta Email Inviate nella scheda Collegamenti

Domande frequenti

Si può inviare il protocollo senza allegare documenti?

Sì. Non selezionando alcun documento nella Lista documenti viene inviata la sola notifica di protocollo.

Che differenza c'è fra "Originale" e "Convertito PDF"?

Originale invia il file nel formato con cui è stato protocollato. Convertito PDF invia la versione PDF con la stringa di protocollo impressa. È possibile inviare entrambe le versioni.

Si può modificare il mittente?

No. Il campo è compilato dal sistema con l'utente che effettua l'invio.

Si possono indicare più destinatari?

Sì. Si ripete il comando Aggiungere nuovo contatto per ciascun indirizzo. Per rimuoverne uno si clicca sulla "x" accanto al contatto.

Si possono allegare file non protocollati?

Sì, dall'area Allegati con il comando Allega file. Questi file accompagnano il messaggio ma non vengono protocollati.

Il testo precompilato si può cambiare?

Sì. Sia l'oggetto sia il corpo del messaggio sono modificabili prima dell'invio.

Dove si verifica se l'e-mail è partita?

Nel Centro Notifiche, dove l'attività Invia email deve risultare conclusa con successo, e nella scheda Collegamenti del protocollo sotto l'etichetta Email Inviate.

Questo invio equivale a una trasmissione via PEC?

No. Si tratta di un messaggio di posta ordinaria. Per la trasmissione con valore legale si utilizza la funzionalità di invio tramite PEC.

Risoluzione problemi

Il comando "Invia Email" non è disponibile

Possibile causa

L'utente non dispone dei diritti sufficienti sul protocollo, oppure il protocollo è in stato di annullato.

Soluzione

Verificare con l'amministratore i diritti del gruppo di appartenenza sul contenitore e controllare lo stato del protocollo.

Il Centro Notifiche segnala un errore sull'invio

Possibile causa

Un indirizzo destinatario non è valido, oppure il servizio di posta non ha accettato il messaggio.

Soluzione

Verificare gli indirizzi inseriti e ripetere l'invio; se l'errore si ripresenta, segnalarlo all'assistenza riportando il contenuto della notifica.

Il destinatario non riceve gli allegati

Possibile causa

Nessun documento era stato spuntato nella Lista documenti prima di avviare l'invio.

Soluzione

Ripetere la procedura selezionando i documenti prima di cliccare su Invia Email.

Il documento arriva senza la stringa di protocollo

Possibile causa

Il formato impostato nel menu Configurazione era Originale.

Soluzione

Ripetere l'invio scegliendo Convertito PDF oppure entrambi i formati.

Terminologia correlata

Questa procedura può essere utilizzata anche per:

• Spedire un protocollo via e-mail
• Trasmettere un documento protocollato
• Inviare la notifica di protocollazione
• Condividere un protocollo con un collega
• Verificare gli invii effettuati su un protocollo