Docsuite Next: Protocollo - Come gestire i documenti annessi a un protocollo

Scopo

Questa procedura consente di aggiungere documenti annessi a un protocollo già registrato e di rimuovere quelli non più pertinenti.
Al termine dell'operazione gli annessi aggiornati sono consultabili nella scheda Documenti del protocollo.

Quando utilizzare questa funzionalità

Utilizzare questa procedura nei seguenti casi:

• Integrare un protocollo con documentazione di corredo arrivata dopo la registrazione
• Allegare a una registrazione documenti di supporto che non sostituiscono il documento principale
• Rimuovere un annesso caricato per errore o superato da una versione successiva
• Completare un fascicolo documentale senza dover creare una nuova registrazione

Prerequisiti

Prima di procedere verificare di:

• Disporre di un profilo abilitato al modulo Protocollo
• Essere abilitati a intervenire sul protocollo su cui si vuole operare
• Avere individuato il protocollo tramite la funzione Ricerca
• Avere a disposizione i documenti da allegare

Informazioni sui campi

Scheda Documenti

Scheda del Sommario del protocollo che raccoglie il documento principale e gli eventuali annessi. È il punto da cui si gestiscono entrambi.

Annessi

Documenti di corredo di una registrazione di protocollo. Si affiancano al documento principale senza sostituirlo e possono essere aggiunti o rimossi anche dopo la registrazione.

Aggiungi documenti

Comando che apre la scelta dell'origine dei file da allegare come annessi.

Computer locale

Origine che consente di caricare come annessi file presenti sul computer dell'utente.

Salva

Comando che rende effettivo l'inserimento degli annessi caricati. Finché non viene premuto, i file compaiono soltanto in anteprima.

Informazioni generali

• Modulo: Protocollo
• Funzionalità: Protocollo - Documenti annessi
• Ruolo richiesto: Utente abilitato a intervenire sul protocollo
• Tempo medio: 1-2 minuti

Procedura

Risultato atteso

Al termine della procedura il sistema:

• Avvia l'attività di aggiornamento e ne segnala l'avvio a fondo pagina
• Riporta l'esito dell'operazione nel Centro notifiche
• Espone gli annessi aggiunti nella scheda Documenti del protocollo
• Rimuove dal protocollo gli annessi eliminati, lasciando invariato il documento principale

Domande frequenti

Che differenza c'è fra documento principale e annesso?

Il documento principale è quello che la registrazione protocolla e non può mancare. Gli annessi sono documenti di corredo che si affiancano ad esso e possono essere aggiunti o rimossi anche in un momento successivo.

È possibile aggiungere annessi a un protocollo già registrato?

Sì. È esattamente lo scopo di questa procedura: la registrazione resta invariata e si interviene solo sui documenti di corredo.

Perché il file caricato non compare subito fra gli annessi?

Dopo il caricamento il documento è in anteprima. L'inserimento diventa effettivo solo dopo aver premuto Salva e al completamento dell'attività di aggiornamento.

È possibile caricare più annessi in una sola operazione?

Sì. Dalla scelta dell'origine si possono caricare più file, che compaiono in anteprima e vengono inseriti con un unico salvataggio.

Rimuovere un annesso incide sul documento principale?

No. La rimozione agisce sul solo annesso selezionato: il documento principale e i dati di registrazione restano invariati.

Dove si verifica l'esito dell'operazione?

Nel Centro notifiche, che riporta l'esito dell'attività di aggiornamento avviata con il salvataggio o con la rimozione.

L'operazione è immediata?

No. L'aggiornamento viene eseguito come attività: il sistema ne conferma l'avvio e il risultato è visibile al completamento dell'elaborazione.

Da dove si gestiscono gli annessi?

Dalla scheda Documenti del Sommario del protocollo, che raccoglie sia il documento principale sia gli annessi.

Risoluzione problemi

Il comando "Aggiungi documenti" non è disponibile

Possibile causa

L'utente non è abilitato a intervenire su quel protocollo.

Soluzione

Richiedere all'amministratore la verifica dei diritti assegnati al gruppo di appartenenza sul contenitore in cui il protocollo è registrato.

Il file caricato non viene memorizzato

Possibile causa

Il salvataggio non è stato eseguito: il documento è rimasto in anteprima.

Soluzione

Ripetere il caricamento e premere Salva, verificando la comparsa del messaggio di avvio dell'attività a fondo pagina.

L'annesso rimosso compare ancora fra i documenti

Possibile causa

L'attività di aggiornamento non è ancora stata completata, oppure la pagina espone i dati precedenti all'operazione.

Soluzione

Attendere il completamento dell'attività, verificarne l'esito nel Centro notifiche e riaprire la scheda Documenti.

Il Centro notifiche segnala un errore sull'aggiornamento

Possibile causa

Il file non è stato accettato dal sistema, oppure l'operazione è stata interrotta.

Soluzione

Ripetere il caricamento verificando il documento di origine. Se l'errore si ripresenta, segnalarlo al supporto riportando il messaggio esposto nel Centro notifiche.

Terminologia correlata

Questa procedura può essere utilizzata anche per:

• Allegare un documento a un protocollo
• Aggiungere documentazione di corredo a una registrazione
• Eliminare un allegato da un protocollo
• Gestire i documenti di corredo di un protocollo
• Integrare un protocollo con documenti successivi