Docsuite Next: Protocollo - Come consultare il Sommario di un protocollo

Scopo

Questa procedura consente di aprire il Sommario di un protocollo e di consultarne i dati di registrazione, i documenti, i settori autorizzati, i collegamenti e la cronologia delle operazioni.
Al termine dell'operazione si dispone del quadro completo della registrazione e dei comandi rapidi che agiscono su di essa.

Quando utilizzare questa funzionalità

Utilizzare questa procedura nei seguenti casi:

• Verificare i dati di una registrazione di protocollo
• Consultare i documenti allegati a un protocollo
• Controllare quali settori sono autorizzati ad accedere al protocollo
• Individuare gli altri documenti collegati alla stessa pratica
• Ricostruire chi ha consultato o modificato il protocollo e quando
• Avviare dal protocollo la creazione di un fascicolo o l'invio per e-mail

Prerequisiti

Prima di procedere verificare di:

• Disporre di un profilo abilitato al modulo Protocollo
• Disporre del diritto di Sommario sul contenitore in cui il protocollo è registrato
• Disporre del diritto di Visualizzazione per aprire i documenti elencati nella scheda Documenti
• Conoscere un criterio con cui ritrovare il protocollo in ricerca

Informazioni sui campi

Oggetto

Descrizione sintetica del contenuto del documento protocollato.

Tipologia

Direzione del protocollo: Ingresso, Uscita o Tra uffici.

Contenitore

Archivio in cui la registrazione è stata effettuata. Determina i diritti con cui gli utenti accedono al protocollo.

Anno e Numero

Coordinate univoche della registrazione: insieme identificano il protocollo in modo non ambiguo.

Data di registrazione

Momento in cui il protocollo è stato registrato dal sistema.

Scheda Documenti

Elenco del documento principale e degli annessi associati al protocollo.

Scheda Autorizzazioni

Elenco dei settori abilitati ad accedere al protocollo, con i comandi per aggiungerne o rimuoverne.

Scheda Collegamenti

Elenco dei protocolli e dei fascicoli associati alla registrazione.

Scheda Altre informazioni

Dati complementari della registrazione non esposti nell'intestazione del Sommario.

Scheda Audit

Cronologia delle operazioni eseguite sul protocollo, con indicazione dell'utente e della data e ora di ciascun evento.

Informazioni generali

• Modulo: Protocollo
• Funzionalità: Protocollo - Sommario
• Ruolo richiesto: Utente con diritto di Sommario sul contenitore
• Tempo medio: 2-3 minuti

Procedura

Risultato atteso

Al termine della procedura il sistema:

• Espone i dati identificativi della registrazione
• Elenca i documenti associati al protocollo
• Mostra i settori autorizzati ad accedervi e consente di aggiungerne
• Elenca i protocolli e i fascicoli collegati, con apertura diretta
• Rende disponibile la cronologia delle operazioni nella scheda Audit
• Mette a disposizione i comandi rapidi che agiscono sul protocollo

Domande frequenti

Che differenza c'è fra il Sommario e il documento protocollato?

Il Sommario è la scheda dei metadati della registrazione; il documento è il file protocollato, elencato nella scheda Documenti. Sono governati da diritti distinti: Sommario e Visualizzazione.

Perché si vede il Sommario ma non si aprono i documenti?

Perché il gruppo di appartenenza dispone del diritto di Sommario ma non di quello di Visualizzazione sul contenitore.

A che cosa servono i settori autorizzati?

Estendono l'accesso al singolo protocollo a settori che non lo avrebbero in base ai diritti sul contenitore. Agiscono sulla singola registrazione, non sull'intero archivio.

Che cosa registra la scheda Audit?

Le operazioni eseguite sul protocollo — consultazioni comprese — con l'utente che le ha effettuate e il momento in cui sono avvenute.

I dati dell'intestazione sono modificabili?

Anno, numero e data di registrazione non sono modificabili. Gli altri campi sono modificabili solo da chi dispone del diritto di Modifica, nei limiti previsti da quel diritto.

Si può creare un fascicolo partendo dal protocollo?

Sì, con il comando Crea fascicolo della barra dei comandi del Sommario.

Come si raggiunge il Sommario senza passare dalla ricerca?

Cliccando sul protocollo da un widget della Scrivania, da un collegamento presente nel Sommario di un altro documento, oppure dall'elenco del fascicolo in cui è inserito.

Perché alcune schede risultano vuote?

Perché il protocollo non ha ancora elementi di quel tipo: nessun annesso, nessun collegamento o nessun settore autorizzato oltre a quelli impliciti.

Risoluzione problemi

Il numero di protocollo non è cliccabile nei risultati

Possibile causa

Il gruppo di appartenenza non dispone del diritto di Sommario sul contenitore in cui il protocollo è registrato.

Soluzione

Richiedere all'amministratore la verifica dei diritti assegnati al gruppo su quel contenitore.

La scheda Documenti elenca i file ma non se ne apre nessuno

Possibile causa

Manca il diritto di Visualizzazione sul contenitore.

Soluzione

Richiedere l'attribuzione del diritto di Visualizzazione al gruppo di appartenenza.

Il comando "Aggiungi settori" non è disponibile

Possibile causa

L'utente non dispone dei diritti necessari a intervenire sulla registrazione.

Soluzione

Verificare con l'amministratore i diritti del gruppo sul contenitore.

Un settore autorizzato non riesce comunque ad accedere al protocollo

Possibile causa

L'utente non appartiene al settore abilitato, oppure l'autorizzazione non è stata salvata.

Soluzione

Verificare nella scheda Autorizzazioni la presenza del settore e controllare l'appartenenza dell'utente a quel settore.

Terminologia correlata

Questa procedura può essere utilizzata anche per:

• Aprire la scheda di un protocollo
• Consultare i metadati di una registrazione
• Verificare gli allegati di un protocollo
• Controllare chi ha visualizzato un protocollo
• Abilitare un settore all'accesso a un protocollo
• Consultare i documenti collegati a una pratica