Docsuite Next: Protocollo - Come autorizzare un settore ad accedere a un protocollo

Scopo

Questa procedura consente di autorizzare uno o più settori ad accedere a un singolo protocollo, estendendone la visibilità oltre a quanto previsto dai diritti sul contenitore.
Al termine dell'operazione gli utenti dei settori autorizzati possono accedere a quella specifica registrazione.

Quando utilizzare questa funzionalità

Utilizzare questa procedura nei seguenti casi:

• Condividere un protocollo con un ufficio che non ha diritti sul contenitore in cui è registrato
• Coinvolgere un settore nella lavorazione di una singola pratica
• Dare visibilità temporanea a un documento senza modificare i diritti generali del contenitore
• Verificare quali settori sono già abilitati ad accedere al protocollo

Prerequisiti

Prima di procedere verificare di:

• Disporre di un profilo abilitato al modulo Protocollo
• Disporre dei diritti necessari a intervenire sul protocollo
• Avere aperto il Sommario del protocollo da condividere
• Conoscere il settore da autorizzare, per descrizione o per codice di ricerca

Informazioni sui campi

Scheda Autorizzazioni

Scheda del Sommario che espone i settori abilitati ad accedere al protocollo e i comandi per modificarli.

Aggiungi settori

Collegamento che apre il pannello Selezione autorizzazioni.

Descrizione

Campo di ricerca del pannello di selezione che filtra i settori per denominazione.

Codice ricerca

Campo di ricerca del pannello di selezione che filtra i settori per codice.

Conferma selezione

Comando che chiude il pannello riportando i settori scelti nella scheda. Non salva ancora la modifica.

Salva

Comando della scheda Autorizzazioni che rende effettiva la modifica e avvia l'attività di aggiornamento.

Informazioni generali

• Modulo: Protocollo
• Funzionalità: Protocollo - Sommario, scheda Autorizzazioni
• Ruolo richiesto: Utente abilitato a intervenire sul protocollo
• Tempo medio: 2-3 minuti

Procedura

Risultato atteso

Al termine della procedura il sistema:

• Abilita i settori selezionati all'accesso al protocollo
• Espone i settori autorizzati nella scheda Autorizzazioni del Sommario
• Registra nel Centro Notifiche l'esito dell'attività di aggiornamento
• Lascia invariati i diritti del contenitore e gli altri protocolli in esso registrati

Domande frequenti

L'autorizzazione vale per tutti i protocolli del contenitore?

No. Vale per il solo protocollo su cui è impostata. Per estendere l'accesso a un intero archivio si interviene sui diritti del contenitore dal Management Portal.

Che differenza c'è fra autorizzare un settore e assegnare i diritti a un gruppo?

I diritti sul contenitore si assegnano a un gruppo e valgono per tutti i protocolli di quell'archivio. L'autorizzazione per settore agisce sulla singola registrazione ed è lo strumento per condividere un caso specifico.

Si possono autorizzare più settori insieme?

Sì. Nel pannello di selezione si possono spuntare più settori e confermarli in una sola operazione.

Perché la modifica non risulta applicata?

Perché dopo Conferma selezione non è stato premuto Salva: la conferma chiude il pannello ma non rende effettiva la modifica.

Come si trova rapidamente un settore in un elenco lungo?

Utilizzando i campi Descrizione o Codice ricerca del pannello di selezione.

Come si revoca l'autorizzazione a un settore?

Eliminando il settore dalla scheda Autorizzazioni. L'operazione richiede il diritto di Modifica, che comprende l'eliminazione di un settore autorizzato.

Gli utenti del settore autorizzato vedono anche i documenti?

L'autorizzazione dà accesso al protocollo. L'apertura dei documenti resta subordinata al diritto di Visualizzazione.

Perché l'aggiornamento non è immediato?

Perché è un'attività asincrona: il sistema la prende in carico e ne registra l'esito nel Centro Notifiche.

Risoluzione problemi

Il comando "Aggiungi settori" non è disponibile

Possibile causa

L'utente non dispone dei diritti necessari a intervenire sul protocollo, oppure il protocollo è in stato di annullato.

Soluzione

Verificare con l'amministratore i diritti del gruppo di appartenenza sul contenitore e controllare lo stato del protocollo.

Il settore cercato non compare nel pannello di selezione

Possibile causa

Il settore non è stato creato nel Management Portal, oppure il filtro impostato su Descrizione o Codice ricerca non corrisponde.

Soluzione

Azzerare i filtri e scorrere l'elenco; se il settore non esiste, richiederne la creazione all'amministratore.

L'attività risulta conclusa ma il settore non compare nella scheda

Possibile causa

La scheda è rimasta aperta sulla versione precedente del dato.

Soluzione

Riaprire il Sommario del protocollo e consultare nuovamente la scheda Autorizzazioni.

Un utente del settore autorizzato continua a non vedere il protocollo

Possibile causa

L'utente non è associato al settore abilitato.

Soluzione

Verificare nel Management Portal l'appartenenza dell'utente al settore autorizzato.

Terminologia correlata

Questa procedura può essere utilizzata anche per:

• Condividere un protocollo con un altro ufficio
• Abilitare un settore alla consultazione di una pratica
• Gestire i settori autorizzati di un protocollo
• Estendere la visibilità di una singola registrazione
• Revocare l'accesso di un settore a un protocollo