Docsuite PA: Fascicoli - Come fascicolare un protocollo

Scopo

Questa procedura consente di inserire un protocollo in un fascicolo, scegliendo fra le due modalità possibili: fascicolato, come un originale messo dentro il fascicolo, oppure referenziato, come un rimando che conserva le autorizzazioni del protocollo.
Al termine dell'operazione il protocollo compare nel fascicolo con l'indicazione della modalità con cui vi è stato inserito.

Quando utilizzare questa funzionalità

Utilizzare questa procedura nei seguenti casi:

• Inserire un protocollo nel procedimento a cui appartiene
• Richiamare lo stesso protocollo da più fascicoli
• Far assumere al protocollo la visibilità del fascicolo
• Collegare un protocollo a un fascicolo conservandone le autorizzazioni specifiche

Prerequisiti

Prima di procedere verificare di:

• Avere il Sommario del protocollo o quello del fascicolo, secondo la modalità scelta
• Che il fascicolo di destinazione sia aperto
• Per il protocollo referenziato, che il protocollo abbia lo stesso classificatore del fascicolo, oppure essere pronti a togliere quel filtro

Informazioni sui campi

Con il nuovo sistema di fascicolazione, e soprattutto con la nuova gestione della sicurezza e della visibilità dei documenti, la modalità con cui un'unità documentale viene inserita assume importanza rilevante.

Protocollo fascicolato

Equivale all'atto reale di mettere un documento originale dentro un fascicolo. Il protocollo assume la visibilità del fascicolo in cui è fascicolato, indipendentemente dalle sue autorizzazioni specifiche, e può essere fascicolato in un solo fascicolo.

Protocollo referenziato

Mantiene le autorizzazioni specifiche, indipendentemente dagli uffici indicati nelle autorizzazioni o dalla classificazione del fascicolo, e può essere referenziato da più fascicoli.

Fascicolo

Pulsante a piè di pagina del Sommario di protocollo: apre la maschera in cui scegliere il fascicolo di destinazione.

Fascicola

Pulsante a piè di pagina della maschera di selezione: inserisce il protocollo nel fascicolo scelto come fascicolato.

Inserisci

Pulsante a piè di pagina del Sommario del fascicolo: apre la lista delle unità documentali da referenziare.

Filtro Classificatore

Nella lista delle unità documentali propone per impostazione predefinita quelle con lo stesso classificatore del fascicolo. Togliendolo con l'apposita icona la ricerca si allarga.

Conferma

Inserisce nel fascicolo l'unità documentale selezionata, per riferimento.

Informazioni generali

• Modulo: Fascicoli
• Funzionalità: Fascicolazione di un protocollo
• Ruolo richiesto: Utente autorizzato al protocollo e al fascicolo
• Tempo medio: 2-3 minuti

Le due modalità si avviano da punti diversi: la fascicolazione dal Sommario del protocollo, la referenziazione dal Sommario del fascicolo. Nel fascicolo, un'icona distingue le unità documentali "fascicolate nel fascicolo corrente" da quelle presenti "per riferimento".

Procedura

Risultato atteso

Al termine della procedura il sistema:

• Inserisce il protocollo nel fascicolo scelto, come fascicolato o per riferimento
• Fa assumere al protocollo fascicolato la visibilità del fascicolo
• Conserva al protocollo referenziato le proprie autorizzazioni specifiche
• Distingue nel fascicolo, con un'icona, le unità documentali fascicolate da quelle presenti per riferimento

Domande frequenti

Che differenza c'è fra fascicolato e referenziato?

Il protocollo fascicolato equivale a un originale messo dentro il fascicolo e ne assume la visibilità; il referenziato mantiene le proprie autorizzazioni specifiche.

In quanti fascicoli posso fascicolare un protocollo?

In uno solo.

Da quanti fascicoli può essere referenziato?

Da più fascicoli.

Da dove si avvia la fascicolazione?

Dal pulsante Fascicolo a piè di pagina del Sommario di protocollo.

Da dove si referenzia un protocollo?

Dal pulsante Inserisci a piè di pagina del Sommario del fascicolo.

Perché nella lista vedo solo alcune unità documentali?

Perché il filtro Classificatore propone quelle con lo stesso classificatore del fascicolo: togliendolo la ricerca si allarga.

Come riconosco nel fascicolo la modalità di inserimento?

Dall'icona: le unità compaiono come "fascicolate nel fascicolo corrente" oppure "per riferimento nel fascicolo corrente".

La fascicolazione cambia chi può vedere il protocollo?

Sì: il protocollo fascicolato assume la visibilità del fascicolo, indipendentemente dalle sue autorizzazioni specifiche.

Risoluzione problemi

Il protocollo non compare nella lista delle unità documentali

Possibile causa

È attivo il filtro Classificatore e il protocollo ha una classificazione diversa da quella del fascicolo.

Soluzione

Togliere il filtro con l'apposita icona e ripetere la ricerca.

Non riesco a fascicolare il protocollo

Possibile causa

Il protocollo è già fascicolato in un altro fascicolo: può esserlo in uno solo.

Soluzione

Inserirlo per riferimento, che è ammesso in più fascicoli.

Dopo la fascicolazione il protocollo non è più visibile a un collega

Possibile causa

Il protocollo fascicolato assume la visibilità del fascicolo, indipendentemente dalle proprie autorizzazioni.

Soluzione

Verificare i settori autorizzati del fascicolo, oppure inserire il protocollo per riferimento.

Terminologia correlata

Questa procedura può essere utilizzata anche per:

• Inserire un protocollo in un fascicolo
• Collegare un protocollo a un procedimento
• Referenziare un documento in più fascicoli
• Capire la differenza fra unità fascicolate e referenziate