Docsuite PA: Fascicoli - Come aprire e chiudere un fascicolo

Scopo

Questa procedura consente di aprire un fascicolo, indicandone tipologia, classificazione, responsabile e autorizzazioni, e di chiuderlo quando il procedimento è concluso.
Al termine dell'operazione il sistema rilascia l'identificativo del fascicolo e ne apre la finestra di visualizzazione.

Quando utilizzare questa funzionalità

Utilizzare questa procedura nei seguenti casi:

• Aprire il procedimento amministrativo che raccoglierà i documenti di una pratica
• Raccogliere i documenti di un'attività interna all'azienda, per esempio a fronte di un protocollo ricevuto
• Dare visibilità del fascicolo ad altri settori
• Chiudere un fascicolo il cui procedimento è concluso

Prerequisiti

Prima di procedere verificare di:

• Sapere quale voce del titolario attribuire al fascicolo
• Disporre di un contenitore in cui memorizzarlo: la selezione è obbligatoria
• Conoscere il responsabile di procedimento e il settore responsabile, per i fascicoli di procedimento
• Per la chiusura, essere il responsabile di procedimento se il fascicolo è di procedimento

Informazioni sui campi

Secondo la normativa vigente per le Pubbliche Amministrazioni ogni unità documentale dovrebbe essere classificata all'interno di un fascicolo: il fascicolo rappresenta un vero e proprio procedimento amministrativo, perché racchiude tutti i documenti che portano alla redazione di un documento ufficiale o di un'attività interna.

Fascicoli di Procedimento

Sono soggetti alla Conservazione e hanno un Piano di Fascicolazione associato. Fanno riferimento a una voce di classificazione; gli eventuali sottofascicoli sono possibili ma devono corrispondere ai rami di sottoclassificazione del titolario.

Fascicoli di Procedimento Periodici

Sono fascicoli di procedimento, di cui mantengono tutte le caratteristiche, che si aprono e si chiudono in automatico e per i quali il responsabile è definito nel classificatore.

Fascicoli di Attività

Sono i fascicoli a gestione libera. Non sono soggetti alla Conservazione, possono essere aperti da chiunque, non hanno obbligo di responsabile, gestiscono la sicurezza con la sola assegnazione delle autorizzazioni, i documenti inseriti non sono fascicolati ma referenziati, e vi si possono inserire soltanto unità documentali a cui l'utente è autorizzato.

Tipologia Fascicolo

Menu a tendina con cui scegliere fra Fascicolo di procedimento e Fascicolo di attività.

Classificazione

Voce del titolario adottato dall'amministrazione. Il titolario può essere organizzato su N livelli — per esempio Titolo, Classe, Sottoclasse — e identifica la natura del documento, non il servizio di competenza. La lista propone le voci in una struttura ad albero; la voce si individua cercando per descrizione o per codice.

Contenitore

Menu a tendina in cui scegliere dove il fascicolo sarà memorizzato. La selezione è obbligatoria.

Responsabile di procedimento

Il sistema propone l'utente che ha creato il fascicolo. Si può sostituire eliminando l'utente proposto e selezionandone un altro dai contatti della rubrica. Il dato è richiesto solo per i fascicoli di procedimento.

Settore Responsabile

Il settore che ha diritti di gestione sul fascicolo.

Settori con Autorizzazioni

I settori che hanno permessi di sola visibilità. Il pulsante Rendi i documenti disponibili ai settori autorizzati, se selezionato, consente loro di vedere il contenuto di tutti i documenti del fascicolo; in caso contrario vedono la lista dei documenti ma possono aprire soltanto quelli del proprio settore.

Oggetto

Si digita a mano oppure si seleziona, mediante ricerca, da una lista di oggetti caricata in precedenza. È un campo obbligatorio.

Note

Campo facoltativo.

Conservazione Anni

Numero di anni per cui il fascicolo deve essere conservato. Visibile solo per i fascicoli di procedimento.

Metadati

Menu a tendina con cui associare al fascicolo dati personalizzati, definibili dal menu Tabelle \ Metadati.

Conferma inserimento

Rilascia l'identificativo del fascicolo e apre la finestra di visualizzazione.

Chiudi

Chiude il fascicolo; il sistema chiede conferma.

Informazioni generali

• Modulo: Fascicoli
• Funzionalità: Apertura e chiusura
• Ruolo richiesto: Chiunque per i fascicoli di attività; il responsabile di procedimento per la chiusura di un fascicolo di procedimento
• Tempo medio: 5-10 minuti

L'operazione di inserimento è finalizzata alla sola parte dichiarativa di apertura del fascicolo. L'identificativo è dato dall'anno di apertura, dall'indice di classificazione e dal progressivo, assegnati automaticamente dal sistema; i dati inseriti servono poi per le ricerche nell'archivio dei fascicoli.

Procedura

Risultato atteso

Al termine della procedura il sistema:

• Rilascia l'identificativo del fascicolo, composto da anno di apertura, indice di classificazione e progressivo
• Apre la finestra di visualizzazione del fascicolo
• Rende i dati inseriti utilizzabili per le ricerche nell'archivio dei fascicoli
• Alla chiusura riporta la data nel sommario e cambia il colore dell'icona nell'elenco di ricerca

Domande frequenti

Che cos'è un fascicolo?

Un procedimento amministrativo: racchiude tutti i documenti che portano alla redazione di un documento ufficiale o di un'attività interna all'azienda.

Quanti tipi di fascicolo esistono?

Tre: fascicoli di procedimento, fascicoli di procedimento periodici e fascicoli di attività.

Che differenza c'è fra fascicolo di procedimento e di attività?

Il primo è soggetto alla Conservazione, ha un Piano di Fascicolazione e un responsabile; il secondo è a gestione libera, può essere aperto da chiunque, non è soggetto a Conservazione e i documenti vi sono referenziati, non fascicolati.

Che cosa sono i fascicoli periodici?

Fascicoli di procedimento che si aprono e si chiudono in automatico e per i quali il responsabile è definito nel classificatore.

Come si compone l'identificativo del fascicolo?

Anno di apertura, indice di classificazione e progressivo, assegnati automaticamente dal sistema.

Che differenza c'è fra settore responsabile e settori autorizzati?

Il settore responsabile ha diritti di gestione; i settori autorizzati hanno la sola visibilità.

I settori autorizzati vedono il contenuto dei documenti?

Solo se è attivo Rendi i documenti disponibili ai settori autorizzati; altrimenti vedono la lista dei documenti ma aprono i soli documenti del proprio settore.

Chi può chiudere un fascicolo?

I fascicoli di attività da chiunque; i fascicoli di procedimento solo dal responsabile di procedimento.

Quali campi sono obbligatori?

Il contenitore e l'oggetto; per i fascicoli di procedimento anche il responsabile.

Risoluzione problemi

Il sistema non consente di confermare l'inserimento

Possibile causa

Manca un dato obbligatorio: il contenitore, l'oggetto oppure, per un fascicolo di procedimento, il responsabile.

Soluzione

Completare i campi mancanti e confermare di nuovo.

Non riesco a chiudere il fascicolo

Possibile causa

Il fascicolo è di procedimento e l'utente non ne è il responsabile.

Soluzione

Far eseguire la chiusura al responsabile di procedimento.

Non trovo il campo degli anni di conservazione

Possibile causa

Il fascicolo è di attività: quel dato è visibile solo per i fascicoli di procedimento.

Soluzione

Nessuna: i fascicoli di attività non sono soggetti alla Conservazione.

Terminologia correlata

Questa procedura può essere utilizzata anche per:

• Aprire un procedimento amministrativo
• Creare un nuovo fascicolo
• Aprire un fascicolo di attività
• Assegnare le autorizzazioni di un fascicolo
• Chiudere un fascicolo concluso
• Indicare il responsabile di procedimento