Docsuite PA: Fascicoli - Come consultare il Sommario di un fascicolo

Scopo

Questa procedura consente di consultare il Sommario di un fascicolo, la pagina che ne raccoglie i dati, le unità documentali contenute e i pulsanti delle azioni disponibili.
Al termine dell'operazione si vede che cosa contiene il fascicolo e si sa da quale pulsante avviare ciascuna operazione.

Quando utilizzare questa funzionalità

Utilizzare questa procedura nei seguenti casi:

• Verificare quali documenti sono contenuti in un fascicolo
• Controllare responsabile e autorizzazioni del fascicolo
• Aggiungere o togliere unità documentali
• Modificare i dati del fascicolo o i suoi collegamenti

Prerequisiti

Prima di procedere verificare di:

• Avere eseguito una ricerca che restituisca il fascicolo cercato
• Essere autorizzati al classificatore associato al fascicolo, per agire sulle unità documentali e sulle sue informazioni

Informazioni sui campi

A piè di pagina sono visibili i pulsanti di azione permessi: quali compaiano dipende dai diritti dell'utente. Chi non è responsabile del fascicolo non può chiuderlo, ma se è autorizzato al classificatore associato può comunque agire sulle unità documentali e sulle informazioni del fascicolo.

Documenti

Mostra tutti i documenti associati al fascicolo: sia gli inserti, sia quelli agganciati alle unità documentali referenziate o fascicolate.

Inserisci

Referenzia all'interno del fascicolo le unità documentali. Queste devono essere classificate nello stesso classificatore del fascicolo.

Rimuovi

Toglie un'unità documentale dall'elenco, sia fascicolata sia referenziata.

Modifica

Consente di agire sui dati delle sezioni Oggetto e Altri del fascicolo.

Collegamenti

Aggiunge o rimuove i collegamenti con altri fascicoli.

Unità documentali fascicolate e referenziate

Un fascicolo può contenere unità documentali fascicolate oppure referenziate: la differenza è descritta in Come fascicolare un protocollo.

Informazioni generali

• Modulo: Fascicoli
• Funzionalità: Visualizzazione Sommario
• Ruolo richiesto: Utente autorizzato al fascicolo; per le operazioni sul contenuto, autorizzato al classificatore associato
• Tempo medio: 1-2 minuti

Il Sommario è il punto da cui passano le operazioni su un fascicolo già aperto: i dati si leggono qui e da qui si raggiungono le funzionalità.

Procedura

Procedure correlate

• Come aprire e chiudere un fascicolo
• Come ricercare un fascicolo
• Come fascicolare un protocollo
• Come avviare un workflow su un fascicolo

Risultato atteso

Al termine della procedura il sistema:

• Mostra i dati di riepilogo del fascicolo e le unità documentali che contiene
• Rende disponibili i soli pulsanti di azione permessi all'utente
• Avvia la funzionalità scelta sul fascicolo visualizzato

Domande frequenti

Come si apre il Sommario di un fascicolo?

Selezionando il titolo del fascicolo nell'elenco dei risultati di ricerca.

Che cosa mostra il pulsante Documenti?

Tutti i documenti associati al fascicolo: gli inserti e quelli agganciati alle unità documentali referenziate o fascicolate.

Posso inserire qualsiasi documento nel fascicolo?

No: le unità documentali da referenziare devono essere classificate nello stesso classificatore del fascicolo.

Che cosa posso modificare dal Sommario?

I dati delle sezioni Oggetto e Altri del fascicolo.

Perché non vedo il pulsante di chiusura?

Perché non si è il responsabile del fascicolo: la chiusura di un fascicolo di procedimento spetta al responsabile di procedimento.

Posso agire sul fascicolo anche senza esserne responsabile?

Sì, se si è autorizzati al classificatore associato: si può agire sulle unità documentali e sulle informazioni del fascicolo.

Che differenza c'è fra unità fascicolate e referenziate?

È descritta nella guida Come fascicolare un protocollo.

Risoluzione problemi

Non riesco a inserire un'unità documentale

Possibile causa

L'unità documentale non è classificata nello stesso classificatore del fascicolo.

Soluzione

Verificare la classificazione dell'unità documentale e del fascicolo.

Mancano i pulsanti di azione

Possibile causa

A piè di pagina compaiono i soli pulsanti permessi all'utente, secondo i suoi diritti sul fascicolo e sul classificatore.

Soluzione

Richiedere i diritti all'amministratore dell'applicativo.

Un settore autorizzato non vede il contenuto dei documenti

Possibile causa

All'apertura del fascicolo non è stato attivato Rendi i documenti disponibili ai settori autorizzati.

Soluzione

Verificare l'impostazione nei dati del fascicolo.

Terminologia correlata

Questa procedura può essere utilizzata anche per:

• Aprire la scheda di un fascicolo
• Vedere i documenti contenuti in un fascicolo
• Inserire un'unità documentale in un fascicolo
• Rimuovere un documento da un fascicolo
• Collegare fra loro due fascicoli