Docsuite PA: Fascicoli - Come ricercare un fascicolo

Scopo

Questa procedura consente di ricercare un fascicolo utilizzando qualsiasi dato della registrazione e, se serve, il testo contenuto nei documenti elettronici, e di leggere l'elenco dei risultati.
Al termine dell'operazione si ottiene l'elenco tabellare dei fascicoli che soddisfano i criteri indicati.

Quando utilizzare questa funzionalità

Utilizzare questa procedura nei seguenti casi:

• Ritrovare un fascicolo di cui si ricordano solo alcuni dati
• Elencare i fascicoli di una voce di classificazione o di un periodo
• Individuare i fascicoli che contengono documenti con determinate parole
• Vedere quali fascicoli sono aperti e quali chiusi
• Aprire insieme i documenti di più fascicoli

Prerequisiti

Prima di procedere verificare di:

• Essere abilitati alla ricerca dei fascicoli
• Avere presente almeno un dato del fascicolo da ritrovare

Informazioni sui campi

La ricerca si può impostare su qualsiasi dato contenuto nei fascicoli. Il modo di compilare i campi varia secondo la loro tipologia.

Campi data

Accettano i formati ggmmaaaa e gg/mm/aaaa; in alternativa la data si seleziona dal calendario.

Campi testo

Accettano una qualsiasi sequenza di caratteri. Esempio: Numero di servizio.

Campi a spunta

Accettano il clic del mouse per le specifiche Sì/No. Esempio: Tutte le parole.

Campi ad albero

Si compilano selezionando una voce dalla struttura ad albero associata. Esempio: Classificazione.

Oggetto, con Tutte le parole / Almeno una parola

È il campo di maggior rilievo nella ricerca mirata, perché le due spunte applicano alle parole indicate una logica di AND o di OR: azienda AND snc è logicamente diverso da azienda OR snc.

Ricerca

Avvia l'interrogazione e mostra i risultati in forma tabellare.

Colonne dei risultati

• Stato Fascicolo: indica con un'icona se il fascicolo è aperto o chiuso
• Tipo Fascicolo: colonna vuota per i fascicoli di attività, con icona per quelli di procedimento
• Fascicolo: l'identificativo, composto da anno di apertura, indice di classificazione, progressivo e oggetto
• Data: data di apertura del fascicolo
• Cons.: anni di conservazione
• Classificazione: voce di classificazione del fascicolo
• Responsabile: responsabile del fascicolo

Paginazione

Il numero massimo di fascicoli restituiti dalla ricerca e quanti compaiono in ciascuna pagina sono parametrizzabili dall'amministratore. Quando i risultati superano i limiti della pagina compaiono i pulsanti per passare ai successivi ed eventualmente ai precedenti.

Visualizza Documenti

Pulsante di azione massiva: selezionati uno o più fascicoli, mostra tutti i documenti considerati dai fascicoli scelti.

Seleziona Tutto e Annulla Selezione

Selezionano tutti i fascicoli presenti nella pagina o ne annullano la selezione.

Informazioni generali

• Modulo: Fascicoli
• Funzionalità: Ricerca e risultati
• Ruolo richiesto: Utente abilitato alla ricerca dei fascicoli
• Tempo medio: 1-3 minuti

Oltre ai dati del fascicolo, la ricerca si può combinare con la ricerca testuale all'interno dei documenti elettronici, ottenendo i fascicoli che contengono una o più parole specificate e che rientrano negli altri criteri indicati.

Procedura

Risultato atteso

Al termine della procedura il sistema:

• Mostra in forma tabellare i fascicoli che soddisfano i criteri impostati
• Comprende, se richiesto, i fascicoli i cui documenti elettronici contengono le parole specificate
• Indica per ciascuno stato, tipo, identificativo, data, anni di conservazione, classificazione e responsabile
• Apre i documenti dei fascicoli selezionati con l'azione massiva

Domande frequenti

Su quali dati posso cercare?

Su qualsiasi dato contenuto nei fascicoli.

Posso cercare una parola dentro i documenti?

Sì: la ricerca si può combinare con la ricerca testuale all'interno dei documenti elettronici.

Che differenza c'è fra Tutte le parole e Almeno una parola?

La prima applica una logica AND, la seconda una logica OR: azienda AND snc è logicamente diverso da azienda OR snc.

Quali campi conviene impostare?

Per un buon utilizzo della ricerca mirata: Da data, A data, il riferimento o la classificazione e una parola nell'oggetto.

Come riconosco un fascicolo chiuso?

Dall'icona della colonna Stato Fascicolo, che cambia rispetto a quella di un fascicolo aperto.

Come distinguo un fascicolo di attività da uno di procedimento?

La colonna Tipo Fascicolo è vuota per i fascicoli di attività e riporta un'icona per quelli di procedimento.

Perché vedo solo una parte dei risultati?

Il numero massimo di fascicoli restituiti e quelli visualizzati per pagina sono parametrizzati dall'amministratore.

Posso aprire insieme i documenti di più fascicoli?

Sì: si selezionano i fascicoli e si usa Visualizza Documenti.

Risoluzione problemi

La ricerca non restituisce risultati

Possibile causa

I criteri impostati sono troppo restrittivi, oppure sull'oggetto è attiva la spunta Tutte le parole mentre le parole indicate non compaiono tutte insieme.

Soluzione

Allargare il periodo, togliere i criteri non indispensabili e provare con Almeno una parola.

Manca un fascicolo che so esistere

Possibile causa

Il numero massimo di risultati impostato dall'amministratore ha troncato l'elenco, oppure i criteri lo escludono.

Soluzione

Restringere i criteri per ottenere un elenco più breve e mirato.

La voce di classificazione cercata non si trova

Possibile causa

La ricerca è stata fatta sulla descrizione mentre la voce è identificata da un codice, o viceversa.

Soluzione

Ripetere la ricerca sull'altro criterio, oppure percorrere l'albero del classificatore livello per livello.

Terminologia correlata

Questa procedura può essere utilizzata anche per:

• Cercare un fascicolo per data, oggetto o classificazione
• Ritrovare un procedimento amministrativo
• Vedere quali fascicoli sono aperti o chiusi
• Leggere l'elenco dei risultati di una ricerca di fascicoli
• Aprire i documenti di più fascicoli insieme