Serie Documentali - Inserimento

Il sistema, attraverso le funzionalità delle “Serie Documentali”, gestisce dati e documenti per il servizio istituzionale “Amministrazione Trasparente”, che consente di adempiere agli obblighi sanciti dal D.Lgs 14/03/2013 n.33 pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n.80 del 05/04/2013.

L’operatività di inserimento prevede l’acquisizione dei documenti completamente integrata nel flusso di lavoro.

Possono essere inseriti documenti acquisiti direttamente da scanner o da qualsiasi formato elettronico già disponibile e successivamente pubblicati sul sito internet dell’azienda.

Inserimento registrazione di Serie Documentali

Le prime informazioni che vengono richieste sono il tipo e la serie documentale che si vuole registrare.

Dopo aver selezionato la Serie Documentale desiderata vengono visualizzati tutta una serie di dati che si dividono in due categorie principali:

• Dati comuni a tutte le voci di Serie Documentali
• Dati specifici alla sola Serie Documentale selezionata (denominati Dati dinamici)

Nella figura seguente immaginiamo di aver selezionato la Serie Documentale “Atti di concessione”. I dati da compilare vengono visualizzati nella forma similmente alla maschera di inserimento Protocollo. Si noti la parte variabile citata precedentemente “Dati dinamici” che include le sole voci della Serie Documentale “Atti di concessione”:

I Dati comuni a tutte le voci di Serie Documentali includono:

• Documento
• Annessi
• Annessi da non pubblicare
• Settori di appartenenza
• Autorizzazioni di conoscenza
• Oggetto/Descrizione (Obbligatorio)
• Informazioni di pubblicazione
• Classificazione (Obbligatorio)

Le modalità di inserimento dei Documenti, Annessi, Annessi da non pubblicare sono le medesime utilizzate per i Protocolli.

Gli annessi sono documenti “allegati” al documento principale, mentre gli annessi da non pubblicare sono allegati che non verranno pubblicati sul sito internet dell’azienda.

Settori di Appartenenza.

Questa informazione indica quali settori all’interno dell’azienda possono inserire, modificare, pubblicare i dati relativi alla registrazione, sia in modalità Bozza che definitiva (vedi Bozza successivamente).

Autorizzazioni di conoscenza

Con questa informazione è possibile specificare, prima che il documento venga pubblicato sul sito, quali settori possono visualizzare questa registrazione.

Oggetto/Descrizione

Questa informazione indica l’oggetto o descrizione del documento o che cosa è inerente al documento da pubblicare.

Dati di pubblicazione

Classificazione (titolario adottato dall’Amministrazione)

Il titolario può essere organizzato ad N livelli (es. Titolo, Classe, Sottoclasse) ed identifica la natura del documento e non il servizio di competenza.

Conferma inserimento / Conferma Bozza

Al termine della fase di memorizzazione dei dati il sistema registra le informazioni specificate.
La differenza tra i due pulsanti sta nel fatto che confermando come Bozza la registrazione sarà visibile solamente ai settori di appartenenza e non a quelli di conoscenza.

Eseguendo ”Conferma inserimento” la registrazione assumerà un identificativo del tipo Anno/Numero (sequenziale progressivo annuo specifico per ogni Serie Documentale).
Eseguendo “Conferma bozza” la registrazione assumerà un identificato numerico esclusivo e non sequenziale.

Una volta confermato l’inserimento compare la figura di Visualizzazione:

La figura di Visualizzazione propone una serie di pulsanti con le seguenti funzionalità:

• Documenti: visualizza i documenti inseriti
• Modifica: permette di modificare alcuni dati della registrazione
• Annullamento: annulla la registrazione corrente
• Duplica: genera una nuova registrazione con la possilità di riproporre alcuni valori della registrazione attuale
• Log: permette la visualizzazione delle attività sulla registrazione corrente
• Pubblica: consente di pubblicare la registrazione corrente sul sito internet aziendale
• Svuota Documenti: elimina i documenti inseriti per poterne inserire degli altri.
• Svuota Annessi: elimina gli annessi inseriti per poterne inserire degli altri.
• Invia a Settori: permette di inviare una mail ordinaria con link alla Serie Documentale; i destinatari possono essere selezionati dalla Rubrica di Sistema, inseriti a mano o selezionati dalla Rubrica Aziendale.

Una volta inserita la data di pubblicazione e tale data è inferiore o uguale alla data odierna sarà possibile visualizzare il documento sul sito internet aziendale.