Scopo
Questa procedura consente di azzerare i contatori di Protocollo, Pratiche, Atti/Determine e Delibere per il cambio anno in DocSuite PA, dal menu Amministrazione/Database/Contatori.
Al termine dell'operazione i contatori sono azzerati e l'anno in uso è allineato con l'anno del server.
Quando utilizzare questa funzionalità
Utilizzare questa procedura nei seguenti casi:
- Avviare la numerazione del nuovo anno, perché ogni registrazione è composta dalle informazioni minime anno e progressivo
- Azzerare i contatori delle unità documentali Protocollo, Pratiche e Atti/Determine e Delibere
Prerequisiti
Prima di procedere verificare di:
- Poter accedere al menu Amministrazione/Database/Contatori
- Per il modulo Atti/Determine e Delibere, avere chiuso le adozioni dell'anno precedente: è consigliabile farlo prima dell'azzeramento
- Per il modulo Protocollo, avere impostato, se serve, una riserva di protocollo per l'anno in uso, come descritto nella guida Docsuite PA: Amministrazione - Come sospendere un gruppo di protocolli
Informazioni sui campi
Area A - Unità documentali
Mostra, per ogni unità documentale, l'anno del server, l'anno in uso e l'ultimo progressivo generato.
Area B - Pulsanti
Permettono di eseguire l'azzeramento del contatore e il cambio anno.
Contatori di Atti/Determine e Delibere
L'azzeramento dei contatori è univoco: una volta effettuata l'operazione, la nuova numerazione si attiva contemporaneamente per Atti/Determine e Delibere.
Primo numero dopo l'azzeramento
Se la release di DocSuite è superiore alla 9.16, la prima registrazione per la sola unità documentale di Protocollo acquisisce il numero 1, quindi non serve inserire e annullare il protocollo 0. Per le altre unità documentali (Determine/Delibere e Pratiche) è necessario inserire l'adozione numero 0 e poi annullarla.
Informazioni generali
- Modulo: Amministrazione
- Funzionalità: Cambio anno, contatori di Protocollo, Pratiche e Atti
- Ruolo richiesto: Amministratore di sistema
- Tempo medio: 5-10 minuti
I contatori delle Serie Documentali si gestiscono con una funzione distinta, descritta nella guida Docsuite PA: Amministrazione - Come aprire e chiudere gli anni delle serie documentali. Esiste anche una guida video: Amministrazione - Azzeramento Contatori per cambio anno (Video).
Procedura
1. Aprire la funzione Contatori
Dal menu Amministrazione selezionare Database e poi Contatori.
2. Controllare gli anni e i progressivi
In area A controllare, per ogni unità documentale, l'anno del server, l'anno in uso e l'ultimo progressivo generato.
3. Chiudere le adozioni dell'anno precedente
Per Atti/Determine e Delibere chiudere prima le adozioni dell'anno precedente: l'azzeramento vale per entrambi i moduli.
4. Azzerare i contatori
In area B usare i pulsanti per eseguire l'azzeramento del contatore e il cambio anno, per ciascuna unità documentale.
5. Controllare il risultato
Una volta aggiornate tutte le unità documentali, i contatori risultano azzerati, l'anno in uso è allineato con l'anno del server e i pulsanti si disattivano.
6. Registrare il primo numero
Se la release è superiore alla 9.16, il primo protocollo acquisisce il numero 1. Per Determine/Delibere e Pratiche inserire l'adozione numero 0 e poi annullarla.
Risultato atteso
Al termine della procedura il sistema:
- azzera i contatori delle unità documentali aggiornate
- allinea l'anno in uso con l'anno del server
- disattiva i pulsanti di azzeramento
- attiva la nuova numerazione contemporaneamente per Atti/Determine e Delibere
Domande frequenti
Quali contatori si azzerano da qui?
Quelli di Protocollo, Pratiche e Atti/Determine e Delibere. I contatori delle Serie Documentali hanno una funzione distinta.
Perché serve il cambio anno?
Perché la registrazione delle entità è legata all'anno in corso: ogni registrazione è composta dalle informazioni minime anno e progressivo.
L'azzeramento di Atti vale anche per le Delibere?
Sì: l'azzeramento è univoco, e la nuova numerazione si attiva contemporaneamente per Atti/Determine e Delibere.
Che cosa conviene fare prima di azzerare Atti e Delibere?
Chiudere le adozioni dell'anno precedente.
Posso riservare dei numeri di protocollo prima del cambio anno?
Sì, impostando una riserva di protocollo per l'anno in uso con la funzione Sospensione.
Che numero ha il primo protocollo dell'anno?
Con una release superiore alla 9.16, il primo protocollo ha il numero 1: non serve inserire e annullare il protocollo 0.
Che cosa devo fare per Delibere e Pratiche dopo l'azzeramento?
Inserire l'adozione numero 0 e poi annullarla.
Risoluzione problemi
I pulsanti di azzeramento sono disattivati
Possibile causa
L'aggiornamento è già stato effettuato per tutte le unità documentali: i contatori sono azzerati e l'anno in uso coincide con l'anno del server.
Soluzione
Controllare in area A anno del server e anno in uso: se coincidono, non serve altro.
Terminologia correlata
Questa procedura può essere utilizzata anche per:
- Fare il cambio anno
- Azzerare i contatori di protocollo
- Azzerare la numerazione di Pratiche, Atti e Delibere
- Allineare l'anno in uso con l'anno del server
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