Scopo
Questa procedura consente di aprire e chiudere gli anni di utilizzo delle serie documentali di DocSuite PA, dal menu Amministrazione/Database/Contatori amministrazione trasparente.
Al termine dell'operazione le registrazioni di ciascuna serie sono assegnate all'anno voluto.
Quando utilizzare questa funzionalità
Utilizzare questa procedura nei seguenti casi:
- Chiudere gli anni precedenti di una serie documentale con il cambio anno
- Iniziare a inserire registrazioni per l'anno corrente
- Aggiungere un anno successivo a quello corrente
- Verificare quali anni sono aperti e quali chiusi per una serie documentale
Prerequisiti
Prima di procedere verificare di:
- Poter accedere al menu Amministrazione/Database/Contatori amministrazione trasparente
- Conoscere la serie documentale da gestire
Informazioni sui campi
Area A - Filtri
Sono i filtri di ricerca delle serie documentali (Tipo, Archivio).
Area B - Elenco
Mostra le serie documentali filtrate. L'icona della croce rossa indica che l'anno per quella serie è chiuso e non si possono più inserire registrazioni con quell'anno. L'icona del segno verde indica che l'anno è aperto e si possono inserire registrazioni con quell'anno.
Area C - Pulsanti
I pulsanti di azione sui record in area B: Modifica e Aggiungi anno.
Modifica
Dopo aver selezionato la casella del record, apre una finestra con il solo pulsante per chiudere quell'anno per la serie documentale.
Aggiungi anno
Aggiunge un record per l'anno successivo all'anno corrente.
Effetti sull'inserimento delle registrazioni
- se in una serie sono chiusi tutti gli anni fino al 2017, il prossimo inserimento avrà anno 2018
- se ci sono più anni aperti, al prossimo inserimento viene chiesto in quale anno numerarlo
- se è aperto solo l'anno 2018, il prossimo inserimento avrà anno 2018
Informazioni generali
- Modulo: Amministrazione
- Funzionalità: Contatori amministrazione trasparente
- Ruolo richiesto: Amministratore di sistema
- Tempo medio: 3-5 minuti per serie
I contatori di Protocollo, Pratiche e Atti si azzerano con la guida Docsuite PA: Amministrazione - Come azzerare i contatori per il cambio anno.
Procedura
1. Aprire la funzione
Dal menu Amministrazione, sotto Database, selezionare Contatori amministrazione trasparente.
2. Cercare la serie documentale
In area A usare i filtri per trovare la serie.
3. Controllare gli anni
In area B controllare, per ogni serie, se l'anno è aperto o chiuso dall'icona.
4. Chiudere un anno
Selezionare la casella del record e premere Modifica a piè di pagina: nella finestra che si apre, selezionare il pulsante per chiudere l'anno.
5. Controllare l'elenco aggiornato
Tornare all'elenco: il record dell'anno chiuso mostra l'icona di anno chiuso.
6. Aprire l'anno corrente
Per iniziare a inserire registrazioni nell'anno corrente basta chiudere gli anni precedenti: al prossimo inserimento nella serie viene assegnato l'anno corrente e, tornando alla vista, il record dell'anno corrente risulta aperto.
7. Aggiungere l'anno successivo, se serve
Premere Aggiungi anno: nella finestra di conferma selezionare Aggiungi. Viene aggiunto un record per l'anno successivo all'anno corrente.
Risultato atteso
Al termine della procedura il sistema:
- segna come chiuso l'anno scelto, e non consente più registrazioni con quell'anno
- assegna in automatico l'anno corrente al prossimo inserimento, quando gli anni precedenti sono chiusi
- aggiunge un record per l'anno successivo, se si preme Aggiungi anno
Domande frequenti
Come capisco se un anno è aperto o chiuso?
Dall'icona del record in area B: croce rossa per l'anno chiuso, segno verde per l'anno aperto.
Che cosa succede se chiudo un anno?
Non si possono più inserire registrazioni con quell'anno per quella serie.
Come inizio a inserire registrazioni per l'anno corrente?
Basta chiudere gli anni precedenti: al prossimo inserimento viene assegnato l'anno corrente.
Che cosa succede se ci sono più anni aperti?
Al prossimo inserimento viene chiesto in quale anno numerarlo.
Che cosa fa Aggiungi anno?
Aggiunge un record per l'anno successivo all'anno corrente.
Risoluzione problemi
Non riesco a inserire una registrazione con un certo anno
Possibile causa
L'anno è chiuso per quella serie documentale.
Soluzione
Verificare l'icona in area B: se l'anno è chiuso, la serie non accetta più registrazioni con quell'anno.
Terminologia correlata
Questa procedura può essere utilizzata anche per:
- Fare il cambio anno delle serie documentali
- Chiudere l'anno di una serie documentale
- Aprire un nuovo anno per una serie
- Gestire i contatori di Amministrazione Trasparente
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