Amministrazione – Cambio Anno

La registrazione delle entità all'interno del Sistema è strettamente legata all'anno in corso: ogni registrazione viene infatti composta con le informazioni minime anno e progressivo.

Con l'anno nuovo, è necessario avviare le procedure di cambio anno, che permettono l'azzeramento dei contatori di Protocollo, Pratiche, Atti/Determine e Delibere e Serie Documentali.

Contatori - Protocollo, Pratiche e Atti

La funzionalità si accede da menù "Amministrazione/Database/Contatori".
In area A vengono mostrati, per ogni unità documentale, l'anno del server, l'anno in uso e l'ultimo progressivo generato per quella unità documentale.
In area B sono attivi i pulsanti per eseguire l'azzeramento del contatore e il cambio anno.
Una volta effettuato l'aggiornamento per tutte le unità documentali, i contatori si azzerano, l'anno in uso viene allineato con l'anno server e i pulsanti si disattivano.

Modulo Atti/Determine e Delibere
L'azzeramento dei contatori è univoco, quindi una volta effettuata l'operazione, la nuova numerazione si attiverà contemporaneamente per Atti/Determine e Delibere.
E’ consigliabile chiudere le adozioni dell’anno precedente prima di eseguire l’azzeramento dei contatori. 

Modulo Protocollo
E' possibile impostare una riserva di protocollo per l'anno in uso prima del cambio anno (si veda articolo "Amministrazione - Sospensione").

Contatori Serie Documentali

Si accede alla funzione da Menù "Amministrazione/database/Contatori amministrazione trasparente".
Da qui è possibile accedere ad ogni serie documentale ed aprire e chiudere gli anni di utilizzo.

In area A sono visibili i filtri di ricerca delle serie documentali.

In area B è visibile l'elenco delle serie documentali filtrate: se contrassegnate con l'icona , allora l'anno per quella serie documentale è chiuso e non si possono più inserire registrazioni con quell'anno; se contrassegnate con l'icona , allora l'anno per quella serie documentale è aperto e si possono inserire registrazioni con quell'anno.

In area C sono visibili i pulsanti di azione sui record in area B.

Per chiudere un anno si seleziona la checkbox corrispondente e si preme sul pulsante [Modifica] a piè di pagina: si apre una finestra popup dove è presente solo il pulsante per la chiusura di quell'anno per la serie documentale.

Si noti che, volendo iniziare ad inserire registrazioni per l'anno corrente, è sufficiente chiudere gli anni precedenti; al prossimo inserimento in quella serie documentale, verrà assegnato in automatico l'anno corrente e, tornando in questa vista, si visualizzerà il record aperto per l'anno corrente.

Premendo invece il pulsante [Aggiungi anno], viene aggiunto un record per l'anno successivo all'anno corrente.

Effetti del cambio anno sull'inserimento delle serie documentali

Gli scenari possibili sono:

• in una serie documentale sono chiusi tutti gli anni fino al 2017: il prossimo inserimento avrà anno 2018.
• ci sono più anni aperti: al prossimo inserimento verrà chiesto in quale anno numerarlo
• c'è aperto solo l'anno 2018: al prossimo inserimento fatto avrà anno 2018.