Dossier - Apertura

Premessa

Il modulo Dossier (ex pratiche) offre le funzionalità per la gestione dei procedimenti amministrativi più articolati che prevedono nella loro esecuzione l’uso di diversi fascicoli alla cui formazione partecipano diverse funzioni aziendali. Un Dossier quindi è una raccolta organizzata di fascicoli, un raccoglitore/aggregatore di fascicoli che fanno parte di uno stesso processo o iter aziendale.

I Dossier, così come i fascicoli, hanno un settore aziendale di competenza e possono essere autorizzati ad altri settori. Inoltre un workflow nativo gestisce il passaggio della competenza di un intero dossier tra i settori aziendali. La competenza di un fascicolo permette agli utenti del settore di monitorare le attività dei diversi fascicoli anche se sono in carico ad altri settori aziendali.

Ad esempio se ho una gara, probabilmente avrò un fascicolo per la parte di istruttoria, uno per la nomina della commissione di valutazione, uno per la fase di valutazione e stipula della graduatoria, uno per l’aggiudicazione e atto relativo, uno o più per la fase di esecuzione del contratto; in sostanza, tutti quei procedimenti amministrativi che l’ente negli anni ha avviato, afferenti anche a contesti documentali differenti.

Possono esistere dossier di un solo fascicolo… ma non sono la norma. 

Oltre che per i procedimenti amministrativi complessi, i Dossier possono essere utilizzati anche per raccogliere i diversi fascicoli di un determinato soggetto o argomento, come ad esempio il dossier del dipendente, in cui saranno presenti un fascicolo assunzione, uno relativo alla formazione, uno relativo alle visite del medico del lavoro, eccetera.

Apertura di un dossier

Il sistema permette di aprire un nuovo dossier attraverso l’operazione di Inserimento, durante la quale viene staccato l'identificativo del dossier, vengono associati Contenitore e Settori e definito un Oggetto.

I campi obbligatori nella compilazione di un dossier sono:

• Contenitore
• Autorizzazioni/Settore Responsabile
• Oggetto

Inserti
Come per i Fascicoli, esiste la possibilità di includere uno o più inserti, documenti analogo agli annessi di un protocollo che possono essere una bozza o degli appunti riferiti al dossier stesso. Questi documenti non sono a norma.

Riferimenti
Questo campo non è obbligatorio e serve per indicare il soggetto o ufficio all'interno della struttura aziendale a cui si riferisce il Dossier.

Pulsante Conferma inserimento
Dando conferma di inserimento, il sistema rilascia l’identificativo del fascicolo e apre la finestra di visualizzazione del fascicolo stesso. L’identificativo del dossier è dato dall'anno di apertura e dal progressivo.

Chiusura di un Dossier?
Non esiste il concetto di chiusura di un Dossier, in quanto il dossier è un'entità perpetua.