Archivi - Ricerca e Sommario

Voci di menu
L’accesso alle funzioni del modulo avviene tramite le specifiche voci inserite nel menu principale del Sistema, sezione Serie Documentali e Archivi:

Ricerca
La selezione della voce di menu Ricerca apre la seguente finestra in cui si impostano i criteri di estrazione, applicabili a 2 gruppi distinti di campi:

• standard, sempre presenti: anno, numero, data registrazione, oggetto, classificazione, stato “annullato”
• specifici, definiti ad hoc nella struttura dell’archivio: tutti quelli che fanno parte dell’insieme dei metadati configurati e risultano indicati come “ricercabili”.

Selezionare la tipologia nella tendina Archivio, impostare i criteri desiderati e premere il pulsante [Cerca] per avviare la selezione: come in tutte le strutture tabellari di estrazione dati, è possibile ordinare l’elenco estratto cliccando sulla intestazione della colonna di interesse, navigare tra le pagine in cui viene suddiviso l’insieme dei record estratti, esportare l’elenco in Word o Excel.

In dettaglio, queste le indicazioni presenti relative ad un archivio:

	Stato della registrazione (da leggere, letta)
	Anteprima e tipo documento
	Collegamenti con altre registrazioni
	Registrazione presente in un fascicolo
	Provenienza da PEC
	Progressivo registrazione (composto da anno/numero)
	Archivio di appartenenza
	Oggetto della registrazione
	Classificatore di appartenenza
	Data inserimento della registrazione

Sommario dell’archivio

Ogni riga dell’elenco Risultati Archivi consente l’accesso al sommario di un archivio tramite la semplice selezione del riferimento Anno/Numero in griglia.
La finestra di visualizzazione del sommario presenta i dati dell’archivio, organizzati in varie sezioni separate:

• Registrazione del Documento: Anno, Numero e Data registrazione
• Oggetto
• Mittente
• Destinatario
• Classificazione (codice e descrizione)
• Informazioni: Archivio, Contenitore, riferimenti di Creazione e Modifica
• Dati: raccoglie i metadati specifici (nell’esempio: codice fiscale, cognome, nome, ingresso/uscita, n. pratica)
• Stato di conservazione presso Parer

In fondo alla finestra, sono presenti dei pulsanti che consentono determinate azioni:

• [Documenti]: consente l’accesso alle collezioni di documenti (principale, allegati e annessi) archiviati
• [Autorizza]: permette di dare l’autorizzazione di accesso all'archivio ad un settore che si ritenga interessato
• [Modifica]: consente la modifica di alcune delle informazioni presenti, sostanzialmente quelle della sezione Dati
• [Annullamento]: consente l’annullamento di un archivio, ovvero la cancellazione logica della registrazione, che potrà essere reperita solo tramite esplicita ricerca selezionando il filtro “Archivi annullati” 
• [Mail]: consente l’invio di un messaggio di posta elettronica con il riferimento attivo all’archivio corrente, eventualmente allegando anche uno o più tra i documenti presenti
• [Invia Settori]: consente la stessa operazione precedente con l’aggiunta di un riferimento ad un settore che figura come mittente effettivo della comunicazione
• [PEC]: consente la stessa operazione precedente tramite posta elettronica certificata