Archivi - Designer

 Introduzione

Ciascuna delle entità fondamentali del Sistema, protocolli, atti e serie documentali, è corredata da un insieme ben preciso di metadati predefiniti che consentono la raccolta di informazioni relative ai documenti archiviati. L’utente può solamente compilare i campi previsti, accettando eventuali vincoli di tipologia, formato, obbligatorietà e disponibilità in visualizzazione e/o ricerca.

Con il modulo Archivi, invece, si dispone di tutta la flessibilità necessaria per la libera definizione delle strutture dei dati da archiviare, arrivando a predisporre raccolte documentali di qualsiasi natura, in cui risulta addirittura facoltativa la presenza dei documenti digitali. Questo spiega l’esistenza, oltre a quelle classiche di inserimento e ricerca, di funzioni “amministrative” di disegno e gestione che gli altri moduli non hanno.

Disegno e gestione di un archivio

La configurazione della struttura di un archivio consiste nella definizione della sequenza dei campi desiderati e nell'impostazione delle specifiche proprietà che ne determinano il comportamento lato utente.
L’amministratore applicativo può ricorrere ad una apposita coppia di funzioni inserite nella voce di menu Tabelle - Archivi.

 

1. Creazione di un nuovo archivio

Selezionare la voce "Designer" per aprire la finestra di configurazione di un nuovo archivio e premere il pulsante [Nuovo]: si presenterà la sezione "Form" vuota, dove inserire in sequenza i vari controlli che costituiranno la struttura dati del nuovo archivio. Se non sono già presenti UDS - Unità Documentali Specifiche (in stato bozza o pubblicati), la sezione "Form" vuota si presenta automaticamente senza cliccare su [Nuovo].

Viene inserito automaticamente il controllo "Oggetto", in quanto elemento indispensabile, cui sono associate le informazioni fondamentali da configurare. Premere un punto qualsiasi dell’area azzurra dell’Oggetto per aprire la finestra "Proprietà del controllo".

Titolo: nome dell’archivio

Oggetto: testo predefinito con cui valorizzare il controllo

Alias: etichetta alternativa del controllo

Funzioni: abilitazione funzioni avanzate

• Abilita CQRS: consente di attivare i comandi di lettura o scrittura
• Abilita protocollazione: consente di protocollare un archivio
• Abilita workflow: consente di aggiungere l’inserimento di un archivio tra le azioni di un workflow
• Archiviabile da PEC: consente la registrazione di un archivio a partire da una PEC in ingresso
• Abilita motivazione annullamento: consente di digitare la causa di annullamento di un archivio

Pulsantiera: controllo della disponibilità di alcuni pulsanti nel sommario di archivio

• Invio PEC: consente di inviare un archivio tramite PEC
• Invio Mail: consente di inviare un archivio tramite posta elettronica ordinaria
• Invio Mail Settori: consente di specificare l’invio tramite posta elettronica per conto di un settore mittente

Classificazione: impostazione della voce di classificatore

• Sola lettura: impedisce qualsiasi modifica da parte dell’utente
• Imposta default: predispone la voce impostata all’inserimento di un nuovo archivio
• Visibile in ricerca: consente di filtrare la ricerca per voce di classificatore

Contenitore: impostazione del contenitore in cui confluiscono gli archivi

• Visibile in ricerca: consente di filtrare la ricerca per contenitore

Premere il pulsante [Salva] per confermare le impostazioni, alcune delle quali verranno visualizzate nella sezione del controllo.

2. Aggiunta di nuovi controlli

Per aggiungere un controllo nella struttura dell’archivio è sufficiente cliccare il tipo desiderato nell'elenco mostrato nella sezione a sinistra della finestra.

Il controllo viene aggiunto sotto i preesistenti e va configurato allo stesso modo dell'oggetto.
Di seguito vengono illustrate le configurazioni dei vari tipi di controllo, evidenziando elementi comuni e specifici.

Le opzioni comuni a molti controlli sono le seguenti:

• Label: etichetta descrittiva del controllo
• Valore di default: valore predefinito assunto in fase di inserimento di un nuovo archivio
• Sola lettura: impedita qualsiasi modifica da parte dell’utente
• Richiesto: valorizzazione obbligatoria
• Visibile in ricerca: disponibile come filtro in ricerca degli archivi

 Sezione: elemento di separazione visiva dei controlli in gruppi distinti.
Titolo: descrizione assunta dalla banda di intestazione della sezione.

Testo: casella di testo alfanumerico.

Multiriga: consente di disporre il testo in una area di più righe.

Numero: casella destinata a soli numeri.

Data: controllo per valori di data.

Richiedi solo l’anno: imposta il formato <yyyy> per ospitare solo il valore dell’anno in 4 cifre.

Check box: casella di spunta che esprime un’opzione del tipo si/no.

Selezionato: valore predefinito = si.

Contatti: controllo destinato all'inserimento/gestione di un soggetto mittente/destinatario.

Abilita selezione multipla di più contatti: consente di inserire più di un nominativo contemporaneamente
Contatti Active Directory: consente la selezione del nominativo da Active Directory (insieme degli utenti di dominio gestito dai servizi di rete del sistema operativo Microsoft)
Contatti da rubrica: consente la selezione del nominativo dalla rubrica interna del Sistema
Contatti da distribuzione Active Directory: consente la selezione del nominativo …
Inserimento manuale: consente la digitazione manuale del riferimento
Contatti da Excel: consente l’acquisizione di un elenco di contatti raccolti in un file Excel strutturato appositamente
Nota: le opzioni selezionate determinano le icone che vengono visualizzate alla destra del controllo.

Documenti: controllo dedicato alla archiviazione di documenti digitali.

Archivio: consente la selezione dell’archivio documentale (definito in BiblosDS) in cui confluiranno i documenti acquisiti
Crea archivio BiblosDS: consente di attivare il processo automatico di creazione e configurazione dell’archivio documentale in BiblosDS (funzionalità non ancora disponibile)
Abilita multi-file: consente la archiviazione di più documenti contemporaneamente (catena documentale)
Abilita upload: consente il caricamento di un documento da file system- Abilita scanner: consente il caricamento di un documento cartaceo tramite digitalizzazione da scanner
Abilita firma digitale: consente di applicare la firma digitale ai documenti caricati
Firma digitale obbligatoria: rende obbligatoria l’apposizione della firma sui documenti caricati
Copia protocollo: consente
Copia risoluzione: consente
Copia serie documentale: consente

Nota: le opzioni selezionate determinano le icone che vengono visualizzate alla destra del controllo.

Autorizzazione: controllo di gestione dell’autorizzazione settori all’accesso all’archivio.

Abilita selezione multipla delle autorizzazioni: consente di inserire più settori contemporaneamente.

Enumeratore: campo a tendina ove è consentita solo la selezione del valore dall’elenco predefinito.

Nome: etichetta descrittiva assunta dal controllo.
Valore di default: premere il pulsante [v] per selezionare dall’elenco predefinito il valore impostato automaticamente.
Inserisci un nuovo valore: premere il pulsante [+] per aggiungere all’elenco predefinito un nuovo valore assumibile.

Per tutte le finestre premere il pulsante [Salva] per confermare l’impostazione.

 

3. Salvataggio della bozza

Quando la definizione della struttura dell’archivio (metadati e proprietà) è conclusa è necessario confermare il salvataggio delle impostazioni tramite il pulsante [Salva Bozza].

Al termine dell’operazione viene mostrato a video messaggio indicativo:

Ulteriori modifiche potranno essere liberamente apportate e salvate in un successivo momento, seguendo la stessa procedura.

 

4. Pubblicazione della bozza

Questa azione consente di rendere disponibile un nuovo archivio agli utenti per l’operatività ordinaria di inserimento delle unità documentarie e la successiva ricerca.
Caricare l’archivio nella finestra di progettazione e premere il pulsante [Pubblica UDS].

Digitare la data di attivazione, a partire dalla quale di desidera rendere attiva la pubblicazione e premere [Salva].

Al termine dell’operazione, che può durare qualche secondo, viene mostrato a video messaggio indicativo:

L’archivio assume lo stato “Confermata”, come si può verificare nell’elenco degli archivi esistenti:

 

5. Ricerca archivi esistenti

Selezionare la voce Ricerca per aprire la finestra seguente, in cui viene presentato l’elenco degli archivi esistenti:

Nota: ciascuna riga riporta Nome, Versione, Data di attivazione, Data di scadenza e Stato (Bozza/Confermata) degli archivi. Come lascia intendere il termine, lo stato di “bozza” di un archivio indica una lavorazione della sua struttura in atto che non lo rende ancora utilizzabile da parte degli utenti, fin quando l’amministratore non avrà ultimato le modifiche e procederà alla pubblicazione, ovvero alla messa in linea della nuova versione che assumerà quindi lo stato “Confermata”.

La selezione del pulsante [Visualizza] consente di accedere alla finestra del designer caricando la struttura dell’archivio desiderato:

In questa fase è possibile apportare modifiche alla struttura e/o alle proprietà dei campi inseriti, per procedere poi alla pubblicazione della struttura aggiornata tramite il pulsante [Pubblica UDS].