Docsuite PA: Serie Documentali - Come ricercare una registrazione di serie documentale

Scopo

Questa procedura consente di ricercare le registrazioni di Serie Documentali nel modulo Serie Documentali di DocSuite PA, filtrando per i dati comuni e per quelli specifici della serie scelta.

Al termine dell'operazione si ha l'elenco delle registrazioni che soddisfano i criteri, da consultare o esportare in Excel o Word.

Quando utilizzare questa funzionalità

Utilizzare questa procedura nei seguenti casi:

• Trovare una registrazione di una serie documentale
• Cercare per anno, oggetto, settori o date
• Includere le bozze nella ricerca
• Esportare i risultati in Excel o in Word

Prerequisiti

Prima di procedere verificare di:

• Avere accesso al modulo Serie Documentali
• Conoscere la serie documentale in cui cercare

Informazioni sui campi

Serie documentale

Prima informazione richiesta: la voce relativa alla serie documentale su cui si vuole cercare. Dopo la scelta compaiono i filtri.

Dati comuni e dati specifici

Nella parte superiore della finestra di ricerca ci sono i filtri sui dati comuni a tutte le serie documentali. Nella parte inferiore ci sono i filtri sui dati specifici della serie scelta: per esempio la serie "Atti di concessione" ha i propri.

Filtri di ricerca

Anno, Oggetto, Settori, Date e gli altri filtri si impostano come nella ricerca dei protocolli.

Includi bozze

Casella da attivare per cercare anche tra le bozze. Senza questa opzione la ricerca non include le bozze, che si possono vedere tutte dalla voce di menu "Serie documentali - Bozze".

Anno/Numero

Colonna dei risultati: con un clic sul valore si apre la registrazione.

Esporta Excel ed Esporta Word

Pulsanti in alto a destra nella finestra dei risultati: esportano i risultati della ricerca.

Informazioni generali

• Modulo: Serie Documentali
• Funzionalità: Ricerca di registrazioni di serie documentali
• Ruolo richiesto: Utente del modulo Serie Documentali
• Tempo medio: 2-3 minuti

I filtri e la griglia dei risultati hanno la stessa forma della ricerca dei protocolli: vedere la guida Docsuite PA: Protocollo - Come ricercare un protocollo.

Procedura

Risultato atteso

Al termine della procedura il sistema:

• mostra le registrazioni che soddisfano i criteri impostati
• include le bozze solo se è attiva l'opzione "includi bozze"
• apre la registrazione scelta dalla colonna Anno/Numero
• esporta i risultati in Excel o in Word

Domande frequenti

Su quali dati posso filtrare?

Sui dati comuni a tutte le serie documentali e sui dati specifici della serie selezionata.

Come cerco tra le bozze?

Attivando la casella "includi bozze" nella ricerca. Per vedere tutte le bozze senza filtri si usa la voce di menu "Serie documentali - Bozze".

Come apro una registrazione trovata?

Con un clic sul valore della colonna Anno/Numero.

Posso esportare i risultati?

Sì, con i pulsanti Esporta Excel ed Esporta Word, in alto a destra nella finestra dei risultati.

I filtri sono gli stessi dei protocolli?

Le modalità di impostazione dei filtri (Anno, Oggetto, Settori, Date) sono le stesse della ricerca dei protocolli.

Risoluzione problemi

Una bozza non compare nei risultati

Possibile causa

La ricerca non include le bozze se non è attiva l'opzione "includi bozze".

Soluzione

Attivare "includi bozze" e ripetere la ricerca, oppure aprire la voce di menu "Serie documentali - Bozze".

Non vedo i filtri sui dati specifici

Possibile causa

Non è stata selezionata la serie documentale: i filtri specifici compaiono dopo la scelta della serie.

Soluzione

Selezionare la serie documentale su cui cercare.

Terminologia correlata

Questa procedura può essere utilizzata anche per:

• Cercare una serie documentale
• Trovare un documento di Amministrazione Trasparente
• Cercare una registrazione per anno e numero
• Esportare l'elenco delle serie documentali in Excel
• Includere le bozze nella ricerca