Docsuite PA: PEC - Come consultare la posta PEC in arrivo

Scopo

Questa procedura consente di consultare la posta PEC in arrivo: scegliere la casella, filtrare i messaggi, leggere l'elenco e avviare su di essi le azioni disponibili.
Al termine dell'operazione si ha sotto gli occhi l'elenco filtrato dei messaggi della casella e si sa quali sono già protocollati, quali sono in carico e a chi.

Quando utilizzare questa funzionalità

Utilizzare questa procedura nei seguenti casi:

• Controllare che cosa è arrivato su una casella di posta certificata
• Individuare le PEC non ancora protocollate
• Sapere chi sta lavorando un messaggio
• Avviare un'azione su uno o più messaggi: visualizzarli, eliminarli, spostarli, inoltrarli, allegarli a un protocollo

Prerequisiti

Prima di procedere verificare di:

• Avere i diritti di lettura su almeno una casella di posta certificata
• Sapere su quale casella cercare
• Avere presente la motivazione da indicare, se si eliminano o si spostano messaggi

Informazioni sui campi

La voce di menu PEC contiene le tre funzionalità dedicate alla gestione della posta certificata: Posta in arrivo, Posta inviata e Posta eliminata. La pagina della posta in arrivo è divisa in tre sezioni: i filtri, l'elenco dei messaggi e i comandi.

Casella PEC

Menu a tendina con l'elenco delle caselle su cui l'utente ha i diritti di visualizzazione. La scelta di un indirizzo determina il caricamento dei messaggi arrivati in quella casella.

Mittente, Oggetto, Ricevuto dal

Campi di selezione dei messaggi. Su Mittente e Oggetto è ammesso anche l'inserimento parziale del testo da ricercare.

Tutti i messaggi, Da gestire, Gestiti

Visualizzazione aggiuntiva dei messaggi già protocollati o aggiunti a un protocollo esistente. Tutti i messaggi mostra sia le PEC protocollate sia quelle non associate ad alcun protocollo; Da gestire le sole PEC non ancora protocollate; Gestiti i messaggi associati a un protocollo.

In gestione

Mostra solo i messaggi già presi in carico, dall'utente o da altri. Ogni messaggio può essere in carico a un solo utente oppure a nessuno. All'apertura di una PEC non in gestione, la presa in carico avviene automaticamente in capo a chi la apre; se era in carico ad altri, si può comunque prenderla in carico dal Sommario. La presa in carico si libera con il pulsante Rilascia.

Tipologia

Mostra solo i messaggi di posta elettronica certificata con valore legale, cioè quelli effettivamente spediti da un indirizzo PEC e non da un indirizzo di posta ordinaria.

Ordinamento

Modifica l'ordine di visualizzazione dei messaggi.

Aggiorna visualizzazione

Esegue la ricerca applicando i criteri impostati. Va premuto dopo avere compilato i campi o selezionato le opzioni, altrimenti il filtro non ha effetto.

Azzera filtri

Cancella i filtri impostati e svuota i campi.

Colonne dell'elenco

L'elenco è una vista tabellare che distingue con icone le tipologie e le caratteristiche di ciascun messaggio. Da sinistra a destra:

• Visualizza Sommario: porta al Sommario della PEC. L'icona cambia aspetto quando il messaggio è già stato aperto
• Visualizza Documenti: compare sulle PEC che contengono allegati e porta alla visualizzazione dei documenti
• Priorità: compare nella riga solo se il mittente ha dato priorità alta al messaggio
• Interoperabilità: compare solo sui messaggi validi e con XML IPA correttamente interpretato
• Protocollo: indica se il messaggio è già stato protocollato o aggiunto in allegato a un protocollo esistente; in tal caso riporta il numero come collegamento al Sommario del protocollo
• Validità: distingue una PEC valida da un'anomalia
• Spostata: segnala una PEC spostata in una cartella diversa da Posta in arrivo
• Risposta: segnala che al mittente è stata inviata una risposta con la funzionalità Rispondi PEC
• Inoltro: segnala che il messaggio è stato inoltrato almeno una volta a un altro indirizzo
• In carico a: indica l'utente che sta lavorando il messaggio
• Da: indirizzo del mittente; selezionandolo si apre il messaggio
• Oggetto e Ricevuto: oggetto del messaggio e data e orario esatti di ricezione da parte del sistema

Visualizza

Apre la PEC in modalità di visualizzazione documenti. Selezionando più messaggi con le caselle di spunta, mostra una vista con l'elenco completo delle PEC scelte e dei relativi allegati.

Nuova PEC

Apre la schermata di inserimento per comporre un nuovo messaggio PEC da inviare, indipendentemente da un protocollo.

Elimina

Apre la schermata di conferma della cancellazione, in cui è obbligatorio indicare una motivazione. Il messaggio viene cancellato selezionando Conferma.

Sposta

Colloca il messaggio in un'altra cassetta postale configurata nella posta in arrivo, indicando una motivazione.

Inoltra PEC

Inoltra il messaggio selezionato come allegato verso un indirizzo di posta ordinaria o di PEC, compilando i campi della finestra che si apre.

Visualizza log

Apre la vista che traccia tutte le operazioni svolte dagli utenti sul messaggio selezionato.

Allega

Allega i documenti della PEC selezionata a un protocollo esistente.

Informazioni generali

• Modulo: PEC
• Funzionalità: Posta in arrivo
• Ruolo richiesto: Utente con diritti di lettura sulla casella di posta certificata
• Tempo medio: 1-3 minuti

I filtri non hanno effetto finché non si preme Aggiorna visualizzazione: è l'errore più comune su questa pagina.

Procedura

Procedure correlate

• Come consultare il Sommario di una PEC
• Come protocollare una PEC ricevuta
• Come togliere i dati interoperabili da una PEC
• Come consultare le PEC inviate e le relative ricevute

Risultato atteso

Al termine della procedura il sistema:

• Carica i messaggi della casella scelta, limitati a quelle su cui l'utente ha diritti di lettura
• Applica i filtri impostati dopo l'aggiornamento della visualizzazione
• Segnala con le icone lo stato di ciascun messaggio e, se protocollato, il numero di protocollo
• Esegue sui messaggi selezionati l'azione scelta

Domande frequenti

Quali caselle posso vedere?

Quelle di posta certificata per le quali si hanno i diritti di lettura.

Ho impostato i filtri ma l'elenco non cambia

I filtri hanno effetto solo dopo avere selezionato Aggiorna visualizzazione.

Posso cercare per parte dell'oggetto?

Sì: su Mittente e Oggetto è ammesso l'inserimento parziale del testo.

Come vedo solo le PEC non ancora protocollate?

Selezionando l'opzione Da gestire.

Chi può avere in carico un messaggio?

Un solo utente per volta. Aprendo una PEC non in gestione, la presa in carico passa automaticamente a chi la apre; con Rilascia il messaggio torna disponibile.

Che cosa indica il filtro Tipologia?

Mostra i soli messaggi con valore legale, cioè quelli spediti da un indirizzo PEC e non da un indirizzo di posta ordinaria.

Come risalgo al protocollo di una PEC già protocollata?

Dal numero riportato nella colonna Protocollo, che è un collegamento al Sommario del protocollo.

Serve una motivazione per eliminare o spostare un messaggio?

Sì in entrambi i casi: per la cancellazione è obbligatoria, per lo spostamento va fornita.

Risoluzione problemi

La casella cercata non compare nel menu a tendina

Possibile causa

L'utente non ha i diritti di visualizzazione su quella casella.

Soluzione

Richiedere i diritti all'amministratore dell'applicativo.

Il messaggio risulta in carico a un altro utente

Possibile causa

È stato aperto da un collega, che ne ha assunto automaticamente la presa in carico.

Soluzione

Prenderlo in carico dal Sommario della PEC, se non è ancora stato protocollato.

Un messaggio non compare più nell'elenco

Possibile causa

È stato spostato in un'altra cassetta postale, oppure i filtri impostati lo escludono.

Soluzione

Azzerare i filtri e, se serve, cercarlo nelle altre caselle.

Terminologia correlata

Questa procedura può essere utilizzata anche per:

• Consultare la casella di posta certificata
• Cercare una PEC per mittente o per oggetto
• Vedere le PEC non ancora protocollate
• Inoltrare una PEC a un altro indirizzo
• Eliminare o spostare un messaggio PEC
• Allegare i documenti di una PEC a un protocollo