Il sistema permette la gestione di due tipi di deliberazioni: le Delibere e le Determine (Atti o Disposizioni), ognuno con la propria numerazione, e implementa le varie fasi del procedimento amministrativo dal caricamento della proposta fino alla pubblicazione.
Attraverso la funzione Inserimento è possibile registrare le proposte che pervengono all'ufficio Affari Generali da una qualsiasi struttura proponente. Le proposte possono essere già protocollate con il numero attribuito dall'archivio e quindi richiamabili senza dover scrivere nuovamente tutte le informazioni, oppure inserite come nuove. In entrambi i casi comunque, assumeranno un numero di proposta che fungerà da identificativo della proposta stessa sino all'approvazione definitiva, nel qual caso subentrerà il numero effettivo di delibera/atto.
Finestra 1 - inserimento di un Atto/Determina
La procedura di Inserimento prevede l’input dei seguenti dati ed è analoga a quella di protocollo:
- Gestione Documentale: dove specificare la tipologia di proposta e inserire la documentazione
- Contenitore
- Tipologia Atto
- Destinatari
- Proponente
- Oggetto
- Note
- Autorizzazioni
- Organo di Controllo
- Classificazione
Proposta di Deliberazione / Proposta di Determinazione
Specifica del procedimento amministrativo da proporre.
Proposta (Documenti), Allegati, Annessi – Inserimento documento con selezione del file
Viene richiesto all’utente di selezionare il documento da associare al procedimento amministrativo con l’interfaccia standard di Windows per la selezione dei documenti. Si richiede obbligatoriamente l’associazione del documento per poter procedere con l’assegnazione del numero unico per la segnatura.
Il sistema integra il processo informatico di apposizione della firma digitale (icona 
) o da scanner. Clicca per le modalità relative: Scansione e firma digitale.
Restando inalterata la parte comune descritta precedentemente viene richiesto all'utente di eseguire la scansione del documento cartaceo.
Terminata la fase di selezione del documento è possibile consultarne l’anteprima (icona 
).
Contenitore
Il contenitore è una entità logica di raggruppamento dei documenti da proporre che permette la gestione dei diritti (chi può fare cosa) da parte dell’amministratore.
La lista propone tutti i contenitori in cui l'utente ha diritto di inserire documenti.
Il sistema mostra a seconda se si è scelto "Proposta di deliberazione" o "Proposta di determinazione" i contenitori associati all'una o all'altra tipologia di proposta.
Di seguito degli esempi di contenitori:
Tipologia Atto
La tipologia dell'atto associa la registrazione corrente a una o più serie documentali per l'Amministrazione Trasparente. In fondo alla pagina compare una nuova sezione dove bisogna collegare la registrazione alla/e serie dell'Amministrazione Trasparente.
Se non ancora stata creata la registrazione in Amministrazione Trasparente, si procede con il pulsante [Bozza], mentre se si vuole collegare il documento ad una registrazione di Amministrazione Trasparente già esistente, si preme il pulsante [Collega] e si seleziona la registrazione desiderata.
Destinatari/Proponente
I Destinatari del procedimento (con o senza obbligo di firma) e il Proponente vengono selezionati dalla Rubrica del Sistema (icona 
) o dalla Rubrica Aziendale (dominio LDAP, icona 
).
Oggetto
L’oggetto della proposta può essere inserito a mano oppure selezionato da una lista di oggetti precaricata dall'utente (mediante ricerca, icona 
).
Note
È possibile inserire un testo libero.
Autorizzazioni
In questa sezione è possibile autorizzare alla visualizzazione della Determina o della Delibera altri settori oltre a quello proponente. Questi settori potranno visualizzare e aggiungere altri settori in autorizzazione.
Organo di Controllo
Se il procedimento è soggetto a controllo da parte della Regione, del Collegio Sindacale, della Corte dei Conti o altri organi, è possibile indicarlo in questa sezione, mettendo il check sulla voce desiderata.
Piano di Classificazione (o Titolario dell’Amministrazione)
Il Titolario è un insieme di partizioni astratte organizzate gerarchicamente che rappresentano le funzioni dell'Ente. Di norma è organizzato su tre livelli (Titolo, Classe, Sottoclasse) ed identifica la natura del documento e non il servizio di competenza. Per ulteriori informazioni relativamente alla gestione del Piano di Classificazione / Titolario si fa riferimento agli articoli consultabili ai seguenti collegamenti ipertestuali:
La lista propone tutte le voci del classificatore mediante una struttura ad albero. È possibile selezionare la voce desiderata mediante ricerca per descrizione o per codice.
Usare l'icona 
per aprire la finestra di selezione; con l'icona 
si cancellano i classificatori già inseriti, previa selezione di quello da eliminare.
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