Il sistema permette di aprire una nuova pratica attraverso l’operazione di Inserimento che è finalizzata alla sola parte dichiarativa di apertura della pratica stessa.
La gestione dei documenti informatici ed elettronici, i collegamenti al protocollo informatico, il collegamento agli atti e delibere, le attività di presa in carico, sono funzioni gestite dal sistema nella finestra di Visualizzazione che si aprirà non appena terminata la fase di inserimento.
I dati di inserimento verranno poi utilizzati per effettuare le ricerche all’interno dell’archivio delle pratiche.
Il contenitore è una entità logica di raggruppamento dei documenti da protocollare che permette la gestione dei diritti (chi può fare cosa) da parte dell’amministratore.
La lista propone tutti i contenitori in cui l'utente ha diritto di inserire documenti.
Viene richiesto di indicare il settore che esegue l’apertura della pratica.
I Settori possono essere organizzati a più livelli e rappresentano l’organigramma dell’azienda.
La lista propone tutte le voci dei settori mediante una struttura ad albero. E’ possibile selezionare la voce desiderata mediante gli spostamenti del mouse e click di selezione.
Il sistema gestisce i Riferimenti della pratica mediante la selezione dai contatti della rubrica (icona ).
La rubrica viene rappresentata mediante struttura ad albero ed è possibile selezionare una o più voci.
Numero posizione
E’ possibile inserire un testo libero per indicare la posizione della pratica (es. riferimento alla posizione in armadio).
Nome Pratica
E’ possibile inserire un testo libero per indicare il nome della pratica.
Oggetto
L’oggetto della pratica può essere inserito a mano oppure selezionato, mediante ricerca, da una lista (icona ) di oggetti caricata precedentemente dall’utente.
Responsabile
Per indicare il Responsabile della pratica è possibile inserire un testo libero oppure lo si può indicare attraverso la selezione di un contatto dalla rubrica (icona ).
Note
E’ possibile inserire un testo libero.
Data inizio
Viene richiesto di indicare la data di apertura della pratica (obbligatorio).
Il campo data accetta i formati “ggmmaaaa” e “gg/mm/aaaa” oppure l’inserimento può avvenire mediante la selezione da calendario (icona ).
Data scadenza
Viene richiesto di indicare la data di scadenza della pratica.
Il campo data accetta i formati “ggmmaaaa” e “gg/mm/aaaa” oppure l’inserimento può avvenire mediante la selezione da calendario (icona ).
Classificazione (titolario adottato dall’Amministrazione)
Il titolario può essere organizzato ad N livelli (es. Titolo, Classe, Sottoclasse) ed identifica la natura del documento e non il servizio di competenza.
La lista propone tutte le voci del classificatore mediante una struttura ad albero. E’ possibile selezionare la voce desiderata mediante ricerca per descrizione o per codice.
Pulsante Conferma inserimento
Al termine della fase di memorizzazione dei dati il sistema rilascia il numero progressivo unico nel formato aaaa/nnnnnnn ed apre la finestra di Visualizzazione della pratica.
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